Armin Wachter
Sales & Support
Zeiterfassung für Außendienst und mobile Teams – auch ohne festes Terminal
- Offline-Fähigkeit als K.-o.-Kriterium
- GPS/Geofencing sinnvoll einsetzen
- Einfache Bedienung für wechselnde Teams
- Anbindung an die Lohnabrechnung
- Typische Fehlerquellen bei mobiler Erfassung
Wer im Außendienst arbeitet, beim Kunden vor Ort ist oder im Homeoffice sitzt, hat nicht immer Zugang zu einem fest installierten Zeiterfassungsterminal. Trotzdem sollen Arbeitszeiten zuverlässig und nachvollziehbar erfasst werden. Genau hier bietet IDENTsmart TimeRecording eine flexible Lösung: Arbeitszeiten können webbasiert erfasst und zentral verwaltet werden – unabhängig davon, ob ein stationäres Terminal zur Verfügung steht.
Der Workflow der Anwendung im Überblick
Das Herzstück von TimeRecording ist die Webanwendung, über die Arbeitszeiten, Mitarbeiter und Zeitmodelle zentral verwaltet werden. Eine zusätzliche Softwareinstallation auf einzelnen Geräten ist dafür nicht erforderlich.
Nach der Registrierung richtet der Account-Inhaber beziehungsweise ein Administrator die Mitarbeiter ein und hinterlegt beispielsweise Arbeitszeitmodelle, Urlaubsmodelle sowie Feiertagskalender.
Für die Online-Zeiterfassung können Mitarbeiter über den Browser eines internetfähigen Endgeräts auf TimeRecording zugreifen – beispielsweise über Laptop, Smartphone, Tablet, Mac oder PC. Mit entsprechend eingerichtetem Online-Zugang lassen sich Kommen- und Gehen-Buchungen direkt über die Webanwendung erfassen.
Die erfassten Zeiten stehen anschließend zentral in TimeRecording zur Verfügung. Personalverantwortliche können Buchungen kontrollieren, Arbeitszeitkonten einsehen und die Daten für Auswertungen oder die weitere Verarbeitung vorbereiten.
Der Ablauf bleibt damit einfach: Arbeitszeit erfassen, zentral verwalten und anschließend auswerten – unabhängig davon, ob die Buchung über den Browser oder ein Zeiterfassungsterminal erfolgt.
Warum direkte Online-Buchungen sinnvoll sind
Ein wesentlicher Vorteil der mobilen Erfassung liegt darin, dass Arbeitszeiten direkt zum jeweiligen Zeitpunkt gebucht werden können. Wer Arbeitsbeginn und Arbeitsende unmittelbar erfasst, muss die Zeiten später nicht aus dem Gedächtnis rekonstruieren.
Nachträgliche Einträge können leichter zu Ungenauigkeiten führen. Gerade bei wechselnden Einsatzorten, Kundenterminen oder Arbeit im Homeoffice ist es häufig einfacher, eine Buchung direkt vorzunehmen, anstatt die Arbeitszeiten erst am Ende des Tages nachzutragen.
Bei einer Online-Buchung erhält der Mitarbeiter unmittelbar eine Rückmeldung über die Erfassung und kann seine eigenen Zeitdaten einsehen. Verantwortliche haben die Möglichkeit, Buchungen zentral zu kontrollieren und fehlende oder fehlerhafte Einträge bei Bedarf zu korrigieren. Änderungen und Korrekturen werden in der Buchungshistorie nachvollziehbar dokumentiert. So lässt sich später erkennen, welche Anpassungen an den erfassten Zeiten vorgenommen wurden.
Direkte Online-Buchungen können damit helfen, Fehler zu reduzieren und Arbeitszeiten auch bei mobilen Teams übersichtlich und nachvollziehbar zu dokumentieren.
Für wen sich die mobile Zeiterfassung eignet
TimeRecording ist für unterschiedliche Branchen und Einsatzbereiche geeignet. Die Kombination aus webbasierter Zeiterfassung und optionalen stationären Terminals eignet sich besonders für Unternehmen, in denen Mitarbeiter nicht ausschließlich an einem festen Arbeitsplatz tätig sind.
Typische Einsatzbereiche finden sich beispielsweise im Handwerk, im Außendienst, in der Pflege oder bei Liefer- und Zustelldiensten.
Handwerk
Im Handwerk sind Mitarbeiter häufig auf Baustellen oder bei Kunden vor Ort unterwegs. Ein Elektriker, der morgens direkt zu einem Kunden oder auf eine Baustelle fährt, kann seinen Arbeitsbeginn beispielsweise über das Smartphone und den Browser erfassen.
Die Arbeitszeit wird unmittelbar in TimeRecording gespeichert und steht anschließend zentral zur Kontrolle und Auswertung zur Verfügung. Der zusätzliche Weg über einen festen Firmenstandort ist für die Zeiterfassung damit nicht erforderlich.
Vertrieb
Außendienstmitarbeiter sind häufig bei Kunden, auf Veranstaltungen, auf Reisen oder im Homeoffice tätig. Auch hier ermöglicht die browserbasierte Zeiterfassung eine Buchung unabhängig von einem festen Arbeitsplatz.
Statt Arbeitsbeginn und Arbeitsende später nachzutragen, können die Zeiten unmittelbar über Smartphone, Tablet oder Notebook erfasst werden. Die Buchungen stehen anschließend zentral für Kontrolle und Auswertung zur Verfügung.
Pflege
Auch in der Pflege und bei mobilen Diensten arbeiten Mitarbeiter häufig an wechselnden Einsatzorten. Eine Pflegekraft kann Arbeitsbeginn, Arbeitsende und gegebenenfalls Unterbrechungen direkt über den Browser erfassen.
Werden während eines Tages mehrere Kommen- und Gehen-Buchungen vorgenommen, lassen sich dadurch auch mehrere Arbeitszeitabschnitte dokumentieren. Die zentrale Webanwendung unterstützt anschließend bei der Verwaltung der Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Zeitkonten.
Liefer- und Zustelldienste
Fahrer und Zusteller verbringen einen großen Teil ihres Arbeitstages außerhalb eines festen Standorts. Der Arbeitsbeginn oder das Arbeitsende kann deshalb beispielsweise per Smartphone über die Webanwendung gebucht werden.
Die erfassten Arbeitszeiten werden zentral gespeichert und können anschließend kontrolliert und ausgewertet werden. Fehlende oder fehlerhafte Buchungen können bei Bedarf durch Administratoren oder den Account-Inhaber ergänzt beziehungsweise korrigiert werden.
In allen Beispielen gilt dasselbe Prinzip: Die Zeiterfassung ist nicht an einen festen Stempelpunkt gebunden. Die Buchungen werden zentral in TimeRecording zusammengeführt und können dort eingesehen und ausgewertet werden.
Buchungen vervollständigen und Korrekturen dokumentieren
Im Arbeitsalltag kann es vorkommen, dass eine Buchung vergessen oder versehentlich falsch erfasst wird. Dafür bietet TimeRecording Möglichkeiten zur nachträglichen Bearbeitung.
Über die Webanwendung können Administratoren oder der Account-Inhaber fehlende beziehungsweise fehlerhafte Buchungen ergänzen oder korrigieren. Auch Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit lassen sich entsprechend hinterlegen.
Korrekturen können zusätzlich mit einer Notiz versehen werden. Dadurch lässt sich der Grund einer Anpassung dokumentieren und später nachvollziehen. Änderungen und Korrekturen bleiben zudem über die Buchungshistorie nachvollziehbar.
Für bereits geprüfte Zeiträume steht außerdem die Funktion „Daten abschließen“ zur Verfügung. Abgeschlossene Daten werden im Kalender entsprechend gekennzeichnet und sind vor versehentlichen nachträglichen Änderungen geschützt. Auch spätere Änderungen am Arbeitszeitmodell wirken sich nicht mehr auf diese abgeschlossenen Daten aus.
Damit lassen sich bereits geprüfte Zeiträume klar von noch bearbeitbaren Daten abgrenzen.
Mischbetrieb: Terminal und Online-Buchungen kombinieren
TimeRecording unterstützt auch einen Mischbetrieb aus Online-Buchungen und stationärer Zeiterfassung. Mobile Mitarbeiter oder Mitarbeiter im Homeoffice können über den Browser buchen, während an festen Standorten beispielsweise ein oder mehrere ID800 Zeiterfassungsterminals eingesetzt werden.
Dabei lässt sich für jeden Anwender individuell festlegen, auf welchem Weg die Arbeitszeit erfasst werden soll. So können beispielsweise Mitarbeiter an einem festen Standort über ein Terminal buchen, während Außendienstmitarbeiter oder Mitarbeiter im Homeoffice ihre Zeiten über die Webanwendung erfassen.
Am Terminal erfolgt die Buchung mit einer zugewiesenen RFID-Karte oder einem RFID-Token. Für die Online-Zeiterfassung ist dagegen kein RFID-Medium erforderlich.
Alle Buchungen werden unabhängig von der Erfassungsart zentral in TimeRecording zusammengeführt. So können Unternehmen beispielsweise mit einer webbasierten Zeiterfassung starten und später ein Terminal ergänzen – oder bestehende Terminalstandorte um Online-Buchungen für mobile Mitarbeiter erweitern.
Das eignet sich besonders für Unternehmen, in denen ein Teil der Belegschaft an einem festen Standort und ein anderer Teil regelmäßig unterwegs oder im Homeoffice arbeitet.
Arbeitszeiten auswerten und weiterverarbeiten
Die in TimeRecording erfassten Daten können zentral geprüft und ausgewertet werden. Berichte und Auswertungen unterstützen dabei, Arbeitszeiten, Pausen, Abwesenheiten und Zeitkonten nachvollziehbar aufzubereiten.
Je nach betrieblichem Ablauf können diese Daten anschließend beispielsweise zur Vorbereitung der Lohnabrechnung oder für weitere interne Auswertungen genutzt werden.
TimeRecording ersetzt dabei keine Lohnabrechnungssoftware. Die Zeiterfassungsdaten können jedoch als Grundlage für nachgelagerte Prozesse dienen.
Support und Hilfen auf timerecording.com
Bei der Einrichtung und Nutzung von TimeRecording stehen verschiedene Hilfen zur Verfügung. Im Supportbereich finden Anwender FAQs, Anleitungen und Erklärfilme zu unterschiedlichen Funktionen.
Die Inhalte reichen von den ersten Schritten über Arbeitszeit- und Urlaubsmodelle bis hin zur Mitarbeiterverwaltung und zur Einrichtung des Zeiterfassungsterminals.
Zusätzlich stehen Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Videos zur Verfügung, beispielsweise zur Inbetriebnahme des ID800 oder zur Einrichtung der Online-Zugänge.
Bei weiteren Fragen kann über das Supportformular Kontakt mit unserem Support aufgenommen werden. Für Fragen zu zusätzlichen Terminals oder zur Erweiterung eines Abonnements steht unser Vertrieb unter sales@identsmart.com zur Verfügung.
Datenschutz bei mobiler Zeiterfassung
Bei der Arbeitszeiterfassung werden personenbezogene Daten verarbeitet. Deshalb spielen Datenschutz und ein kontrollierter Zugriff auf die erfassten Informationen auch bei einer mobilen Zeiterfassung eine wichtige Rolle.
Weiterführende und jeweils aktuelle Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten und zu den geltenden Regelungen finden sich in der Datenschutzerklärung, im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) einschließlich der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) sowie in den AGB von TimeRecording.
Fazit
Mit IDENTsmart TimeRecording können Arbeitszeiten auch dann erfasst werden, wenn Mitarbeiter nicht an einem festen Standort tätig sind. Online-Buchungen über den Browser ermöglichen eine flexible Zeiterfassung für Außendienst, Homeoffice und mobile Teams.
Fehlende oder fehlerhafte Buchungen können bei Bedarf ergänzt beziehungsweise korrigiert werden, während Änderungen über die Buchungshistorie nachvollziehbar bleiben. Bereits geprüfte Zeiträume lassen sich abschließen und vor versehentlichen nachträglichen Änderungen schützen.
Gleichzeitig lässt sich die browserbasierte Erfassung flexibel mit stationären ID800 Zeiterfassungsterminals kombinieren. Dabei kann für jeden Anwender individuell festgelegt werden, wie die Arbeitszeit erfasst wird.
Damit eignet sich TimeRecording sowohl für rein mobile Arbeitsmodelle als auch für Unternehmen, die feste Standorte und mobile Mitarbeiter in einem gemeinsamen System verwalten möchten.
Wer TimeRecording kennenlernen möchte, kann das System 60 Tage kostenlos testen.