Wer im Außendienst arbeitet, beim Kunden vor Ort ist oder im Homeoffice sitzt, hat nicht immer Zugang zu einem fest installierten Zeiterfassungsterminal. Trotzdem sollen Arbeitszeiten zuverlässig und nachvollziehbar erfasst werden.

Ein regelmäßiger Monatsabschluss hilft dabei, die erfassten Arbeitszeiten eines Zeitraums zu prüfen, zu vervollständigen und einen nachvollziehbaren Stand für Auswertung und Abrechnung zu schaffen.

Auch bei einer digitalen Zeiterfassung können technische Störungen nicht vollständig ausgeschlossen werden. Entscheidend ist deshalb, dass Unternehmen wissen, wie sie in einem solchen Fall vorgehen können und wie Arbeitszeiten weiterhin erfasst werden.

Teilzeit, unterschiedliche Wochenarbeitszeiten oder feste Arbeitstage: Arbeitszeitmodelle können je nach Unternehmen und Beschäftigten sehr unterschiedlich aussehen. Mit IDENTsmart TimeRecording lassen sich verschiedene Arbeitszeitmodelle hinterlegen und den jeweiligen Anwendern zuweisen.

Die Frage, ob Arbeitszeiten besser per Browser oder per Terminal erfasst werden, stellt sich in vielen Unternehmen schon beim Aufbau eines Zeiterfassungssystems.

Ein Zeiterfassungsterminal sollte dort aufgestellt werden, wo es im Arbeitsalltag einfach und ohne Umwege genutzt werden kann. Neben dem Standort spielen auch die Stromversorgung und eine zuverlässige WLAN-Verbindung eine wichtige Rolle.

Karten und RFID-Token ermöglichen Mitarbeitenden eine einfache und kontaktlose Buchung am Zeiterfassungsterminal. Im Arbeitsalltag kann es jedoch vorkommen, dass ein Medium verloren geht, nicht mehr zuverlässig funktioniert oder nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters nicht länger benötigt wird.

Zeiterfassung ist heute weit mehr als das reine Erfassen von Kommen und Gehen. Richtig eingesetzt liefert sie Unternehmen eine strukturierte Grundlage für Personalplanung, Arbeitszeitkonten, Abwesenheitsverwaltung und die Vorbereitung der Lohnabrechnung.

Die Aufnahme neuer Mitarbeitender ist mehr als ein organisatorischer Verwaltungsschritt. Sie beeinflusst, wie schnell neue Kolleginnen und Kollegen arbeitsfähig werden, wie reibungslos die Zeiterfassung startet und wie viel Rückfrageaufwand später im Alltag entsteht.

Viele kleine und mittlere Unternehmen starten ihre Zeiterfassung mit Excel. Das ist verständlich: Die Lösung ist sofort verfügbar, vertraut und auf den ersten Blick günstig.