urlaubsanspruch und zeiterfassung in deutschland
Armin Wachter

Armin Wachter

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Urlaubsanspruch und Zeiterfassung in Deutschland (ähnlich in Österreich)

Jede einzelne Person, die beschäftigt ist, benötigt Erholungszeit. Ein Großteil der Angestellten hat eine 5-tägige Arbeitswoche, gefolgt von einer 2-tägigen Ruhezeit. Außerdem sind jährlich 4 Wochen Erholungsurlaub für abhängig Beschäftigte vorgesehen. Im Grunde steht allen Angestellten in Deutschland das Recht an der im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) und im Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) vorgegebener Anzahl an Urlaubstagen zu. Darüber hinaus kann im Arbeitsvertrag ein höherer Urlaubsanspruch vereinbart werden. Entscheidend ist, dass der Arbeitgeber die Vorgaben des Bundesurlaubsgesetzes oder des Jugendarbeitsschutzgesetzes nicht unterschreitet.

Inhaltsverzeichnis

Gesetzliche Grundlage:
Was regelt das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG)?

Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) besagt, dass jeder Arbeitnehmer in Deutschland Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub hat und legt den Mindestanspruch fest. Das Bundesurlaubsgesetz gilt für Arbeiter, Angestellte, Auszubildende und für sogenannte arbeitnehmerähnliche Personen. Damit sind selbstständige Unternehmer gemeint, die zwar in ihren Entscheidungen nicht durch einen Arbeitgeber weisungsgebunden sind, aber von einem Auftraggeber wirtschaftlich abhängig. Da in Deutschland bis heute der Samstag als Werktag gilt, sieht das Gesetz mindestens 24 Werktage pro Jahr als bezahlten Urlaubsanspruch vor, sodass generell gilt: Ein Mitarbeiter hat das Recht auf mindestens 4 Wochen bezahlten Urlaub.

Der tatsächliche Mindesturlaubsanspruch richtet sich nach der Länge der Arbeitswoche:

  • Sechstagewoche: mindestens 24 Urlaubstage
  • Fünftagewoche: mindestens 20 Urlaubstage

Erst nach einer sechsmonatigen Zugehörigkeit zum Unternehmen hat man den vollen Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub. Zudem ist im Bundesurlaubsgesetz geregelt, unter welchen Voraussetzungen nicht in Anspruch genommene Urlaubstage in das Folgejahr übertragen werden können und wie Urlaubsansprüche beim Ausscheiden aus dem Betrieb zu behandeln sind.

Wo sind Regeln für den Urlaubsanspruch festgehalten?

Im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) wird ausschließlich der gesetzlich vorgeschriebene Urlaubsmindestanspruch für Arbeitnehmer geregelt. Ergänzende Regelungen können den Urlaubsanspruch erweitern und auch Vorgaben für den im Bundesurlaubsgesetz nicht geregelten Sonderurlaub enthalten. Solche Regelungen können sich ergeben aus:

  • Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG)
  • Arbeitsvertrag
  • Tarifvertrag
  • Betriebsvereinbarung
  • Sozialgesetzbuch (SGB IX)

Sonderregelungen für Minderjährige:
Was regelt das Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG)?

Das Jugendarbeitsschutzgesetz regelt die Beschäftigung von Kindern und Jugendlichen. Als Kinder im Sinne des Gesetzes gelten Menschen bis zu einem Alter von einschließlich 14 Jahren, als Jugendliche gelten 15- bis 17-Jährige. Das Gesetz enthält unter anderem Vorschriften zur zulässigen Tages- und Wochenarbeitszeit, zum Anspruch auf Urlaub, zur ärztlichen Erstuntersuchung sowie zum Besuch der Berufsschule in einer dualen Ausbildung.

Der tatsächliche Mindesturlaubsanspruch richtet sich nach der Alter der Arbeitnehmer:

  • mindestens 30 Werktage, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahrs noch nicht 16 Jahre alt ist,
  • mindestens 27 Werktage, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahrs noch nicht 17 Jahre alt ist,
  • mindestens 25 Werktage, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahrs noch nicht 18 Jahre alt ist.

Welchen Urlaubsanspruch gibt es bei Teilzeitarbeit oder geringfügiger Beschäftigung?

Mitarbeiter die in Teilzeit arbeiten haben den gleichen Urlaubsanspruch wie Mitarbeiter in Vollzeit. Der Urlaubsanspruch berechnet sich nämlich anhand der geleisteten Arbeitstage und nicht nach geleisteten Arbeitsstunden. Daraus folgt, dass jemand, der trotz einer verkürzten Anzahl an Arbeitsstunden pro Tag jeden Werktag arbeitet auch den gleichen Urlaubsanspruch hat wie jemand in Vollzeit. Entscheidend ist also, an wie vielen Tagen in der Woche gearbeitet wird. Somit reduziert sich der Urlaubsanspruch für den Mitarbeiter in Teilzeit erst, wenn dieser nicht an jedem Werktag arbeitet. Der Anspruch wird dann anhand der tatsächlichen Arbeitstage berechnet.

Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter in einem Betrieben mit normalerweise 6 Arbeitstagen pro Woche seine reduzierten Arbeitsstunden ebenfalls an 6 Tagen pro Woche leistet, stehen ihm ebenso viele Urlaubstage zu wie den Vollzeitmitarbeitern. Entsprechend gilt dies in Betrieben mit einer Fünftagewoche, wenn die Teilzeitarbeit ebenfalls auf 5 Tage verteilt ist. Anders sieht es anders aus, wenn der Beschäftigte hingegen nur 3 Tagen pro Woche arbeitet. In diesem Fall sind 3 Urlaubstage für eine ganze Urlaubswoche genügend. Damit reduziert sich der gesetzlich vorgegebene Mindesturlaubsanspruch auf 12 Tage, die zusammen einen Jahresurlaub von 4 Wochen ergeben.

 

Als Berechnungsgrundlage für den Anspruch dient die folgende Formel:

(Urlaubsanspruch Vollzeit x Arbeitstage des Teilzeitmitarbeiters pro Woche) /
übliche Arbeitstage pro Woche in Vollzeit

Beispiel:

  • Vereinbart ist eine fünftägige Arbeitswoche
  • Zudem wurden im Arbeitsvertrag 28 Tage Jahresurlaub festgelegt
  • Ein Arbeitnehmer der in Teilzeit beschäftigt ist arbeitet an drei Tagen in der Woche
  • In der Berechnung ergibt sich: 28 : 5 x 3 = 16,8
  • In diesem Fall ist aufzurunden und der Mitarbeiter bekommt volle 17 Tage bezahlten Erholungsurlaub

Welchen Urlaubsanspruch gibt es bei Schichtarbeit?

Bei Schichtarbeit können auch Sonn- und Feiertage als Werktage zählen. In einem entsprechenden Schichtbetrieb müssen beschäftigte Arbeitnehmer dann für einen freien Tag an Sonn- oder Feiertagen ebenso einen Urlaubstag einsetzen wie an einem normalen Wochentag. Beginnt eine Schicht an einem Tag und endet erst am Folgetag, sind 2 Urlaubstage anzusetzen. Da Arbeitnehmer, die an mehr als 5 Tagen pro Woche arbeiten und im Schichtdienst tätig sind, mehr Urlaubstage einsetzen müssen als Arbeitnehmer mit einer regulären Fünftagewoche, müssen sie einen höheren Urlaubsanspruch erhalten. Nur so kommen sie auf den nötigen gesetzlichen oder einen dem der regulär Beschäftigten gleichwertigen Urlaubsanspruch.

Als Berechnungsgrundlage für den Anspruch dient die folgende Formel:

(Urlaubstage x Arbeitstage mit abweichender Verteilung pro Jahr) /
Arbeitstage pro Jahr mit einer Fünftagewoche

Gelten Heiligabend und Silvester als halbe Urlaubstage?

Das Bundesurlaubsgesetz kennt nur ganze Urlaubstage, zudem gelten Heiligabend und Silvester rein rechtlich als normale Werktage. Arbeitnehmer, die an diesem Tag freihaben möchten, müssen einen ganzen Tag Urlaub investieren. Andere Regeln gelten nur, wenn vertraglich andere Vereinbarungen getroffen wurden. Abweichende Regelungen können sich aus folgenden Gründen ergeben:

  • Arbeitsvertrag
  • Tarifvertrag
  • Betriebsvereinbarung
  • Betriebliche Übung

Geben Arbeitgeber ihren Mitarbeitern in 3 aufeinanderfolgenden Jahren an Heiligabend und/oder Silvester ganz oder teilweise frei, ohne einen Vorbehalt zu erklären, dürfen die Angestellten von einer sogenannten „betrieblichen Übung“ ausgehen. Dann müssen diese freien Tage grundsätzlich weiterhin gewährt werden.

Urlaubsanspruch bei Kündigung

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses im laufenden Jahr ist für die Berechnung des restlichen Urlaubs entscheidend, ob der Angestellte in der ersten oder aber der zweiten Jahreshälfte ausscheidet.

Beendigung Arbeitsverhältnis bis einschließlich 30. Juni

Endet ein Arbeitsverhältnis innerhalb der ersten Jahreshälfte, so steht dem Beschäftigten ein Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Beschäftigungsmonat zu. Die gesetzliche Regelung hierzu ist in § 5 Abs. 1 Buchst. c Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) verankert.

Beendigung Arbeitsverhältnis ab dem 1. Juli

Bei Ausscheiden des Arbeitnehmers in der zweiten Jahreshälfte findet die Zwölftel-Regelung keine Anwendung. Der Mitarbeiter hat vielmehr einen Anspruch auf den vollen gesetzlichen Mindesturlaub. Ob darüber hinaus der im Arbeitsvertrag vereinbarte Zusatzurlaub angerechnet werden kann, hängt von den einzelvertraglichen Regelungen ab. Oft wird im Arbeitsvertrag eine Regelung mit aufgenommen, nach welcher der Urlaub im Jahr, in dem der Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet, nur anteilig gewährt werden soll. Diese vertragliche Regelung wird auch als “pro rata temporis”-Klausel bezeichnet. Hier gilt jedoch stets das Günstigkeitsprinzip: Wird seitens des Arbeitgebers neben dem gesetzlichen Mindesturlaub die Zwölftel-Regelung angewendet, so darf diese nicht dazu führen, dass der gesetzliche Mindestanspruch unterschritten wird.

Wann verfällt der Urlaub?

Das Europarecht und das Bundesarbeitsgericht lassen Urlaub nicht mehr verfallen.

Das Bundesarbeitsgericht hat am 19. Februar 2019 entschieden, dass Arbeitgeber ihre Beschäftigten nachweislich auffordern müssen noch nicht beantragten Urlaub zu nehmen. Die Unternehmen haben die Pflicht ihre Mitarbeiter darauf hinzuweisen, dass ihre Urlaubstage sonst verfallen. Noch nicht geklärt ist, ob der Urlaubsanspruch verjährt.

Der Europäische Gerichtshof hat bereits am 6. November 2018 entschieden, dass Urlaubsansprüche nicht ohne weiteres durch Zeitablauf verfallen können, nur weil der Arbeitnehmer keinen Urlaubsantrag gestellt hat. Nach dem EuGH ist ein Arbeitgeber verpflichtet den Arbeitnehmer rechtzeitig, ausdrücklich und unter Hinweis auf den drohenden Verfall bestehender Urlaubsansprüche hinzuweisen.
Wenn dieser ausdrückliche Hinweis nachweislich erfolgt ist und der Arbeitnehmer dennoch keinen Urlaubsantrag stellt, darf der Arbeitgeber sich nach Ablauf des Kalenderjahres bzw. der Übertragungsfrist auf den Verfall der Ansprüche berufen, da der Arbeitnehmer dann bewusst und freiwillig auf den Urlaub verzichtet hat. Nur unter diesen Voraussetzungen tritt bei nicht rechtzeitiger Beantragung der Verfall ein.

Wann spricht man von Sonderurlaub?

In bestimmten Fällen kann zusätzlich zum gesetzlichen Urlaubsanspruch auch Sonderurlaub geltend gemacht werden. § 616 BGB definiert diesen im Falle einer vorübergehenden Arbeitsverhinderung als Freistellung bei Fortzahlung der Vergütung. Er greift immer dann, wenn der Mitarbeiter aus persönlichen Gründen, unverschuldet und für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit an der Arbeitsleistung gehindert wird. Zu den wichtigen persönlichen Gründen, die einen Sonderurlaub rechtfertigen, zählt das BGB besondere Fälle wie beispielsweise Hochzeit, Geburt oder Todesfall. Besondere familiäre Ereignisse sind demnach als wichtige persönliche Gründe für die Gewährung zu werten. Zwar fällt hierunter die eigene Hochzeit, die Gäste einer Hochzeit haben dagegen keinen Anspruch auf die bezahlte Freistellung.

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