Teilzeit und flexible Arbeitszeitmodelle im System abbilden – mit IDENTsmart TimeRecording

Individuelle Sollzeit pro Wochentag hinterlegen
Wechselnde Arbeitstage (z. B. Mo/Mi/Fr) abbilden
Auswirkung auf Feiertage und Urlaubsanspruch
Änderung während des laufenden Jahres (Aufstockung/Reduzierung)
Typische Konfigurationsfehler vermeiden

Teilzeit, unterschiedliche Wochenarbeitszeiten oder feste Arbeitstage: Arbeitszeitmodelle können je nach Unternehmen und Beschäftigten sehr unterschiedlich aussehen. Mit IDENTsmart TimeRecording lassen sich verschiedene Arbeitszeitmodelle hinterlegen und den jeweiligen Anwendern zuweisen.

Auch Änderungen während des laufenden Jahres sind möglich. Entscheidend ist dabei, bereits abgeschlossene Zeiträume von späteren Anpassungen am Arbeitszeitmodell auszunehmen.

Arbeitszeitmodelle in TimeRecording einrichten

Arbeitszeitmodelle werden in TimeRecording zentral angelegt und anschließend den jeweiligen Anwendern zugewiesen. Dabei können unter anderem Sollarbeitszeiten, Arbeitstage, Pausenregeln sowie weitere Einstellungen für die Arbeitszeitberechnung hinterlegt werden.

Je nach Arbeitszeitmodell kann die Sollarbeitszeit beispielsweise über eine Wochen- oder Monatsarbeitszeit definiert werden. Bei einer Wochenarbeitszeit lässt sich festlegen, auf welche Arbeitstage die Stunden verteilt werden sollen. Alternativ können für einzelne Wochentage unterschiedliche Tagesarbeitszeiten hinterlegt werden.

Damit lassen sich beispielsweise Modelle abbilden, bei denen an bestimmten Tagen nicht gearbeitet wird oder die tägliche Sollarbeitszeit unterschiedlich hoch ist.

Arbeitstage richtig festlegen

Gerade bei Teilzeitmodellen ist es wichtig, die vorgesehenen Arbeitstage korrekt zu hinterlegen. Sie beeinflussen unter anderem die Berechnung von Urlaub, Krankheit und Feiertagen.

Arbeitet ein Mitarbeiter beispielsweise regelmäßig montags, mittwochs, donnerstags und freitags, werden diese Tage im Arbeitszeitmodell entsprechend als Arbeitstage festgelegt.

Wird ein bestehendes Arbeitszeitmodell geändert, sollte berücksichtigt werden, dass die Änderung grundsätzlich alle Anwender betrifft, denen dieses Modell zugewiesen ist. Soll die Anpassung nur für einen einzelnen Anwender gelten, kann hierfür ein eigenes Arbeitszeitmodell angelegt und diesem Anwender zugewiesen werden.

Unterschiedliche Arbeitszeiten innerhalb einer Woche

Nicht bei jedem Teilzeitmodell verteilt sich die Arbeitszeit gleichmäßig über die Woche. Auch solche Konstellationen lassen sich über das Arbeitszeitmodell abbilden.

So kann beispielsweise eine Wochenarbeitszeit auf bestimmte Arbeitstage verteilt werden. Ebenso lassen sich für einzelne Tage unterschiedliche Sollarbeitszeiten vorgeben, wenn etwa montags länger und freitags kürzer gearbeitet wird.

Auf diese Weise können sowohl gleichmäßig verteilte Teilzeitmodelle als auch Modelle mit unterschiedlichen täglichen Sollzeiten eingerichtet werden.

Arbeitszeitmodell während des Jahres ändern

Ändert sich die vereinbarte Arbeitszeit, kann auch das hinterlegte Arbeitszeitmodell angepasst werden. Typische Fälle sind beispielsweise eine Erhöhung oder Reduzierung der Wochenstunden oder eine Änderung der regelmäßigen Arbeitstage.

Damit sich eine solche Änderung nicht auf bereits korrekt berechnete Zeiträume auswirkt, sollten die bisherigen Daten vor dem Wechsel abgeschlossen werden.

Daten vor dem Modellwechsel abschließen

Der Datenabschluss sorgt dafür, dass bereits berechnete Zeiträume durch spätere Änderungen am Arbeitszeitmodell nicht erneut verändert werden.

Dazu wird im Zeiterfassungskalender des Mitarbeiters der letzte Tag ausgewählt, für den das bisherige Arbeitszeitmodell gelten soll. Über die Funktion „Daten abschließen“ werden die Daten bis zu diesem Zeitpunkt abgeschlossen.

Abgeschlossene Bereiche werden im Kalender entsprechend gekennzeichnet und bei späteren Änderungen des Arbeitszeitmodells nicht mehr neu berechnet. Voraussetzung ist, dass die Daten für den betreffenden Zeitraum vollständig sind.

Anschließend kann das neue oder angepasste Arbeitszeitmodell zugewiesen werden. Die geänderten Einstellungen wirken sich dann auf die noch nicht abgeschlossenen Zeiträume aus.

Gerade bei Änderungen während des laufenden Jahres verhindert dieses Vorgehen, dass beispielsweise geänderte Sollzeiten rückwirkend auf bereits ausgewertete Monate angewendet werden.

Beispiel: Wechsel von 20 auf 25 Wochenstunden

Soll ein Mitarbeiter beispielsweise ab dem 1. September statt bisher 20 künftig 25 Stunden pro Woche arbeiten, wird zunächst der Zeitraum bis einschließlich 31. August abgeschlossen.

Danach kann das neue Arbeitszeitmodell mit 25 Wochenstunden hinterlegt beziehungsweise zugewiesen werden. Die bereits abgeschlossenen Monate bleiben unverändert, während für den Zeitraum ab September die neuen Vorgaben berücksichtigt werden.

Das gleiche Vorgehen eignet sich auch, wenn sich die regelmäßigen Arbeitstage ändern, beispielsweise beim Wechsel von einer Fünf- auf eine Vier-Tage-Woche.

Saldo bei Bedarf festlegen

Unabhängig vom Datenabschluss besteht in TimeRecording die Möglichkeit, einen bestimmten Saldo zu einem Stichtag festzulegen.

Das kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn zu einem bestimmten Zeitpunkt ein festgelegter Stundenstand übernommen oder korrigiert werden soll. Über die Funktion „Saldo festlegen“ kann ein entsprechender Wert eingetragen und mit einer Notiz ergänzt werden.

Für den Schutz bereits berechneter Zeiträume bei einem Wechsel des Arbeitszeitmodells ist jedoch in erster Linie der Datenabschluss entscheidend.

Weitere Informationen im Support-Bereich

Weitere Erläuterungen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen finden Sie im Support-Bereich von IDENTsmart TimeRecording.

Dort finden Sie unter anderem Informationen dazu, wie Sie das Arbeitszeitmodell eines Mitarbeiters ändern, ohne bestehende Zeiterfassungsdaten zu verändern, sowie ausführliche Hinweise zu Arbeitszeitmodell und Arbeitszeit.

Ergänzend stehen Anleitungen zum Umgang mit Saldo und Urlaubsanspruch sowie zum Übernehmen eines Saldos aus einem bisherigen Zeiterfassungssystem zur Verfügung.

Fazit

Mit Arbeitszeitmodellen lassen sich in IDENTsmart TimeRecording unterschiedliche Sollarbeitszeiten und Arbeitstage abbilden. Dadurch können sowohl klassische Teilzeitmodelle als auch individuell verteilte Wochenarbeitszeiten eingerichtet werden.

Ändert sich ein Arbeitszeitmodell während des laufenden Jahres, sollten die bisherigen Daten vor der Umstellung abgeschlossen werden. So bleiben bereits berechnete Zeiträume unverändert, während die neuen Einstellungen ab dem gewünschten Zeitpunkt angewendet werden.