Resturlaub-Verfall zum Jahresende: Fristen und Ausnahmen

Wenn sich das Kalenderjahr dem Ende nähert, stellt sich in vielen Unternehmen die gleiche Frage: Was passiert mit Urlaubstagen, die noch nicht genommen wurden? Verfallen diese automatisch am 31. Dezember oder können Beschäftigte ihren Resturlaub ins neue Jahr mitnehmen?

Das Bundesurlaubsgesetz gibt dafür klare Regeln vor. Allerdings gibt es wichtige Ausnahmen, und auch Arbeitgeber müssen bestimmte Pflichten erfüllen, bevor Urlaubsansprüche verfallen können.

Grundregel: Verfall zum 31.12., Übertragungsfrist bis 31.03.
Ausnahmen: dringende betriebliche Gründe, Krankheit, Mutterschutz/Elternzeit
Hinweispflicht des Arbeitgebers als Voraussetzung für Verfall
Praxis: rechtzeitige Erinnerung im System dokumentieren
Resturlaub aus mehreren Vorjahren: was gilt

Gerade für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist es deshalb wichtig, den Überblick über offene Urlaubstage zu behalten. Eine digitale Zeiterfassung wie IDENTsmart TimeRecording kann dabei helfen, Urlaubsansprüche zu verwalten, Resturlaub frühzeitig zu erkennen und die Urlaubsplanung übersichtlicher zu gestalten.

Wann verfällt Resturlaub?

Nach § 7 Absatz 3 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) muss der Jahresurlaub grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Stichtag ist somit der 31. Dezember.

Eine Übertragung ins Folgejahr ist möglich, wenn dringende betriebliche oder persönliche Gründe vorliegen. Dazu gehören beispielsweise:

Betriebliche Gründe: Ein unerwartet hohes Arbeitsaufkommen, personelle Engpässe oder andere dringende betriebliche Erfordernisse, die verhindern, dass Beschäftigte ihren Urlaub nehmen können.
Persönliche Gründe: Insbesondere eine Erkrankung, durch die Beschäftigte ihren Urlaub nicht wie geplant nehmen können.

Wird Urlaub aus solchen Gründen übertragen, muss er grundsätzlich innerhalb der ersten drei Monate des Folgejahres genommen werden. Die reguläre Übertragungsfrist endet damit am 31. März.
Ein Beispiel: Resturlaub aus dem Jahr 2026 muss bei einer zulässigen Übertragung grundsätzlich bis zum 31. März 2027 genommen werden. Abweichende Regelungen können sich aus Tarifverträgen, Arbeitsverträgen oder Betriebsvereinbarungen ergeben. Diese können beispielsweise längere Übertragungsfristen vorsehen.

Warum Resturlaub nicht automatisch verfällt

Auch wenn das Bundesurlaubsgesetz feste Fristen vorsieht, bedeutet das nicht, dass offene Urlaubstage automatisch am Jahresende oder zum 31. März verfallen.

Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts müssen Arbeitgeber ihre Beschäftigten rechtzeitig und konkret über bestehende Urlaubsansprüche informieren.

Dabei sind zwei Punkte entscheidend:
Aufforderungspflicht: Arbeitgeber müssen ihre Beschäftigten ausdrücklich dazu auffordern, den noch offenen Urlaub rechtzeitig zu nehmen.
Hinweispflicht: Gleichzeitig müssen sie deutlich darauf hinweisen, dass nicht genommene Urlaubstage unter bestimmten Voraussetzungen verfallen können.

Ein allgemeiner Hinweis wie „Bitte denken Sie daran, Ihren Resturlaub zu nehmen“ genügt dafür in der Regel nicht. Stattdessen sollten Beschäftigte individuell über ihren Urlaubsanspruch und die geltenden Fristen informiert werden. Nur wenn der Arbeitgeber seinen Pflichten nachkommt und die Beschäftigten ihren Urlaub dennoch freiwillig nicht nehmen, kann dieser grundsätzlich verfallen.

So erfüllen Arbeitgeber ihre Hinweispflichten

Für Unternehmen empfiehlt es sich, die Urlaubsplanung frühzeitig und regelmäßig zu überprüfen.
Bereits zu Jahresbeginn sollten Beschäftigte über ihren Urlaubsanspruch, die geltenden Fristen und einen möglichen Verfall informiert werden. Im weiteren Jahresverlauf ist es sinnvoll, die offenen Urlaubstage regelmäßig zu kontrollieren.
Spätestens im Herbst empfiehlt sich eine zusätzliche Erinnerung an Beschäftigte, die noch größere Urlaubsansprüche haben. So bleibt ausreichend Zeit, um Urlaubswünsche mit den betrieblichen Anforderungen abzustimmen.

Ein individueller Hinweis könnte beispielsweise so aussehen:
„Sie haben aktuell noch acht Urlaubstage aus dem Jahr 2026 offen. Bitte planen und beantragen Sie diese rechtzeitig, damit Sie Ihren Urlaub bis zum 31. Dezember 2026 nehmen können. Andernfalls kann Ihr Urlaubsanspruch zum Jahresende verfallen, sofern keine gesetzlichen oder vertraglichen Ausnahmen vorliegen.“

Solche Hinweise sollten möglichst schriftlich erfolgen, beispielsweise per E-Mail. So können Arbeitgeber später nachvollziehen, wann und wie die Beschäftigten informiert wurden.
Wichtig ist außerdem, dass die Beschäftigten ihren Urlaub auch tatsächlich nehmen können. Eine rechtzeitige Aufforderung allein genügt nicht, wenn der Arbeitgeber den Urlaub anschließend ohne ausreichenden Grund verweigert.

Welche Ausnahmen gelten beim Urlaubsverfall?

Nicht in jeder Situation gelten die üblichen Fristen zum 31. Dezember oder 31. März. Besonders bei längerer Krankheit, Elternzeit oder beim Ausscheiden aus einem Unternehmen müssen zusätzliche Regelungen beachtet werden.

Langzeiterkrankung
Können Beschäftigte ihren Urlaub wegen einer länger andauernden Erkrankung nicht nehmen, bleibt der gesetzliche Urlaubsanspruch grundsätzlich über das Jahresende und den 31. März hinaus bestehen.
Bei fortdauernder Arbeitsunfähigkeit kann dieser Anspruch jedoch nach 15 Monaten ab Ende des Urlaubsjahres verfallen. Für Urlaub aus dem Jahr 2026 wäre das grundsätzlich der 31. März 2028.
Dabei kommt es auch darauf an, wann die Erkrankung begonnen hat:
War ein Beschäftigter bereits zu Beginn des Urlaubsjahres arbeitsunfähig und blieb dies durchgehend, kann der Urlaubsanspruch nach 15 Monaten auch ohne vorherigen Hinweis des Arbeitgebers verfallen.
Hat der Beschäftigte dagegen zunächst noch gearbeitet, muss der Arbeitgeber grundsätzlich seine Aufforderungs- und Hinweispflichten rechtzeitig erfüllt haben. Eine Ausnahme kann bestehen, wenn die Erkrankung so früh eintrat, dass dies tatsächlich nicht möglich war.

Elternzeit
Auch während der Elternzeit gelten besondere Bestimmungen.
Arbeitgeber können den Jahresurlaub für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um ein Zwölftel kürzen. Diese Kürzung erfolgt allerdings nicht automatisch. Außerdem gilt sie nicht, wenn Beschäftigte während der Elternzeit bei demselben Arbeitgeber in Teilzeit arbeiten.
Noch vorhandener Urlaub aus der Zeit vor der Elternzeit bleibt grundsätzlich bestehen und muss nach der Rückkehr im laufenden oder im nächsten Urlaubsjahr gewährt werden.

Schwerbehinderung
Schwerbehinderte Beschäftigte haben bei einer Fünftagewoche Anspruch auf fünf zusätzliche Urlaubstage pro Jahr. Bei einer anderen Verteilung der Arbeitstage wird der Zusatzurlaub entsprechend angepasst.
Auch dieser gesetzliche Zusatzurlaub muss bei der Urlaubsplanung und der Prüfung möglicher Verfallsfristen berücksichtigt werden.

Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Endet ein Arbeitsverhältnis und bestehen noch Urlaubsansprüche, weil der Urlaub nicht mehr genommen werden kann, müssen diese grundsätzlich ausgezahlt werden.
Auch hier ist entscheidend, welche Urlaubsansprüche zum Zeitpunkt des Ausscheidens tatsächlich noch bestehen.

Wie IDENTsmart TimeRecording bei der Urlaubsverwaltung hilft

Gerade in kleineren Unternehmen wird Resturlaub häufig noch über Excel-Tabellen, Papierlisten oder separate Kalender verwaltet. Das kann schnell unübersichtlich werden, besonders wenn Beschäftigte unterschiedliche Urlaubsansprüche oder Arbeitszeitmodelle haben.

Mit IDENTsmart TimeRecording lassen sich Urlaubsansprüche und Abwesenheiten zentral verwalten. Individuelle Urlaubsmodelle ermöglichen es, unterschiedliche Urlaubsansprüche zu hinterlegen und die entsprechenden Urlaubskonten übersichtlich zu verwalten.
Besonders praktisch sind die Einstellungsmöglichkeiten für den Resturlaub:

Übertragung von Resturlaub: Im Urlaubsmodell kann festgelegt werden, ob und in welchem Umfang verbleibende Urlaubstage ins nächste Kalenderjahr übertragen werden.
Verfall von Resturlaub: Auch der Zeitpunkt, zu dem übertragene Urlaubsansprüche verfallen sollen, lässt sich konfigurieren. Ein entsprechender Verfall wird im Dashboard und in den Berichten ausgewiesen.
Übersichtliche Urlaubskonten: Bereits genommene Urlaubstage und verbleibende Ansprüche sind nachvollziehbar dargestellt. Dadurch erkennen Personalverantwortliche frühzeitig, bei welchen Beschäftigten noch Resturlaub offen ist.

Zusätzlich können weitere Abwesenheiten, beispielsweise Krankheitstage, erfasst und in den entsprechenden Auswertungen berücksichtigt werden.
Wichtig ist dabei: Die Einstellungen zur Übertragung und zum Verfall von Resturlaub müssen den jeweiligen arbeitsrechtlichen Voraussetzungen entsprechen. Die Software kann nicht selbst beurteilen, ob ein Urlaubsanspruch im Einzelfall tatsächlich verfallen darf.

Die Verantwortung für die Prüfung der gesetzlichen Vorgaben sowie für die notwendigen Hinweise an die Beschäftigten bleibt beim Arbeitgeber.

Checkliste: Resturlaub zum Jahresende richtig organisieren

Mit einigen einfachen Maßnahmen können Unternehmen verhindern, dass offene Urlaubsansprüche erst kurz vor Jahresende auffallen:

Urlaubsansprüche frühzeitig mitteilen: Beschäftigte möglichst zu Jahresbeginn über ihren Anspruch und die geltenden Fristen informieren.
Resturlaub regelmäßig kontrollieren: Offene Urlaubstage im Laufe des Jahres überprüfen und rechtzeitig in die Personalplanung einbeziehen.
Individuell erinnern: Beschäftigte mit verbleibendem Resturlaub rechtzeitig schriftlich dazu auffordern, ihren Urlaub zu nehmen und auf einen möglichen Verfall hinweisen.
Übertragungen prüfen: Bei nicht genommenem Urlaub klären, ob eine Übertragung ins Folgejahr erforderlich oder zulässig ist.
Sonderfälle berücksichtigen: Insbesondere bei Langzeiterkrankungen, Elternzeit oder individuellen vertraglichen Regelungen die geltenden Fristen prüfen.
Hinweise dokumentieren: Aufforderungen und Informationen nachvollziehbar aufbewahren, um die Erfüllung der Arbeitgeberpflichten belegen zu können.

Fazit

Resturlaub muss grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Eine Übertragung ins Folgejahr ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich, wobei in der Regel der 31. März als Frist gilt.
Für Arbeitgeber ist vor allem entscheidend, ihre Beschäftigten rechtzeitig über offene Urlaubsansprüche und mögliche Verfallsfristen zu informieren. Gleichzeitig müssen Ausnahmen und individuelle Besonderheiten berücksichtigt werden.
Mit einer strukturierten Urlaubsverwaltung lassen sich offene Ansprüche frühzeitig erkennen und unnötige Schwierigkeiten zum Jahresende vermeiden. IDENTsmart TimeRecording unterstützt Unternehmen dabei mit übersichtlichen Urlaubskonten, individuellen Urlaubsmodellen und konfigurierbaren Einstellungen für die Übertragung und den Verfall von Resturlaub.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar.