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Mit dem EuGH Urteil vom 14. Mai 2019 werden Arbeitgeber verpflichtet, ein Arbeitszeiterfassungssystem zu verwenden. Wie diese Verpflichtung vom Gesetzgeber ausgestaltet sein wird, bleibt weiterhin abzuwarten.
Längst bevorzugen viele Unternehmen digitale Zeiterfassungssysteme gegenüber klassischen Stechuhren. Bei der Einführung digitaler Zeiterfassungssysteme sind die gegebenen Datenschutzvorgaben zu beachten.
Digitale Zeiterfassungslösungen kombinieren die Zeiterfassung in der browser-basierten Lösung und über ein oder mehrere feste Terminals. Im Dashboard der Webanwendung ist ersichtlich, von wo die Zeit erfasst wurde und die Daten werden gesammelt angezeigt. Das Ein- und Ausstempeln durch den Mitarbeiter kann über den Browser oder am Terminal mittels Chipkarte oder Token erfolgen.
Karten und Token ermöglichen eine kontaktlose Verwendung mit höchster Zuverlässigkeit. Am Zeiterfassungsterminal bucht der Mitarbeiter die geleistete Arbeitszeit schnell, hygienisch und verschleißfrei. Durch RFID-Karte oder Token wird jede Person beim Buchen am Terminal zuverlässig erkannt, ohne ein Touchfeld, Bestätigungstasten oder ähnliches berühren zu müssen.
Die Zeiterfassungsterminals sind mit der RFID- bzw. NFC-Technologie ausgestattet. Der Mitarbeiter löst durch das Heranführen eines Transponders an den markierten Bereich eine Zeitbuchung am Terminal aus, die durch ein akustisches und optisches Signal bestätigt wird. Darüber hinaus stehen dem Mitarbeiter die eigenen Daten zum Urlaubs- und Zeitkontenstand zur Einsicht zur Verfügung.
RFID steht für Radio Frequency Identification. Es bezeichnet einen Übertragungsstandard, der einen kontaktlosen Austausch von Daten via Funk ermöglicht. Die Technik benötigt jeweils einen aktiven und einen passiven Transponder oder sogenannte Token.
Als aktiver Transponder fungiert das Zeiterfassungsterminal, welches über eine eigene Energieversorgung verfügt. Die Transponder für Ihre Mitarbeiter sind der passive Bestandteil, der vom Terminal mit ausreichend Energie versorgt wird, sobald diese an das Terminal gehalten werden. So werden Buchungen schnell und unkompliziert erfasst und an die Zeiterfassungssoftware übertragen.
NFC steht für Near Field Communication und ist eine ergänzende Spezifikation zu RFID. Hierbei handelt es sich um einen fest definierten, ISO-genormten Standard, der auf kürzeste Distanzen eine Datenübertragung ermöglicht.
Beide Technologien finden heute in vielen Bereichen Anwendung: bei der Identifikation von Tieren oder Objekten, Zutrittsteuerung zu Gebäuden, Bezahlsystemen, Arbeitszeiterfassung in Firmen, Diebstahlsicherungen, etc.
Die Anbringung von Zeiterfassungsterminals empfiehlt sich besonders in den Eingangsbereichen. Dadurch ist das regelmäßige Buchen von Arbeitsbeginn und -ende sowie von Pausen mit geringem Aufwand möglich. Die Übertragung der am Terminal erfassten Buchungen zur Zeiterfassungssoftware erfolgt in Echtzeit, da die Terminals in das Unternehmensnetzwerk eingebunden werden.
Zeiterfassungssysteme, die Karten und Token verwenden benötigen keine extra Datenschutzeinwilligung durch den Mitarbeiter.
Zeiterfassungssysteme hingegen, die biometrische Daten der Mitarbeiter erfassen, sind datenschutzrechtlich bedenklich und ohne die Einwilligung des Beschäftigten unzulässig.
