Was heißt „einfaches“ Arbeitszeiterfassungssystem?

Arbeitszeiterfassungssysteme sollten Unternehmer und Arbeitnehmer in gleichen Maßen unterstützen, ihrer Pflicht zur konformen Arbeitserfassung nachzukommen. In keinem Fall sollte das System die Arbeitszeiterfassung erschweren oder gar dazu führen, dass die Erfassung ausgelassen wird „weil es einfacher ohne ist“. Somit sollte das System zum Anwendungsfall passen und einen angemessenen Funktionsumfang bieten. Diese Faktoren sind noch entscheidend, bevor die Nutzbarkeit oder „Usability“ des Systems zum Tragen kommt.

Welche Eigenschaften machen ein System besonders nutzbar?

Es gibt einige Eigenschaften, die auf ein System hindeuten, das einfach zu bedienen ist. So bieten Systeme, die einen schnellen Einstieg ermöglichen sollen, einen „Getting Started Guide“ oder einen geführten Einstieg.
Insgesamt bieten die Support-Möglichkeiten und die Qualität der Dokumentation oft einen guten Einblick in den Aufwand, den die Anbieter in die Nutzbarkeit ihres Systems stecken. Genauso sollte beachtet werden, ob die Systeme die notwendigen Sprachen unterstützen und die Lokalisierung die notwendige Qualität erreicht.
Besonders englischsprachige Anbieter haben oft Schwierigkeiten mit der Anpassung an den deutschen Markt.

Gibt es große Unterschiede zwischen den Anbietern?

Einfache Antwort, ja! Meist beginnt das schon bei der Einrichtung, während manche Anbieter dafür weniger als eine Stunde vorsehen, kann sich dies bei einigen Anbietern durch Ausdehnung auf mehrere Stunden ausweiten. Immer zu beachten ist dabei jedoch, dass oftmals ein Kompromiss zwischen Nutzbarkeit und Funktionsumfang besteht. Diese Unterschiede setzen sich auch oftmals in der Hardware (meist Terminal) fort. Und so sollte auch diese in die Überlegungen zu einem neuen Arbeitszeiterfassungssystem einbezogen werden.

Warum sollte ich mich für ein passendes System entscheiden?

Die Nutzbarkeit des Systems ist vielleicht die entscheidende Eigenschaft, wenn es um die Akzeptanz eines Systems bei den Mitarbeitern geht. Die Einführung eines neuen Arbeitszeiterfassungssystems ist selten ein reines technisches Unterfangen. Es geht auch um Change Management und die Akzeptanz der Mitarbeiter.
Häufige Stolpersteine sind hier: fehlende Kommunikation vorab über die Gründe für die neue Lösung und die Vorteile für die Mitarbeiter, mangelnde Schulungen und Einweisungen, sowie unzureichende Anpassung der Software an bestehende Prozesse und Workflows. Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, dass die Software ihnen etwas „abverlangt“ und nicht ihnen dient, wird der Widerstand steigen. Daher ist es wichtig, die Mitarbeiter in den Auswahlprozess einzubinden und ihre Bedenken ernst zu nehmen. Auch die Integration mit anderen Systemen, wie z.B. der Lohnabrechnung, kann ein komplexes Thema sein und sollte frühzeitig eingeplant werden. Eine fehlende oder unzureichende Datensicherung vor und während der Migration kann ebenfalls zu Problemen führen, glücklicherweise fällt dies bei webbasierten Systemen komplett weg. Letztendlich ist eine erfolgreiche Einführung nur dann gegeben, wenn Mitarbeiter das System als hilfreich und einfach empfinden und bereit sind, es regelmäßig zu nutzen.

Konkrete Tipps bei der Auswahl des richtigen Systems?

Kriterium	Beschreibung
Einfache Einrichtung	Einfache und schnelle Einrichtung des Systems, idealerweise in weniger als einer Stunde.
Nutzbarkeit (Usability)	Intuitive Benutzeroberfläche und einfache Bedienung.