Was ist Vertrauenszeit 2026?

Unter Vertrauenszeit versteht man ein Arbeitsmodell, bei dem die Erbringung der vereinbarten Arbeitsleistung im Vordergrund steht und nicht die physische Präsenz der Mitarbeiter zu fest vorgegebenen Zeiten. Der Arbeitgeber verzichtet weitgehend auf die Kontrolle von Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit und vertraut darauf, dass die Mitarbeiter ihre Aufgaben eigenverantwortlich erledigen.
Üblich war diese Form der Arbeitszeit besonders in kleinen Firmen und im Handwerk.

Hat sich 2026 hier etwas verändert?

In der Vergangenheit wurde Vertrauensarbeitszeit oft synonym mit „gar keiner Zeiterfassung“ verwendet. Das hat sich grundlegend geändert. Im Allgemeinen müssen alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeit, im Normalfall minutengenau, aufzeichnen. Dazu gehört seit den gesetzlichen Verschärfungen im Nachgang des BAG-Grundsatzurteils auch die lückenlose Dokumentation von Pausen und Überstunden.

Auch im Jahr 2026 gilt: Das „Vertrauen“ bezieht sich auf die Flexibilität und die autonome Gestaltung der Zeit, entbindet aber nicht von der gesetzlichen Pflicht zur Dokumentation. Der Arbeitsschutz – insbesondere die Einhaltung von Ruhezeiten und Höchstarbeitsgrenzen – steht über der zeitlichen Freiheit.

Also ist Vertrauenszeit erlaubt ?

Ja, Vertrauensarbeitszeit ist weiterhin erlaubt und ein wichtiges Instrument für modernes, flexibles Arbeiten. Doch nur, wenn Sie als „dokumentierte Vertrauensarbeitszeit“ umgesetzt wird.

Der entscheidende Punkt ist: Der Arbeitgeber delegiert die Pflicht zur Aufzeichnung an den Arbeitnehmer. Das Vertrauen besteht nun darin, dass der Mitarbeiter seine Zeiten wahrheitsgemäß selbst erfasst. Die rechtliche Verantwortung, sicherzustellen, dass die Zeiterfassung tatsächlich stattfindet und die Grenzwerte des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) eingehalten werden, verbleibt jedoch beim Arbeitgeber.

Wie kann ich Zeiterfassung und Vertrauensarbeitszeit vereinen?

Die technische Umsetzung ist heute dank digitaler Lösungen einfacher denn je. Um die Flexibilität der Vertrauensarbeitszeit mit der Dokumentationspflicht zu vereinen, bieten sich folgende Wege an:

Vorausplanung und mobiles Buchen: Mitarbeiter im Außendienst können ihre geplante Arbeitszeit bereits zuvor in die Zeiterfassung eintragen oder – noch einfacher – direkt vor Ort via Smartphone „stempeln“.
Nachtragen von Zeiten: Sollte eine sofortige Erfassung nicht möglich sein, ist ein Nachtragen nach Absprache mit dem Mitarbeiter zulässig. Hierbei 1 muss jedoch die Dokumentationspflicht strikt beachtet werden! Ein pauschales „Ich war 8 Stunden da“ reicht oft nicht aus, wenn Pausen nicht klar ersichtlich sind.
Delegation der Verantwortung: Nutzen Sie moderne Zeiterfassungssysteme, die den Mitarbeiter, falls Sie dazu berechtigt haben, selbst Buchungen nachträglich zu pflegen. So bleibt die Souveränität beim Mitarbeiter, während das Unternehmen rechtlich abgesichert ist.

Fazit

Wie bereits in unserem Blogbeitrag vom 7. Januar 2026 ausführte („Wer muss seine Arbeitszeit erfassen?“), ist die Zeiterfassung heute für fast alle Angestellten – vom Azubi bis zum Management – unumgänglich.

Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung sind im Jahr 2026 keine grundsätzlichen Gegenspieler mehr, sondern können koexistieren. Während wir zu Recht darauf hinweisen, dass viele die Erfassung noch als „lästig“ empfinden, zeigt die Praxis, dass eine klare Dokumentation vor allem eines schafft: Transparenz und Schutz für beide Seiten. Denken Sie in etwa an das Beispiel zuvor aus dem Handwerk. Hier kann eventuell die Arbeitsleistung leicht gemessen werden und eine zusätzliche Dokumentation erscheint überflüssig. Kommt es aber zu einem Arbeitsunfall, sieht die Sache gleich anders aus!

Zusammenfassend lässt sich sagen: Nutzen Sie die Freiheit der Vertrauensarbeitszeit für Ihre Unternehmenskultur, aber sichern Sie diese durch ein modernes, digitales Zeiterfassungssystem ab. Nur so lassen sich Flexibilität und die Einhaltung gesetzlicher Normen (wie die Berücksichtigung von Leitenden Angestellten nach § 5 Abs. 3 BetrVG oder die lückenlose Aufzeichnung von Überstunden) effizient unter einen Hut bringen. Der Mehraufwand ist minimal, der Gewinn an Rechtssicherheit und Vertrauen hingegen enorm.