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Ein verlässliches System zur Arbeitszeiterfassung wird für das Projekt- und Unternehmenscontrolling in Planungsbüros immer wichtiger. Kleinere Unternehmen oder Projekte mögen noch mit den Methoden der traditionellen Stundenerfassung auskommen. Doch spätestens ab einer bestimmten Größe und Komplexität verlieren Architekten schnell die Kontrolle über die Produktivität des Unternehmens.
Eine Arbeitszeiterfassung ist jetzt besonders relevant für Architekten. Im deutschsprachigem Raum gelten bereits einige Regelungen zur Arbeitszeiterfassung, welche durch das EuGH-Urteil verschärft wurden. Am 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) in Luxemburg die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung neu bestimmt. Laut der Regelung sollen Unternehmen in den EU-Mitgliedsstaaten ein verlässliches, objektives und zugängliches System zur täglichen Arbeitszeitmessung einführen. Dementsprechend sind Firmen gefordert, alle Arbeitszeiten, vom Beginn eines Arbeitstags bis zum Ende, inklusive Pausen und Überstunden, exakt nachzuweisen. So müssen unter anderem Arbeitszeiten von mehr als 48 Stunden/Woche und Arbeitszeiten an Sonn- und Feiertagen aufgezeichnet werden. Außerdem müssen Ruhezeiten eingehalten werden:
Nur so kann geprüft werden, ob die Regelungen zu Ruhezeiten und wöchentlicher Höchstarbeitszeit eingehalten werden. Neben den rechtlichen Aspekten gibt es noch weitere Gründe, die für eine Zeiterfassung im Planungsbüro sprechen.
Das EuGH-Urteil dient hauptsächlich dem Schutz der Arbeitnehmer. Somit lässt sich sicherstellen, dass zulässige Arbeitszeiten nicht überschritten werden.
Die Pflicht zur Eintragung der Arbeitszeit liegt beim Arbeitgeber. Allerdings kann die Zeiterfassung auch den Arbeitnehmern übertragen werden. In diesem Fall ist der Arbeitgeber ebenfalls dafür verantwortlich, dass alle Arbeitszeitbestimmungen eingehalten werden. Bei Verstoß drohen Strafmaßnahmen, die von Verwarnungen bis
Mit einem Zeiterfassungssystem werden die Arbeitsabläufe effizienter gestaltet. Die Erfassung der Arbeitszeit erfolgt mit einem Klick und wenn Arbeitszeiten live eingetragen werden spart man am Feierabend das mühsame Nachtragen der Stunden. Außerdem gibt es keine handgeschriebenen Zettel und ungepflegte Excel-Tabellen mehr – der Arbeitgeber erhält die Stundenzettel automatisch über das Zeiterfassungssystem. Monatsstundennachweise können auch per Klick erstellt und für die Ablage gespeichert werden. Arbeitgeber oder Teamleiter können die Auslastung der Mitarbeiter auf einen Blick einsehen. Dementsprechend kann der Einsatz der Mitarbeiter optimal geplant werden.
Zusätzlich beinhaltet ein digitales Zeiterfassungssystem einen Urlaubsplaner für das gesamte Team. Damit können Urlaubstage im Team gut geplant werden. Der Arbeitgeber oder Teamleiter sieht zudem auf einen Blick alle Abwesenheitstage und kann die Mitarbeiter dementsprechend optimal in den Projekten einsetzen.
Ein Zeiterfassungssystem für Architekten sollte eine Projektstundenerfassung ermöglichen. Damit können Stunden bestimmten Projekten und Tätigkeiten zugeordnet werden. Planer können somit ihre Stunden auf Leistungsphasen buchen oder als besondere Leistung erfassen. Bei der Beauftragung von Projekten mit einer Abrechnung auf Stundenbasis können Planungsbüros ihre Stunden nachvollziehbar auf das Projekt erfassen. Ebenso werden die Stunden bei besonderen Leistungen transparent gebucht. Die Stundenübersichten können nach Excel exportiert und der Rechnung beigefügt werden.
Handschriftliche Notizzettel, die verloren gehen oder Excel-Tabellen, die nicht ordentlich gepflegt oder abgelegt werden. Solche Datenverluste bzw. nicht mehr nachvollziehbare Aufzeichnungen können mit einer digitalen Zeiterfassung vermieden werden. Ein Zeiterfassungssystem bietet nicht nur eine geordnete Ablage, sondern auch ein Archiv. Für die interne Kalkulation des Stundenaufwands für ein Projekt kann auf alte vergleichbare Projekte zurückgegriffen werden.
Bei der Wahl des Zeiterfassungssystems sollte darauf geachtet werden, dass die Software die rechtlichen Anforderungen erfüllt: Beginn, Ende und Dauer müssen erfasst werden. Es sollte ebenfalls auf einen Blick ersichtlich sein, ob Ruhezeiten und maximale Arbeitszeiten eingehalten werden. Außerdem sollte man auch beachten, dass die Software auf den Arbeitsalltag der Architekten zugeschnitten ist. So können Zeiten auf Projekte und Leistungsphasen gebucht und Soll/Ist-Vergleiche zu Projekten nachvollzogen werden.
