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Seit Anfang der Pandemie hat sich die Arbeit im Unternehmen wesentlich verändert. In Büros, Fabrikhallen oder Kantinen geht es darum im Berufsalltag bestmöglich Abstand zu halten und Versammlungen zu vermeiden. Unternehmen müssten in diesen schwierigen Zeiten Maßnahmen ergreifen, um den Mitarbeitern bestmöglich zu schützen – durch zum Beispiel Schichtplanung oder Zutrittskontrollen.
Infektionsschutz ist ein zentrales Thema in Unternehmen geworden. Der Covid-19 Arbeitsschutzstandard des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales sieht verschiedene organisatorische Maßnahmen vor, die in den Bereich der Zeitwirtschaft, der Schichtplanung und der Zutrittskontrolle fallen.
Arbeitszeitgestaltung
Versetzter Arbeitsbeginn.
Damit die Beschäftigten Distanz halten können, ist nun die Arbeitszeitplanung gefordert. Es geht darum, Arbeitsbeginn und -ende sowie die Pausenzeiten der Beschäftigten so zu legen, dass es zu keinen großen Ansammlungen an den Eingängen, den Zeiterfassungsterminals sowie in den Umkleide- und Pausenräumen kommt. Solch komplexe Planungsaufgaben sind nur mithilfe einer professionellen Zeitwirtschaftslösung möglich.
Auch die Änderung im Arbeitszeitgesetz, durch die kurzfristig längere Schichten für systemrelevante Bereiche ermöglicht werden, Kurzarbeit oder ein durch Nachfrageschwankungen gesteigerter oder verminderter Personalbedarf lassen sich mit der passenden Zeiterfassungslösungen leichter planen und abbilden.
Ein digitales Arbeitszeitmanagement ist für die Unternehmen, die ihr Personal wirtschaftlich und gemäß den neuen Rahmenbedingungen sicher einsetzen wollen, von hoher Bedeutung. Die Nachfrage der Unternehmen nach professionellen Lösungen steigt.
Um zu vermeiden, dass Mitarbeiter und Besucher möglicherweise kontaminierte Flächen berühren, setzen immer mehr Unternehmen auf eine kontaktlose Zeiterfassung und Zutrittskontrolle. Das ist zum Beispiel über eine Umprogrammierung der Terminals möglich: Die Geräte werden so eingestellt, dass keine Tasten mehr gedrückt werden müssen und der Zugang allein durch die berührungslos funktionierende RFID-Karte gewährt wird. Eine andere Möglichkeit ist die Türöffnung und Zeiterfassung mit dem Smartphone. Ein dritter Trend geht dahin, biometrische Systeme zu nutzen, die keine Berührung erfordern. Das ist machbar, wenn die Unternehmen von Fingerprint-Readern auf die Authentifizierung per Face-ID, Handvenenerkennung oder Iris-Scan wechseln.
Allerdings gehört zum berührungslosen Zutritt nicht nur das geeignete System zur Identitätsfeststellung, sondern auch das automatische Öffnen von Türen. Müssen weiterhin Türklinken gedrückt werden, ist leicht eine Verbreitung von Viren möglich. In diesen Fällen kann das Unternehmen auf automatische Türöffner umrüsten oder alternativ an die Mitarbeiter sogenannte Hygienehaken verteilen, durch die der direkte Kontakt mit den Türklinken vermieden werden kann.
Auch diejenigen Mitarbeiter, die weiterhin im Homeoffice bleiben, sollten beim Zeitmanagement nicht außen vor bleiben. Für diese Personen bietet sich eine mobile Zeiterfassung an, mit der sie wahlweise mit dem PC, ihrem Laptop oder dem Smartphone ihre Arbeitszeiten buchen können. So ist sichergestellt, dass Mitarbeiter im Homeoffice ihre Arbeitszeiten regulär buchen können ohne zusätzlichen Aufwand für die Personalabteilung zu generieren.
Ein weiterer Vorteil eines mobilen Zeitwirtschaftssystems ist, dass die Mitarbeiter aus ihren Homeoffices auch Anwesenheitsübersichten einsehen und Benachrichtigungen erhalten können. Sie können über das System Urlaub beantragen und erhalten in der Regel schnell eine Genehmigung. Auch für die Führungskräfte bietet eine mobile Lösung zahlreiche Pluspunkte: Sie sehen auf ihrem mobilen Endgerät, wer im Büro und wer im Homeoffice arbeitet, wer Urlaub hat und ob die kritischen Funktionen im Unternehmen mit der benötigten Mitarbeiterzahl besetzt sind.
