Armin Wachter
Sales & Support
Arbeitszeiterfassung in der Schweiz
In der Schweiz gilt laut Artikel 46 des Arbeitsgesetzes (ArG) die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Die Arbeitgeber sind verpflichtet „alle Verzeichnisse oder andere Unterlagen, aus denen die für den Vollzug des Gesetzes und seiner Verordnungen erforderlichen Angaben ersichtlich sind, den Vollzugs- und Aufsichtsorganen zur Verfügung zu halten“. Außerdem müssen die Dauer, Beginn und Ende der geleisteten täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit (inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit) sowie der Pausen von mehr als einer halben Stunde erkennbar sein (Art. 73 ArGV 1).
Inhaltsverzeichnis
Heutzutage sind flexible Arbeitszeitmodelle sehr weit verbreitet. Doch für alle diese Arbeitsmodelle gelten gemäß Arbeitsgesetz die gleichen Regeln und es darf nicht auf die Arbeitszeiterfassung verzichtet werden. Nur durch Erfassung der Arbeitszeit kann sichergestellt werden, dass die Einhaltung der zwingenden gesetzlichen Bestimmungen betreffend Schutz der Arbeitnehmer, wie Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten, eingehalten werden. Die genaue Erfassung der Arbeitszeit kann vor allem für Arbeitnehmer vorteilhaftig sein - in Fällen wie Kompensation von Überstunden oder Entschädigungen. Der Arbeitgeber ist verantwortlich für die Erfassung der Arbeitszeit. Er kann zwar im Rahmen der Ausgestaltung des Arbeitsvertrags oder der Ausübung seines Weisungsrechts die Erfassung an die Arbeitnehmer delegieren, er muss aber ein dafür geeignetes Instrument zur Verfügung stellen und Kontrollen vornehmen. Die Form ist im Gesetz nicht geregelt. So kann dies etwa von Hand oder elektronisch geschehen.
Wer muss die Arbeitszeit erfassen?
Alle, die dem Arbeitsgesetz unterstehen, sind zur Erfassung der Arbeitszeit verpflichtet. Es gibt einige Ausnahmen, für die das Arbeitsgesetz nicht oder nur eingeschränkt anwendbar ist.
Für das Top Management gelten die Vorgaben für Arbeits- und Ruhezeiten im Arbeitsgesetz nicht. Als solche gelten aber nur die obersten Mitglieder der Geschäftsleitung, welche Entscheide treffen können, die den Geschäftsgang maßgeblich beeinflussen (typischerweise CEO, CFO, CTO, etc.).
Varianten der Zeiterfassung
Das Arbeitsgesetz schreibt vor, dass Arbeitgeber Verzeichnisse oder andere Unterlagen, die für den Vollzug des Gesetzes und seiner Verordnungen erforderlich sind, zur Verfügung halten.
Konkret heißt das, dass Arbeitgeber die Dokumentation der Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden sicherstellen und diese bei einer allfälligen Kontrolle durch das kantonale Arbeitsinspektorat vorweisen müssen. Diese Daten müssen mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden.
Für die Arbeitszeiterfassung gibt es drei Varianten:
- Systematische Arbeitszeiterfassung (Faustregel)
- Vereinfachte Arbeitszeiterfassung
- Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung
Systematische Erfassung
Das ist die Faustregel. Das heißt, wenn nichts anderes vereinbart wurde, gilt diese Regelung. Bei der systematischen Zeiterfassung wird Beginn und Ende der Arbeitsphasen erfasst.
Die systematische Zeiterfassung in Art. 73 ArGV 1 geregelt.
Aus der Zeiterfassung Dokumentation muss folgendes ersichtlich sein:
- die Personalien der Arbeitnehmer und der Arbeitnehmerinnen
- die Art der Beschäftigung sowie Ein- und Austritt der Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerinnen
- die geleistete (tägliche und wöchentliche) Arbeitszeit inkl. Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie ihre Lage
- die gewährten wöchentlichen Ruhe- oder Ersatzruhetage, soweit diese nicht regelmäßig auf einen Sonntag fallen
- die Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde
- die betrieblichen Abweichungen von der Tag-, Nacht- und Sonntagsdefinition nach den Artikeln 10, 16 und 18 des Gesetzes
- Regelungen über den Zeitzuschlag nach Artikel 17b Absätze 2 und 3 des Gesetzes
- die nach Gesetz geschuldeten Lohn- und/oder Zeitzuschläge
- die Ergebnisse der medizinischen Abklärungen hinsichtlich der Eignung oder Nichteignung bei Nachtarbeit oder Mutterschaft
- das Vorliegen von Ausschlussgründen oder die Ergebnisse der Risikobeurteilung bei Mutterschaft und gestützt darauf getroffene betriebliche Massnahmen.
Vereinfachte Erfassung
Für Betriebe, in denen Arbeitnehmende ihre Arbeitszeiten zu einem namhaften Teil selber festsetzen können, kann vereinbart werden, die Arbeitszeit vereinfacht zu erfassen. Diese Vereinbarung wird zwischen der Arbeitnehmervertretung einer Branche bzw. eines Betriebs oder wo diese nicht besteht mit der Mehrheit der Arbeitgeber getroffen. Die vereinfachte Zeiterfassung ist auch in Art. 73b ArGV 1 geregelt.
Bei der vereinfachten Zeiterfassung muss einzig die geleistete tägliche Arbeitszeit erfasst werden (Ausnahme Nacht- und Sonntagsarbeit: hier müssen auch Anfang und Ende dokumentiert werden).
In Betrieben mit weniger als 50 Arbeitnehmenden kann die vereinfachte Zeiterfassung individuell zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer schriftlich vereinbart werden. Es muss in der Vereinbarung auf die geltenden Arbeits- und Ruhezeitbestimmungen hingewiesen werden. Zusätzlich muss jährlich ein Endjahresgespräch zur Arbeitsbelastung geführt und dokumentiert werden.
Den betroffenen Arbeitnehmenden steht es frei, die Arbeitszeit trotzdem systematisch zu Erfassen. Der Arbeitgeber muss dafür ein geeignetes Instrument bereitstellen.
Verzicht
Ein Verzicht auf die Zeiterfassung ist nur dann möglich, wenn ein Gesamtarbeitsvertrag (GAV) zwischen Arbeitgeber und den beteiligten Arbeitnehmerorganisationen (Gewerkschaften) vorliegt. Dieser GAV muss vorsehen, dass in den Verzeichnissen und Unterlagen die Angaben nach Art. 73 Abs. 1 (tägliche Arbeitszeit, Ruhetage, Pausen) und geschuldete Zuschläge nicht enthalten sein müssen. Der Verzicht auf die Zeiterfassung ist ebenfalls in Art. 73a ArGV 1 geregelt.
Um komplett auf die Zeiterfassung zu verzichten, müssen Arbeitnehmende:
- bei ihrer Arbeit über eine große Autonomie verfügen und ihre Arbeitszeiten mehrheitlich selber festsetzen können,
- über eine Bruttojahreseinkommen von mehr als 120’000 Franken (einschließlich Boni) verfügen,
- schriftlich individuell vereinbart haben, dass sie auf die Arbeitszeiterfassung verzichten.