Zeiterfassung Homeoffice 2026: Pflicht, Regeln & Umsetzung

Nach einem absoluten Hype, um das Homeoffice (oder auch Working from Home), war Arbeiten von Zuhause noch nie so beliebt wie während der Corona-Pandemie. Obwohl flexible Arbeitszeiten und Homeoffice aktuell in vielen Firmen einen Abschwung erleben, bestehen trotzdem in den meisten Firmen die verschiedensten Arbeitszeiten, oftmals fast so viele Arbeitsmodelle wie Mitarbeiter im Unternehmen. Dabei kommen oftmals viele Fragen einher, was Verwaltung angeht und die Funktionalität, die ein Zeiterfassungssystem mitbringen muss.

Wie erfasse ich im Homeoffice die Zeit meiner Mitarbeiter?

Im Homeoffice entfällt der klassische Gang zum Terminal an der Eingangstür. Die Erfassung muss dort stattfinden, wo die Arbeit passiert: am Endgerät. Ein modernes System für 2026 sollte daher folgende Kanäle bedienen:

Browser-basierte Erfassung: Ein einfacher Login über das Web-Dashboard ermöglicht den Start des Arbeitstages mit einem Klick.
Mobile Apps / Web-Apps für Smartphones: Unverzichtbar für Außendienstler oder hybride Modelle.

Systeme, die Geofencing unterstützen, sind in den meisten Fällen nicht zu empfehlen. Nicht nur haben sie große Nachteile, was den Datenschutz angeht, auch sind sie in der Praxis kaum sicherer, da Sie Buddy Punching auch nicht verhindern können.

Besteht eine Pflicht zur Zeiterfassung im Homeoffice ?

Die kurze Antwort lautet: Ja, im klassischen Verständnis. Seit dem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) und den entsprechenden EU-Richtlinien ist die systematische Erfassung der Arbeitszeit keine Option mehr, sondern Pflicht – und das gilt unabhängig vom Arbeitsort.
Arbeitszeiten durch den Mitarbeiter zu erfassen, ist besonders im Homeoffice schwierig, da kaum externe Kontrollmöglichkeiten bestehen und physikalische oder digitale Nachweise durch den Mitarbeiter im Nachhinein verändert werden können.

Wie sollte ich mit Gleitzeit innerhalb meiner Zeiterfassung umgehen?

Zuerst ist es wichtig zu klären, was „Gleitzeit“ bedeutet. Den meisten Lesern dürfte klar sein, dass Gleitzeit kein starrer rechtlicher Begriff ist, sondern eine Vereinbarung über den zeitlichen Rahmen, in dem die Arbeit erbracht wird. Im Gegensatz zu starren Arbeitszeiten (z. B. „jeden Tag von 08:00 bis 16:30 Uhr“) bietet Gleitzeit die Freiheit, den Arbeitstag flexibler an das Privatleben oder den persönlichen Biorhythmus anzupassen. Wichtig ist, dass in jedem Fall Rahmen gesetzt und kommuniziert werden müssen, die für Unternehmen und Mitarbeiter akzeptabel sind.
Arbeitszeiterfassungssysteme spielen hier in sofern eine Rolle, indem sie das Arbeitszeitkonto für den Mitarbeiter beinhalten. Damit das klappt, sollte das Zeiterfassungssystem wie unser TimeRecording folgende Funktionen unterstützen:

Kernarbeitszeit: Definition von Zeitspannen, in denen Anwesenheitspflicht besteht (z. B. 10:00 bis 15:00 Uhr).
Plus- und Minusstunden: Automatische Verrechnung der Ist-Zeit mit der vertraglichen Soll-Zeit.
Kappungsgrenzen: Möglichkeit, den Aufbau von Überstunden ab einem gewissen Limit automatisch zu begrenzen (sofern arbeitsrechtlich vereinbart).
Pausenautomatik: Automatischer Abzug von Pausen (30 Min. ab 6 Std., 45 Min. ab 9 Std.), falls diese nicht manuell gebucht werden.

Gibt es einen Leitfaden, um das Thema Arbeitszeiterfassung mit meinem Mitarbeiter zu besprechen?

Transparenz ist das A und O, um Akzeptanz für die Zeiterfassung zu schaffen. Hier ist ein kurzer Leitfaden für Ihr nächstes Team-Meeting:

Schritt 1: Das „Warum“ erklären.
Es geht nicht um Überwachung, sondern um den Schutz des Mitarbeiters vor Selbstausbeutung und um die Einhaltung gesetzlicher Standards (Arbeitsschutz). Im besten Fall profitieren beide Seiten bei der Einführung, Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
Schritt 2: Spielregeln definieren.
Wann ist die Erreichbarkeit wichtig? Wie gehen wir mit „kurzen Mails am Abend“ um? (Tipp: Auch 5 Minuten sind rechtlich gesehen Arbeitszeit!). Beschreiben Sie auch eingehend den Unterschied zwischen Anwesenheit und Arbeitszeit.
Schritt 3: Tools schulen.
Zeigen Sie, wie einfach das System funktioniert. Und wie Ihr Team auch von genauer Planung in etwas bei der Urlaubsplanung profitieren kann.
Schritt 4: Vorbildfunktion.
Wenn der Chef seine Zeiten nicht bucht oder nachts um 3 Uhr Mails schreibt, ohne diese als Arbeitszeit zu werten, wird die Akzeptanz auch bei den Mitarbeitern nicht hoch sein!