Armin Wachter
Sales & Support
Wie wichtig sind Zeiterfassungssysteme?
Die Zeiterfassung ist für Unternehmen sehr wichtig. Sie ist ein grundlegendes Instrument für Kalkulation, Abrechnung und Controlling. Und sie deckt Verbesserungsmöglichkeiten für Prozesse und Ressourcenverteilung auf.
Ein Zeiterfassungssystem ist eine Unternehmenssoftware für die Personalverwaltung und Kundenauftragsverwaltung. In der Personalverwaltung werden mit einem Zeiterfassungssystem die Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter erfasst. In der Auftragsverwaltung werden die geleisteten Arbeiten im Rahmen von Kundenaufträgen oder internen Aufgaben eingetragen. Bei der Arbeitszeiterfassung loggt sich ein Mitarbeiter zu Arbeitsbeginn in das Zeiterfassungssystem ein, registriert seine Arbeitspausen und loggt sich bei Dienstende aus.
Was sollte ein Zeiterfassungssystem können?
Ein Zeiterfassungssystem dokumentiert die Anwesenheit, geleistete Arbeitsstunden und erledigten Aufgaben der Mitarbeitern. Über Arbeitszeitprofile lassen sich die Arbeitszeit (Sollzeit), automatische Pausen, Kappungs- und Kernzeiten festlegen und den Mitarbeitern zuweisen. Die Erfassung der Arbeitszeiten durch den Mitarbeiter kann endgerätunabhängig online erfolgen und über stationäre Terminals, welche an verschiedenen Standorten installiert sind. Dienstliche Abwesenheiten (Dienstfahrten, Berufsschule, Fortbildung etc.) können, genauso wie Urlaub und Krankheit, erfasst und ausgewertet werden. Es ist daher ein wichtiges Hilfsmittel für die Personalführung, die Leistungserbringung und die Rechnungsstellung.
Welche Arten von Zeiterfassungssystemen gibt es?
Es gibt verschiedene Formen von Zeiterfassungssystemen, wie Software, Uhren, Terminals, Offlinelösungen (wie Stempel), RFID-Chips oder biometrische Erkennung.
Digitale Arbeitszeiterfassung bietet viele Möglichkeiten und wird jeder Anforderung gerecht. Sie ist zuverlässig, modern und effizient.
Spätestens seit dem EUGH-Urteil im Mai 2019 ist die Nachfrage bezüglich Zeiterfassungssystemen enorm gestiegen. Unternehmen können mit dem passenden Zeiterfassungssystem ihr Personal einfacher einplanen und Mitarbeiter ihre Arbeitszeit flexibler gestalten.
Was ist elektronische Zeiterfassung?
Elektronische Zeiterfassung ist die modernste Form der Zeiterfassung. Es gibt verschiedene Verfahren, um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter elektronisch zu erfassen: Terminals, Fingerprint, Software, Online- oder mobile Zeiterfassungssysteme.
Ein entscheidender Vorteil der elektronischen Zeiterfassung besteht darin, dass sie alle erforderlichen Daten für die Entgeltabrechnung liefert. Die Daten werden automatisch in die Entgeltabrechnungs-Software übertragen.
Die Überstunden der Mitarbeiter werden automatisch geführt. Dadurch lassen sich Überstunden gezielt reduzieren. Auch sämtliche Fehlzeiten, wie z.B. Urlaubs- oder Krankheitstage, lassen sich über elektronische Zeiterfassungssysteme übersichtlich und einfach verwalten.
Warum sollte man digitale Zeiterfassung nutzen?
Elektronische Zeiterfassung lohnt sich nicht nur für große und mittelständische Unternehmen, sondern auch für Firmen mit wenigen Mitarbeitern oder Freiberufler. Sie ermöglicht die Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle und damit gezielte Mitarbeitermotivation.