Armin Wachter

Armin Wachter

Sales & Support

Zeiterfassungssysteme im Vergleich

Ob für das Review eigener Projekte, die Rechnungsstellung für Kunden oder alltägliche Aktivitäten: Zeiterfassung ist fester Bestandteil in Organisationen. Dementsprechend ist es wichtig das passende Zeiterfassungssystem zu finden. Allerdings hängt es immer von den Anforderungen und Eigenschaften des Unternehmens ab. Um ein besseren Überblick über den möglichen Möglichkeiten zu bekommen, werden als nächstes die verschiedenen Zeiterfassungslösungen vorgelegt.

Handschriftliche Zeiterfassung

Heutzutage verwenden noch viele  kleinere Unternehmen einen Stundenzettel, wo die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten selbst eintragen. Es ist vorteilhaft, da es fast keine Anschaffungskosten gibt. Darüber hinaus ist  es leicht, den Mitarbeitern die Benutzung eines solchen Systems zu erklären und sollte nahezu intuitiv sein.

Nachteilhaft ist dass man alle Daten ausschließend per Hand auswerten muss. Die gearbeiteten Stunden müssen daraus noch gearbeitet und addiert werden. Dazu kommt noch den Aufwand für die Archivierung des Systems. Entscheidend für die Auswahl ein solches System ist die Größe des Unternehmens.

Je weniger Mitarbeiter man hat, desto weniger Nacharbeit man haben wird. Allerdings ist es auch wichtig zu erwähnen, das ein solches System leicht durch die Mitarbeiter manipulierbar ist und somit auf Vertrauen aufgebaut wird.

Zeiterfassungsterminals

Die Stechuhr ist das typische Zeiterfassungsgerät. Der Mitarbeiter stempelt seine Karte mit der aktuelle Uhrzeit am Anfang und Ende des Arbeittages auf. Bei dieser Variante müssen die Arbeitsstunden auch per Hand zusammengerechnet werden und die zusätzlicher Archivierungsaufwand kommt auch dazu. Ein Pluspunkt von dieser Art von Maschinen, ist das sie extrem leicht zu behandeln und schwieriger zu manipulieren sind. Mit elektronischen und digitalen Hardware-Lösungen werden die Zeiten automatisch berechnet und alle Daten werden selbstständig archiviert.

Somit können sich Mitarbeiter mit einen Chip-Token,- ,Karte in Form von RFID oder Fingerabdruck leicht an dem Gerät identifizieren und den Arbeitszeit eintragen. Diesen digitale Stempel wird dann direkt auf dem Gerät gespeichert und die Daten können über eine Software oder Webschnittstelle ausgelesen werden. Am Ende werden alle Angaben aufbereitet und miteinander verrechnet. In den meisten Fällen können auch die Mitarbeiter selbst über ein Display an der Hardware auch ihr eigenen Arbeitszeiten kontrollieren. Außerdem ist es für kleinere Betriebe durch den hohen Anschaffungskosten nicht zu empfehlen. Man muss am Ende nicht nur das Gerät in sich als auch Chips für jeden Mitarbeiter, noch ein Gerät, um die Chips zu programmieren, und vielleicht noch eine Lizenz für die benötigte Software erwerben. Schließlich sind digitalen Stempeluhren nur fest einsetzbar, was bedeutet, das ein Mitarbeiter im Außendienst sich nicht einloggen kann.

Mobile Arbeitszeiterfassungs App

Für Home Office oder Außendienst sind mobile Apps am besten geeignet. Ein Vorteil davon ist das Mitarbeiter per App am Smartphone sich immer überall einloggen können. Es ist auch sehr leicht verwendbar und man schafft in weniger Schritten die Anfang,- und EndearbeitsZeit einzutragen. Dazu bieten viele mobile Apps zahlreiche Features. Beispielsweise können Außendienstmitarbeiter selbstständig zusätzliche Informationen zu ihrem aktuellen Auftrag liefern, wie den Namen des Kunden, bei dem Sie an dem Tag waren.

Oder durch die GPS-Lokalisation der Smartphones können auch Standortdaten Teil einer Zeiterfassung werden. Außerdem können Vorgesetzte oder die Personalabteilung anschließend alle Daten in einer Online-Anwendung überprüfen und auswerten. Ein solches App funktioniert wie ein digitaler Stundenzettel. Es wird auch auf Vertrauen basiert. In Kontrast zu Hardware-Lösungen, sind die Apps meistens mittelmäßig kostspielig. Normalerweise haben die Unternehmen die Auswahl zwischen verschiedene Paketen, sodass man das richtige Angebot für die Größe des Betriebs finden kann.

Nachteilhaft ist, dass jeder Mitarbeiter ein eigenes Smartphone benötigt. Deswegen soll man im Vorhinaus sich informieren für welche mobilen Betriebssysteme das benötige App entwickelt wurde. Der Datenschutz muss auch beachtet werden, da man extra bei mobilen Lösungen weitere Informationen sammeln kann.

Zeiterfassungssoftware

Software-Lösungen sind ähnlich wie den mobile Apps, aber diese sind für den Büro-PC geeignet. In einer solchen Software ist ein Administrator für den individuellen Arbeitszeiten der Mitarbeiter verantwortlich. Der Arbeitsanfang, sowie die Arbeitsende und Pausen können von jeder Mitarbeiter durch ein Computerprogramm leicht erfasst werden.

Die Kontrolle der Daten und Zeitarbeitskonto wird meistens durch eine Vorgesetze durchgeführt. Feier,-, Urlaubs,- und Krankheitstagen können auch normalerweise eingeführt werden. Vorteilhaft ist es auch, dass es dazu keinen weiteren Verwaltungsaufwand gibt. Nachteilhaft sind hier nur die hohe Kosten, die durch die Installierung der Software auf dem PC entstehen. Noch dazu ist zu bemerken, dass jeder Mitarbeiten noch einen Computer benötigt.

Zeiterfassungssoftware

Software-Lösungen sind ähnlich wie den mobile Apps, aber diese sind für den Büro-PC geeignet. In einer solchen Software ist ein Administrator für den individuellen Arbeitszeiten der Mitarbeiter verantwortlich. Der Arbeitsanfang, sowie die Arbeitsende und Pausen können von jeder Mitarbeiter durch ein Computerprogramm leicht erfasst werden.

Die Kontrolle der Daten und Zeitarbeitskonto wird meistens durch eine Vorgesetze durchgeführt. Feier,-, Urlaubs,- und Krankheitstagen können auch normalerweise eingeführt werden. Vorteilhaft ist es auch, dass es dazu keinen weiteren Verwaltungsaufwand gibt. Nachteilhaft sind hier nur die hohe Kosten, die durch die Installierung der Software auf dem PC entstehen. Noch dazu ist zu bemerken, dass jeder Mitarbeiten noch einen Computer benötigt.

SaaS Zeiterfassung - das beste aus allen Welten

Wenn man ein abwechslungsreiches Zeiterfassungssystem will, ist eine Online-Lösung am sinnvollsten. Die Mitarbeiten können über den Browser auf das System Zugang erhalten. Sie können ihre Arbeitszeit im Webportal eintragen und die Vorgesetzte habeen nun Zugriff auf alle erfassten Zeiten, sowie Fehlzeiten und freie Tage. Ein großen Vorteil ist die Kompatibilität, da man online über einen normalen Browser Zugang erhält.

Zusätzlich kann man bei unserer SaaS Zeiterfassung einen Terminal verwenden und man verbindet somit die volle Softwarefunktionalität mit den Vorteilen eines Zeiterfassungsterminal.