Armin Wachter
Sales & Support
Notfallplan: Was tun, wenn die Zeiterfassung technisch ausfällt?
- Drei häufigste Ausfallursachen (Strom, Netzwerk, Hardware-Defekt)
- Übergangs-Erfassung (Papier, Excel, Telefonliste)
- Verantwortliche und Kommunikationsweg
- Nachtragen der Buchungen, sobald System wieder läuft
- Vorbeugen: Backup, USV, Ersatz-Terminal
Auch bei einer digitalen Zeiterfassung können technische Störungen nicht vollständig ausgeschlossen werden. Entscheidend ist deshalb, dass Unternehmen wissen, wie sie in einem solchen Fall vorgehen können und wie Arbeitszeiten weiterhin erfasst werden.
IDENTsmart TimeRecording bietet dafür verschiedene Möglichkeiten. So können Buchungen am ID800-Terminal beispielsweise auch bei einem vorübergehenden Ausfall der Internetverbindung erfasst und später automatisch übertragen werden.
In diesem Beitrag zeigen wir, was bei drei typischen Störfällen zu beachten ist: bei einem Ausfall des Netzwerks, bei einem Stromausfall und bei einem nicht mehr funktionsfähigen Terminal.
Wie die Zeiterfassung im Normalbetrieb funktioniert
IDENTsmart TimeRecording kombiniert die browserbasierte Webanwendung mit stationären Zeiterfassungsterminals wie dem ID800. Je nach Konfiguration können Arbeitszeiten außerdem über den Webbrowser am PC, Laptop, Tablet oder Smartphone erfasst werden.
Am Terminal buchen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten mit einer RFID-Karte oder einem Token. Besteht eine Internetverbindung, werden die Buchungen an TimeRecording übertragen und stehen anschließend in der Weboberfläche zur Verfügung. Administratoren können dort Arbeitszeiten einsehen und bearbeiten sowie Auswertungen und Berichte erstellen.
Fällt lediglich die Internetverbindung des Terminals aus, können die Buchungen zunächst lokal gespeichert werden. Genau diese Funktion ist beim ersten unserer drei Szenarien wichtig.
Szenario 1: Ausfall des Netzwerks oder WLANs
Was passiert im Offline-Modus?
Verliert das Zeiterfassungsterminal die Verbindung zum Internet, wechselt es automatisch in den Offline-Modus. Dieser wird auf dem Display des Terminals angezeigt.
Die Zeiterfassung am Terminal kann in diesem Fall weiterhin genutzt werden. Neue Buchungen werden lokal im Speicher des Terminals abgelegt. Auf dem Display zeigt ein Zähler an, wie viele Buchungen aktuell gespeichert sind.
Das Terminal versucht regelmäßig, die Verbindung zum Internet wiederherzustellen. Sobald dies gelingt, werden die zwischengespeicherten Buchungen automatisch an den Server übertragen und anschließend in der Weboberfläche angezeigt.
Was können Sie bei einem Netzwerkausfall tun?
- Terminal zunächst weiterverwenden:
Solange sich das Terminal lediglich im Offline-Modus befindet, können Mitarbeiter weiterhin wie gewohnt buchen. - Netzwerkverbindung prüfen:
Kontrollieren Sie, ob auch andere Geräte keine Internetverbindung haben und ob beispielsweise das WLAN oder der Router betroffen ist. - Terminal neu starten:
Verbindet sich das Terminal nach einiger Zeit nicht wieder selbstständig mit dem Internet, können Sie es vom Strom trennen und anschließend wieder anschließen. Die gespeicherten Offline-Buchungen bleiben dabei erhalten. - WLAN-Verbindung neu einrichten:
Im Admin-Menü des Terminals können Sie über „Configure Wifi“ die Netzwerkverbindung neu konfigurieren oder das Terminal mit einem anderen Netzwerk verbinden. Den benötigten Code für das Admin-Menü finden Sie in der Weboberfläche unter „Terminals“.
Vorsicht bei Offline-Buchungen
Solange noch nicht übertragene Buchungen auf dem Terminal gespeichert sind, sollten Sie das Terminal nicht auf die Werkseinstellungen zurücksetzen und nicht aus Ihrem TimeRecording-Konto löschen.
Auch die Funktion zum Löschen der Offline-Daten im Admin-Menü sollte in diesem Fall nicht verwendet werden. Bei diesen Vorgängen werden die lokal gespeicherten Buchungen gelöscht.
Ein normales Ausstecken des Terminals, ein Neustart über den Taster oder die erneute WLAN-Konfiguration löschen die gespeicherten Offline-Buchungen dagegen nicht.
Wenn die Uhrzeit am Terminal nicht stimmt
Die Uhrzeit des ID800 kann nicht manuell eingestellt werden. Das Terminal bezieht sie automatisch über das Internet.
Zeigt das Terminal eine falsche Uhrzeit an, sollte deshalb unter anderem geprüft werden, ob im Firmennetzwerk der Zugriff auf den Internetzeitgeber blockiert wird. Für das Network Time Protocol (NTP) wird Port 123 benötigt.
Szenario 2: Stromausfall
Bei einem Stromausfall ist die Situation eine andere. Das ID800 benötigt für den Betrieb eine Stromversorgung und kann ohne diese nicht für Buchungen verwendet werden.
Arbeitszeiten sollten während eines Stromausfalls deshalb auf anderem Weg festgehalten werden.
Was können Sie bei einem Stromausfall tun?
Arbeitszeiten vorübergehend anderweitig erfassen:
Mitarbeiter können ihre Kommen- und Gehzeiten beispielsweise auf Papier oder in einer vorbereiteten Liste notieren.
Sind Webbuchungen für die Mitarbeiter freigeschaltet und besteht über Smartphone, Tablet oder einen anderen Rechner noch eine Internetverbindung, können Arbeitszeiten alternativ auch über den Browser gebucht werden.
Nach Rückkehr der Stromversorgung das Terminal prüfen:
Wird das Terminal wieder mit Strom versorgt, startet es und stellt bei verfügbarer Netzwerkverbindung wieder die Verbindung zu TimeRecording her.
Fehlende Zeiten nachtragen:
Zeiten, die während des Ausfalls nicht über TimeRecording erfasst werden konnten, können anschließend in der Webanwendung ergänzt beziehungsweise korrigiert werden.
Vorbereitung auf einen Stromausfall
Je nach Standort und betrieblichen Anforderungen kann es sinnvoll sein, bereits vorab festzulegen, wie Arbeitszeiten bei einem Stromausfall dokumentiert werden.
Dazu können beispielsweise einfache Erfassungsblätter oder eine interne Vorlage für Kommen- und Gehzeiten bereitgehalten werden.
Für Standorte, an denen kurze Stromausfälle überbrückt werden sollen, kann außerdem eine geeignete unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) für Terminal und gegebenenfalls Netzwerkkomponenten in Betracht gezogen werden.
Wer Webbuchungen als Alternative nutzen möchte, sollte zudem vorab prüfen, für welche Mitarbeiter diese Funktion aktiviert ist.
Szenario 3: Terminal funktioniert nicht mehr
Nicht jede Störung am Terminal bedeutet automatisch einen Defekt. Bevor weitere Schritte eingeleitet werden, lassen sich einige einfache Prüfungen durchführen.
Mögliche Anzeichen für eine Störung können beispielsweise sein:
- Das Display reagiert nicht oder zeigt eine Fehlermeldung.
- Das Terminal startet nicht.
- RFID-Karten oder Token werden nicht erkannt.
- Das Terminal stellt trotz funktionierendem Netzwerk keine WLAN-Verbindung mehr her.
Bei ungewöhnlichem Geruch, Rauchentwicklung oder anderen Anzeichen eines elektrischen Defekts sollte das Gerät nicht weiter betrieben werden. Trennen Sie es, sofern dies gefahrlos möglich ist, von der Stromversorgung.
Was können Sie bei einer Terminalstörung tun?
Terminal neu starten:
Trennen Sie das Terminal kurz von der Stromversorgung und schließen Sie es anschließend wieder an. Alternativ kann ein normaler Neustart über den Taster auf der Rückseite durchgeführt werden.
Stromversorgung prüfen:
Kontrollieren Sie, ob das Netzteil korrekt angeschlossen ist und die verwendete Steckdose funktioniert.
Netzwerkverbindung prüfen:
Besteht das Problem ausschließlich bei der Verbindung zum WLAN, kann die Netzwerkkonfiguration über das Admin-Menü kontrolliert und gegebenenfalls neu eingerichtet werden.
Support kontaktieren:
Bleibt die Störung bestehen, können Sie sich über den Supportbereich von TimeRecording an den technischen Support wenden.
Muss ein Terminal ersetzt werden, kann ein neues Gerät anschließend mit dem bestehenden TimeRecording-Konto verbunden werden.
Was passiert mit noch nicht übertragenen Offline-Buchungen?
Befinden sich auf einem nicht mehr funktionsfähigen Terminal noch Offline-Buchungen, die zuvor nicht an den Server übertragen wurden, kann es je nach Art des Defekts möglicherweise nicht mehr möglich sein, diese Buchungen zu übertragen.
In diesem Fall sollten die betroffenen Zeiten soweit möglich nachvollzogen und anschließend in TimeRecording ergänzt werden.
Wichtig ist deshalb auch hier: Führen Sie bei einem Terminal mit noch nicht synchronisierten Buchungen keinen Werksreset durch und löschen Sie das Gerät nicht vorschnell aus dem Konto.
Hilfe im TimeRecording Supportbereich
- der Inbetriebnahme des ID800
- dem Offline-Modus
- dem Öffnen des Admin-Menüs
- Neustart und Werkseinstellungen
- Mitarbeitern und Webbuchungen
- Arbeitszeit- und Urlaubsmodellen
- häufig gestellten Fragen zur Webanwendung und zum Terminal
Für einen Netzwerkausfall ist insbesondere der Supportartikel zum Offline-Modus hilfreich. Dort wird auch beschrieben, bei welchen Aktionen gespeicherte Offline-Buchungen erhalten bleiben und wann sie gelöscht werden. Bei technischen Problemen, die sich damit nicht lösen lassen, kann über den Supportbereich Kontakt mit dem technischen Support aufgenommen werden. Bei Fragen zu Rechnungen, zusätzlichen Terminals oder einer Erweiterung des Abonnements hilft unser Vertrieb weiter.
Checkliste für den Notfall
Ein einfacher Ablauf hilft dabei, auch bei einer technischen Störung den Überblick zu behalten.
- Vorbereitend
- Zuständigkeiten und Support-Kontakte intern festlegen
- Wissen, wo sich der Code für das Admin-Menü des Terminals befindet
- Eine Möglichkeit zur manuellen Erfassung von Kommen- und Gehzeiten bereithalten
- Bei Bedarf eine USV für Terminal und Netzwerkkomponenten prüfen
- Webbuchungen als mögliche Alternative berücksichtigen
- Mitarbeiter über das Vorgehen bei einem Ausfall informieren
Bei einer Störung
- Art der Störung feststellen: Betrifft sie die Internetverbindung, die Stromversorgung oder das Terminal selbst?
- Arbeitszeiterfassung sicherstellen: Terminal im Offline-Modus weiterverwenden oder vorübergehend auf eine alternative Erfassung ausweichen.
- Ursache soweit möglich prüfen: Stromversorgung, Netzwerk und Terminal kontrollieren.
- Bei Bedarf Support kontaktieren: Lässt sich die Störung nicht beheben, steht der technische Support zur Verfügung.
- Nach dem Ausfall kontrollieren: Prüfen, ob alle Buchungen vorhanden sind, und fehlende Zeiten gegebenenfalls ergänzen.
Fazit: Auf technische Ausfälle vorbereitet sein
Ein Ausfall von Netzwerk, Stromversorgung oder Terminal muss die Arbeitszeiterfassung nicht zwangsläufig zum Stillstand bringen. Bei einem Netzwerkausfall speichert das ID800 Buchungen zunächst lokal und überträgt sie nach Wiederherstellung der Verbindung automatisch.
Ist eine Erfassung über das Terminal vorübergehend nicht möglich, können Arbeitszeiten anderweitig dokumentiert und später ergänzt werden. Je nach Konfiguration stehen außerdem Webbuchungen über andere Endgeräte als Alternative zur Verfügung.
Wer die wichtigsten Abläufe kennt und für den Notfall eine einfache Ersatzlösung vorbereitet hat, kann technische Störungen meist ohne größeren Aufwand überbrücken.