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Eine Personalzeiterfassung ist eine schnell einzurichtende, einfach zu bedienende Zeiterfassung für Mitarbeiter durch Erfassungsgeräte und wird innerhalb der Betriebswirtschaft thematisch dem Personalwesen zugeordnet.
Personalzeiterfassungssysteme werden eingesetzt, um zu erfassen und zu überwachen, wann Mitarbeiter ihre Arbeit beginnen und beenden. Ein Zeiterfassungssystem ermöglicht es einem Arbeitgeber, die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter sowie deren verspätetes Eintreffen, verfrühtes Verlassen, Pausenzeiten und Fehlzeiten zu überwachen. Es hilft auch, die Arbeitskosten zu kontrollieren, indem es Überzahlungen reduziert, die oft dadurch entstehen, dass Mitarbeiter für Zeiten bezahlt werden, in denen sie nicht arbeiten. Außerdem können Personalzeiterfassungssysteme eingesetzt werden, um die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften zum Nachweis der Anwesenheit zu gewährleisten.Das Ende der unbezahlten Überstunden
Die entsprechenden gesetzlichen Bestimmungen sind im Dienstvertrag im Bürgerlichen Gesetzbuch festgelegt. Weitergehende Vereinbarungen im Arbeitsvertrag sind möglich. Nach dem Urteil der Europäische Gerichtshof (EuGH) am 14. Mai 2019 wurde in Luxemburg die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung neu bestimmt. Laut der Regelung sollen Unternehmen in den EU-Mitgliedsstaaten ein verlässliches, objektives und zugängliches System zur täglichen Arbeitszeitmessung einführen. Dementsprechend sind die Firmen gefordert, alle Arbeitszeiten, vom Beginn eines Arbeitstags bis zum Ende, inklusive Pausen und Überstunden exakt nachzuweisen.
Was bedeutet das EuGH-Urteil für Arbeitgeber in Deutschland? Alle Unternehmen müssen ein Zeiterfassungssystem einführen. Obwohl das deutsche Arbeitszeitgesetz noch nicht entsprechend geändert wurde, existiert laut eines Urteils des Arbeitsgerichts Emden bereits jetzt die Pflicht zur Einrichtung eines Arbeitszeiterfassungssystems.
Analoge Zeiterfassung
Arbeitsstunden werden durch eine Stundenzettel oder eine Stechuhr erfasst. Die Arbeitnehmer schreiben ihre Stunden oft selbst auf.
Elektronische Zeiterfassung
Erfassung der Arbeitsstunden durch Terminals via Chipkarte, NFC-Technologie, Fingerabdruck oder Gesichtserkennung.
Via RFID-Chip: funktioniert kontaktlos, als Token oder Scheckkarte.
Via Fingerabdruck und Gesichtserkennung: modernste Art der Zeiterfassung, keine Speicherung von biometrischer Bilder.
Mobile und browserbasierte Zeiterfassung
Die mobile Zeiterfassung kommt dann zum Einsatz, wenn Mitarbeitende während der Arbeit unterwegs sind. Beispielsweise Handwerker oder Beschäftigte im Außendienst. Die Zeiterfassung kann dann über ein mobiles Endgerät in App- und Cloudlösungen erfasst werden. Die Zeiterfassung kann online vom Mitarbeiter selbstständig übernommen werden. Die mobile und webbasierte Zeiterfassung mittels SaaS-Lösungen (Software as a Service) ist immer an eine funktionierende Internetverbindung gebunden, hat aber den Vorteil, dass keine eigenen IT-Fachkräfte zur Wartung benötigt werden.
Zeiterfassungssystem in Kombination mit Zugangskontrolle
Bei dieser Kombination wird die Zeit für die Angestellten erfasst, die Zutritt zu dem bestimmten Bereich haben. Beide Systeme sind miteinander verbunden.
Eine moderne und flexible Zeiterfassung heißt nicht automatisch Überwachung der Mitarbeiter. Stattdessen bieten Arbeitgeber ihrem Personal eine neue Form des Vertrauens, indem sie ihren Angestellten die eigenverantwortliche Zeiterfassung im Employee Self Service (ESS) übergeben.
Der Mitarbeiter loggt sich beim Betreten des Firmengebäudes mit seiner Chipkarte ein und der Arbeitsbeginn ist registriert. Alternativ kann die Zeiterfassung auch an einen Computer oder ein Kassenterminal gekoppelt sein. Sobald der Mitarbeiter sein System hochfährt, beginnt die Arbeitszeit zu laufen.
Der Begriff Arbeitszeiterfassung umfasst sämtliche Möglichkeiten, die täglichen Arbeitszeiten von Arbeitnehmenden in der diese ihrer vertraglich geschuldeten Arbeitspflicht nachkommen müssen so exakt wie möglich zu dokumentieren.
