Wer muss seine Arbeitszeit erfassen?

Die meisten Firmen setzen heute die eine oder andere Arbeitszeiterfassung für viele ihrer Angestellten ein. Jedoch empfinden einige Angestellte und auch Unternehmenseigentümer dies als lästig oder glauben, dass sie ihre Arbeitszeit nicht erfassen müssen. Beispiele dafür sind in etwa Mitarbeiter im Außendienst oder Mitglieder der Geschäftsleitung. Aber auch für Mitarbeiter in ungünstigen Umgebungen oder ohne Zugang zu Zeiterfassungsterminals lehnen eine Arbeitszeiterfassung meistens ab. Jedoch bleibt oft die Frage, wer nun wirklich seine Stunden erfassen muss.

Welche Mitarbeiter müssen ihre Zeit erfassen?

Im Allgemeinen müssen alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeit, im Normalfall Minuten genau, aufzeichnen. Dazu gehört auch, dass Pausenzeiten dokumentiert werden und natürlich auch Überstunden. Anders als noch vor einigen Jahren ist es nicht ausreichend, nur die Überstunden zu dokumentieren, oder wie oft praktiziert, nur Fehlstunden vom Vorgesetzten aufzeichnen zu lassen. Also im Allgemeinen alle Mitarbeiter, vom Azubi bis hin zum Vollzeitangestellten. Einige Arbeitsverhältnisse haben so zusätzlich gesonderte, besonders verschärfte Regeln vor. Jedoch gibt es einige Ausnahmen, wie etwa Organmitglieder, also in etwa Vorstände einer Aktien-Gesellschaft.

Also kann ich selbst im Außendienst nicht auf Vertrauensarbeitzeit setzten?

Es ist grundsätzlich weiterhin möglich, auf Vertrauensarbeitszeit zu setzen. Die Pflicht zur Aufzeichnung wird jedoch an den Mitarbeiter delegiert. Der Arbeitgeber sollte weiterhin die Arbeitszeit überprüfen und auf die Einhaltung der Pausen achten. In der Praxis ist dies teilweise schwierig umzusetzen. Glücklicherweise können viele Zeiterfassungssysteme auch remote vom Smartphone aus genutzt werden.

Müssen alle Mitarbeiter der Geschäftsleitung ihre Arbeitszeiten erfassen und gibt es sonst noch Ausnahmen?

Leitende Mitarbeiter nach § 5 Abs. 3 BetrVG sind von dieser Pflicht ausgeschlossen. Als leitende Mitarbeiter werden hier jedoch anders ausgelegt, als dies teilweise der Umgangssprache nach ist. So sind Mitarbeiter, die selbständig Stellen im Unternehmen neu besetzen können, ebenfalls leitende Angestellte genauso, wie Prokuristen.

Allerdings ist es in vielen Fällen trotzdem empfehlenswert, die Arbeitszeit auch für Mitglieder der Geschäftsleitung zu dokumentieren. So kann etwa im Fall eines Betriebsunfalls leichter nachgewiesen werden, wann das Mitglied der Geschäftsleitung die Arbeit begonnen hat. Oder genau so kann bei einem angestellten Geschäftsführer, bei erneuten Vertragsverhandlungen über die tatsächliche Arbeitszeit verhandelt werden.

Gelten die selben Regeln auch in Österreich?

	Deutschland (BAG-Urteil)	Österreich (AZG)
Grundlage	Gerichtsurteil, noch keine gesetzliche Neuregelung.	Klares Gesetz (§ 26 AZG).
Erleichterung Home-Office	Tendenz zu minutengenauer Erfassung (Start/Ende).	Nur Saldenaufzeichnung (Summe der Stunden) erlaubt.
Erleichterung bei festem Plan	In der Regel muss der tatsächliche Arbeitsbeginn erfasst werden.	Bei festem Plan muss nur die Abweichung dokumentiert werden.
Leitende Angestellte	Definition nach § 5 Abs. 3 BetrVG.	Engere Auslegung; oft nur Top-Führungskräfte befreit.

Die Regeln in Österreich unterscheiden sich deutlich von denen in Deutschland, da die gesetzliche Grundlage dort bereits viel länger besteht und mehr Möglichkeiten zur Vereinfachung bietet. Die österreichische Gesetzgebung ist pragmatischer: Unternehmen können auf die minutengenaue Erfassung verzichten, wenn ein fester Arbeitsplan existiert oder die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit selbst bestimmen (Saldenaufzeichnung).

Fazit

Ein zuverlässiges Arbeitszeiterfassungssystem unterstützt Sie bei der Erfüllung Ihrer gesetzlichen Verpflichtungen und erfordert nur minimalen zusätzlichen Aufwand. Die rechtliche Lage zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland ist zwar noch nicht vollständig geklärt, und einige Mitarbeiter sind von der Erfassung ausgenommen, doch eine klare und umfassende Dokumentation der Arbeitszeiten über alle Hierarchieebenen hinweg hilft, Missverständnisse von Anfang an zu vermeiden. Dies gilt insbesondere für leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG, die von der Dokumentationspflicht ausgenommen sind.

Die lückenlose Aufzeichnung der Arbeitszeiten dient nicht nur der Einhaltung der maximal zulässigen Höchstarbeitszeiten und der Ruhepausen gemäß ArbZG, sondern schafft auch Transparenz und Vertrauen im Arbeitsverhältnis. Der vermeintliche Mehraufwand durch die Dokumentationspflicht ist dank moderner Lösungen minimal. Digitale Zeiterfassungssysteme bieten eine zeitgemäße und effiziente Möglichkeit, die Arbeitszeiten zu erfassen und zu verwalten.