Mobile Zeiterfassung ohne App: Warum der Browser oft ausreicht

Wer Arbeitszeiten unterwegs erfassen möchte, denkt häufig zuerst an eine App auf dem Smartphone. Für eine mobile Zeiterfassung ist eine eigene App jedoch nicht zwingend erforderlich. Eine browserbasierte Lösung kann genauso einfach genutzt werden – ohne zusätzliche Installation und unabhängig vom verwendeten Endgerät.

IDENTsmart TimeRecording setzt deshalb auf eine Webanwendung. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten über den Browser auf dem Smartphone, Tablet, PC oder Laptop erfassen. Eine separate App für Android oder iOS ist nicht notwendig.

Mobile Zeiterfassung muss nicht automatisch App bedeuten

Für Mitarbeiter im Außendienst, auf Baustellen oder im Homeoffice geht es vor allem darum, Arbeitszeiten einfach und zuverlässig zu erfassen.

Dafür genügt bei TimeRecording ein internetfähiges Endgerät mit einem aktuellen Browser. Der Mitarbeiter meldet sich mit seinem persönlichen Zugang an und kann seine Arbeitszeit direkt buchen.

Der Vorteil: Es muss keine zusätzliche Anwendung installiert werden. Auch bei einem Gerätewechsel ist keine neue Einrichtung einer App erforderlich.

Keine Installation und keine unterschiedlichen App-Versionen

Bei einer browserbasierten Anwendung wird die Software zentral bereitgestellt. Aktualisierungen stehen dadurch automatisch zur Verfügung.

Unternehmen müssen nicht darauf achten, welche Version einer App auf den verschiedenen Smartphones installiert ist. Auch unterschiedliche Endgeräte sind kein Problem: Die Webanwendung kann beispielsweise über Smartphone, Tablet, PC oder Laptop genutzt werden.

Das ist besonders praktisch, wenn Mitarbeiter unterschiedliche oder wechselnde Geräte verwenden.

So funktioniert die mobile Buchung mit TimeRecording

Die Webbuchung kann für jeden Mitarbeiter individuell eingerichtet werden.

Der Account-Inhaber oder ein Administrator legt den Mitarbeiter zunächst in TimeRecording an und hinterlegt dessen E-Mail-Adresse. Anschließend erhält der Mitarbeiter eine Einladung und richtet seinen persönlichen Onlinezugang ein.
Ist die Webbuchung in den Stammdaten freigeschaltet, kann sich der Mitarbeiter über den Browser anmelden und seine Arbeitszeit erfassen. Die Buchungen werden direkt im gemeinsamen TimeRecording Account gespeichert und können dort von berechtigten Personen eingesehen und ausgewertet werden.

Eine zusätzliche Softwareinstallation auf dem Smartphone ist dafür nicht erforderlich.

Browserbuchung und Zeiterfassungsterminal lassen sich kombinieren

Nicht jeder Mitarbeiter eines Unternehmens muss seine Arbeitszeit auf die gleiche Weise erfassen.

Mitarbeiter an einem festen Standort können beispielsweise ein ID800 Zeiterfassungsterminal mit RFID-Karte oder RFID-Token nutzen. Außendienstmitarbeiter, Mitarbeiter auf Baustellen oder im Homeoffice können ihre Zeiten dagegen über den Browser buchen.
Für jeden Anwender kann in TimeRecording individuell festgelegt werden, ob die Zeiterfassung am Terminal, über die Webanwendung oder über beide Wege möglich ist. Ein Mitarbeiter kann also beispielsweise im Büro am Terminal buchen und unterwegs zusätzlich die Webbuchung nutzen.

Alle Buchungen werden anschließend im selben TimeRecording Account zusammengeführt.

Gerade für Unternehmen mit unterschiedlichen Arbeitsplätzen entsteht so eine flexible Kombination aus stationärer und mobiler Zeiterfassung.

Weniger Abhängigkeit vom Smartphone

Eine eigene App kann – abhängig von ihren Funktionen – zusätzliche Berechtigungen auf dem Smartphone benötigen. Bei einer browserbasierten Zeiterfassung bleibt der Zugriff dagegen auf die Funktionen beschränkt, die tatsächlich für die Nutzung erforderlich sind.

Damit bleibt die mobile Zeiterfassung technisch schlank und beschränkt sich auf die Daten, die für die eigentliche Arbeitszeiterfassung benötigt werden.

Praktisch bei wechselnden oder privaten Geräten

Gerade im Außendienst oder auf Baustellen können sich die verwendeten Geräte ändern. Ein Smartphone wird ausgetauscht, ein Mitarbeiter verwendet vorübergehend ein anderes Gerät oder greift über ein Tablet oder Notebook auf die Zeiterfassung zu.

Bei einer Webanwendung bleibt der Ablauf gleich: Browser öffnen, anmelden und Arbeitszeit erfassen.

Auch bei der Nutzung privater Geräte kann das von Vorteil sein, da keine zusätzliche Unternehmens-App installiert werden muss. Welche Regeln für private Endgeräte gelten, sollte das Unternehmen unabhängig davon intern festlegen.

Datenschutz bleibt wichtig

Auch bei einer browserbasierten Lösung handelt es sich bei Arbeitszeitdaten um personenbezogene Daten. Unternehmen sollten deshalb unter anderem festlegen, welche Daten erfasst werden, wer darauf zugreifen darf und wie lange sie gespeichert werden. Mitarbeiter sollten zudem darüber informiert werden, zu welchem Zweck ihre Daten verarbeitet werden.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei der Zeiterfassung finden Sie in unserem ausführlichen Ratgeber.

Diese Anforderungen gelten unabhängig davon, ob Arbeitszeiten über ein Zeiterfassungsterminal, eine App oder einen Browser erfasst werden.

Eine browserbasierte Lösung kann jedoch dazu beitragen, die mobile Zeiterfassung technisch einfach zu halten und auf Funktionen zu verzichten, die für die eigentliche Arbeitszeiterfassung nicht benötigt werden.

Support und Einrichtung

Im Supportbereich von TimeRecording finden Administratoren und Mitarbeiter weitere Informationen zur Einrichtung und Nutzung der Webbuchung.

Dort wird unter anderem erklärt, wie Mitarbeitern ein Onlinezugang eingerichtet und die Buchung über den Browser aktiviert wird. Ergänzend stehen weitere FAQs und Erklärfilme zu den Funktionen von TimeRecording zur Verfügung.

Fazit: Mobile Zeiterfassung funktioniert auch ohne App

Für die mobile Arbeitszeiterfassung ist nicht zwingend eine eigene Smartphone-App erforderlich.

Mit IDENTsmart TimeRecording können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten direkt über den Browser eines internetfähigen Endgeräts erfassen. Eine zusätzliche Installation entfällt, unterschiedliche Geräte können genutzt werden und Aktualisierungen stehen zentral zur Verfügung.

Gleichzeitig lässt sich die Webbuchung mit stationären ID800 Zeiterfassungsterminals kombinieren. So können Unternehmen für unterschiedliche Mitarbeitergruppen den passenden Weg zur Zeiterfassung nutzen und trotzdem alle Buchungen zentral in einem gemeinsamen System verwalten.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar.