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Armin Wachter

Armin Wachter

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Kostenlose Excel Vorlage zur Arbeitszeiterfassung 2024

Mit dieser kostenlosen Excel oder PDF Vorlage können Sie Ihre persönlichen Arbeitszeiten oder die Ihrer Mitarbeiter erfassen oder auch direkt ausdrucken und händisch aufzeichnen. Pausenzeiten können Sie ebenso eintragen und diese fließen in die Auswertung mit ein. Eine einfachere Lösung für Ihre Arbeitszeiterfassung finden Sie in unserer Produktübersicht.

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Welchen Nachteil haben Excel Vorlagen zur Arbeitszeiterfassung?

Mit unseren kostenlosen Excel Vorlagen zur Zeiterfassung ist es möglich, private oder berufliche Arbeitszeiten in einem Erfassungsblatt am PC einzutragen. Mit unserer Vorlage für Stundenzettel dokumentieren Sie jederzeit alle Arbeitsstunden und Überstunden. Mit Tools zur Excel Zeiterfassung kann man besonders einfach seine Arbeitszeit erfassen.

Unternehmen der EU-Mitgliedstaaten sind zukünftig gesetzlich verpflichtet, Arbeitszeiten sowie Pausen zu dokumentieren. Das Urteil fällte der Europäische Gerichtshof im Mai 2019.

Für kleine und mittelständische Unternehmen bietet IDENTsmart als Einstiegs-Lösung ein Starterkit, das, neben dem ID800 Zeiterfassungs-Terminal, 15 RFID Mitarbeiter-Stempel-Chipkarten/Keyring-Token und RFID-Admin-Token enthält. Für den Starterkit wird 1 Jahr Lizenz und Wartungskosten inkludiert. Das System kann je nach Bedarf auch mehrere Zeiterfassungsterminals bedienen. Über den Browser können Homeoffice Arbeitszeiten registrert werden und Mitarbeiter können auch im Aussendienst sich anmelden. Außerdem können länderspezifische Feiertage und Urlaubsverwaltung eingetragt werden. Die Monatsberichte werden als PDF zur Verfügung gestellt werden. Im Lieferumfang ist zudem ein Netzteil, Befestigungsmaterial für die Wandmontage und eine ausführliche Bedienungsanleitung enthalten. Das Starterkit ist jederzeit erweiterbar durch den Zukauf von Mitarbeiterkarten.

Wie wichtig sind Zeiterfassungssysteme?

Zeiterfassung heutzutage

Arbeitszeiterfassung ist für Unternehmen sehr wichtig. Sie ist ein grundlegendes Instrument für Kalkulation, Abrechnung und Controlling. Und sie deckt Verbesserungsmöglichkeiten für Prozesse und Ressourcenverteilung auf.

Ein Zeiterfassungssystem ist eine Unternehmenssoftware für die Personalverwaltung und Kundenauftragsverwaltung. In der Personalverwaltung werden mit einem Zeiterfassungssystem die Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter erfasst. In der Auftragsverwaltung werden die geleisteten Arbeiten im Rahmen von Kundenaufträgen oder internen Aufgaben eingetragen. Zur Arbeitszeiterfassung loggt sich ein Mitarbeiter zu Arbeitsbeginn in das Zeiterfassungssystem ein, registriert seine Arbeitspausen und loggt sich bei Dienstende aus.

 

In letzter Zeit haben digitale Zeiterfassungssysteme an Bedeutung gewonnen, insbesondere durch den neuen Zeiterfassungsbeschluss in Deutschland am 13. September 2022, indem das Bundesarbeitsgericht (BAG) die Verpflichtung zur systematischen Arbeitszeiterfassung entschieden hat. Somit sind Arbeitgeber verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer erfasst werden.

Ein Zeiterfassungssystem kann dazu beitragen, dass Organisationen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter genau erfassen und überwachen können, Überstunden vermeiden, gesetzliche Vorschriften einhalten und Transparenz in Bezug auf die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter gewährleisten. Es kann auch dazu beitragen, dass Organisationen Zeit und Kosten sparen, indem es automatisierte Arbeitszeiterfassung und -verwaltung ermöglicht.

Was sollte ein Zeiterfassungssystem können?

Ein Zeiterfassungssystem dokumentiert die Anwesenheit, geleistete Arbeitsstunden und erledigten Aufgaben der Mitarbeiter. Über Arbeitszeitprofile lassen sich die Arbeitszeit (Sollzeit), automatische Pausen, Kappungs- und Kernzeiten festlegen und den Mitarbeitern zuweisen. Die Erfassung der Arbeitszeiten durch den Mitarbeiter kann endgerätunabhängig online erfolgen und über stationäre Terminals, welche an verschiedenen Standorten installiert sind. Dienstliche Abwesenheiten (Dienstfahrten, Berufsschule, Fortbildung etc.) können, genauso wie Urlaub und Krankheit, erfasst und ausgewertet werden. Es ist daher ein wichtiges Hilfsmittel für die Personalführung, die Leistungserbringung und die Rechnungsstellung.

Ein effektives Zeiterfassungssystem sollte dementsprechend folgende Funktionen aufweisen:

1. Zeitmanagement: Die Möglichkeit, Arbeitszeiten zu erfassen, zu verwalten und zu analysieren, um Überstunden und Fehlzeiten zu vermeiden und die Effizienz der Mitarbeiter zu erhöhen.
2. Projektmanagement: Die Übersicht über alle aktuellen Projekte und den Stand der Arbeitszeiten, um Projektfortschritt und Ressourcenallokation zu überwachen.
3. Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung: Die Funktionalität, Urlaubstage, Krankheitszeiten und andere Fehlzeiten zu erfassen und zu verwalten, um Überstunden zu minimieren und den Personalbedarf zu planen.
4. Berichtswesen: Die Möglichkeit, detaillierte Berichte und Auswertungen über die Arbeitszeiten und dienstlichen Abwesenheiten zu erstellen, um Entscheidungen über Personalbedarf, Projekte und Lohnabrechnungen zu treffen.
5. Zugriffskontrolle: Eine sichere Zugriffskontrolle, um sensitive Daten zu schützen und die Integrität der erfassten Daten sicherzustellen.
6. Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche, die es den Mitarbeitern erleichtert, ihre Arbeitszeiten und Abwesenheiten einfach und schnell zu erfassen.

Welche Arten von Zeiterfassungssystemen gibt es?

Es gibt viele Arten von Zeiterfassungssystemen, die je nach Bedarf und Unternehmensgröße unterschiedlich geeignet sein können. Hier sind einige der gängigsten Arten:

  • Manuelle Zeiterfassung: Hierbei werden Arbeitszeiten auf Papier oder in einer Tabellenkalkulation erfasst.
  • Zeitstempeluhren: Hierbei werden Arbeitszeiten mittels einer Zeitstempeluhr erfasst, die an einer bestimmten Stelle im Unternehmen installiert ist.
  • Online-Zeiterfassungssysteme: Hierbei handelt es sich um webbasierte Systeme, bei denen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten von jedem Gerät aus erfassen können, das über eine Internetverbindung verfügt.
  • Mobile Zeiterfassung: Hierbei handelt es sich um Zeiterfassungssysteme, die auf mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets laufen.
  • Integrierte Zeiterfassungssysteme: Hierbei handelt es sich um Systeme, die Teil einer umfassenderen Softwarelösung (z.B. ERP-Systeme) sind und mit anderen Systemen wie Personalmanagement, Rechnungswesen und Projektmanagement integriert werden können.

 

Spätestens seit dem EUGH-Urteil im Mai 2019 ist die Nachfrage bezüglich Zeiterfassungssystemen enorm gestiegen. Unternehmen können mit dem passenden Zeiterfassungssystem ihr Personal einfacher einplanen und Mitarbeiter ihre Arbeitszeit flexibler gestalten und auch die gesetzlichen Vorschriften einhalten. Es ist wichtig, dass das ausgewählte Zeiterfassungssystem den Anforderungen des Unternehmens gerecht wird und alle Funktionen bereitstellt, die für eine effektive Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung benötigt werden.

Vorteile der digitale Zeiterfassung

  1. Digitale Zeiterfassung ist die modernste Form der Zeiterfassung. Es gibt verschiedene Verfahren, um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter digital zu erfassen: Terminals, Fingerprint, Software, Online- oder mobile Zeiterfassungssysteme.
  2. Digitale Zeiterfassungssysteme bieten viele Vorteile im Vergleich zu manuellen Prozessen:
  3. Ein entscheidender Vorteil der elektronischen Zeiterfassung besteht darin, dass sie alle erforderlichen Daten für die Entgeltabrechnung liefert. Die Daten können in die Entgeltabrechnungs-Software übertragen und weiterverarbeitet werden.
  4. Die Überstunden der Mitarbeiter werden automatisch geführt. Dadurch lassen sich Überstunden gezielt reduzieren. Auch sämtliche Fehlzeiten, wie z.B. Urlaubs- oder Krankheitstage, lassen sich über elektronische Zeiterfassungssysteme übersichtlich und einfach verwalten.
  5. Die Verwendung eines digitalen Zeiterfassungssystems kann Zeitersparnisse bringen, indem manuelle Prozesse automatisiert und vereinfacht werden.
  6. Mit einem digitalen Zeiterfassungssystem erhält man einen Überblick über die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter, was eine bessere Planung und Koordination ermöglicht.
  7. Digitale Zeiterfassungssysteme können zu Kosteneinsparungen führen, da sie manuelle Prozesse automatisieren und dadurch Zeitersparnisse bringen.
  8. Digitale Zeiterfassungssysteme können von jedem Gerät aus verwendet werden, was eine flexible Erfassung der Arbeitszeiten ermöglicht, auch von unterwegs oder von zu Hause aus.
  9. Insgesamt bieten digitale Zeiterfassungssysteme eine Vielzahl von Vorteilen gegenüber manuellen Prozessen und können eine wichtige Rolle spielen bei der Optimierung von Prozessen und Steigerung der Effizienz im Unternehmen.

Sie suchen nach einer einfacheren Lösung für Ihre Zeiterfassungen?

Gerne zeigen wir Ihnen, welche Möglichkeiten Sie bei der Verwaltung von Zeiterfassungen mit Timerecording haben:

  • Minutengenaue Abrechnung der Arbeitszeiten
  • Automatisierte Verfahren der Abrechnung
  • Optimierung einzelner Arbeitsprozesse
  • Entspricht der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht gemäß EuGh Urteil
  • Einfache Übergabe der Daten an den Steuerberater
  • Übersicht, Transparenz und Sicherheit bei der Arbeitszeiterfassung
  • Tägliche Information per E-Mail über fehlende Buchungen
  • Kostengünstiges Starterkit: Preise Zeiterfassungssystem