Armin Wachter
Sales & Support
Feiertage im Q4/2026: Personalplanung rund um Weihnachten und Silvester
- Heiligabend/Silvester: kein gesetzlicher Feiertag, aber oft Betriebsurlaub
- Brückentage erkennen und frühzeitig kommunizieren
- Faire Verteilung der Feiertagsschichten im Team
- Automatische Ruhezeit-Prüfung bei Schichttausch
- Vorlaufzeit: 3-Monats-Planung als Praxistipp
Das vierte Quartal stellt viele Unternehmen vor eine besondere Herausforderung: Zwischen Herbstferien, Advent, Weihnachten und Silvester müssen Betriebe ihre Produktion, den Kundenservice oder die Notfallbereitschaft aufrechterhalten – und gleichzeitig eine faire, planbare Personalbesetzung ermöglichen. Gerade weil Heiligabend und Silvester keine gesetzlichen Feiertage sind, entstehen hier häufig Unklarheiten. Mit einer klaren Planung und einer digitalen Arbeitszeiterfassung wie IDENTsmart TimeRecording lassen sich Arbeitszeiten und Abwesenheiten zuverlässig dokumentieren und die Organisation rund um die Feiertage erleichtern.
Warum das Q4 besonders anspruchsvoll ist
Im Q4 häufen sich Abwesenheiten: Urlaub wird vor den Feiertagen genommen, Kinderbetreuung muss während der Weihnachtsferien organisiert werden, Beschäftigte reisen zu Familie und Freunden. Gleichzeitig ist in vielen Branchen – etwa Produktion, Logistik, Pflege, Handel, Energie, IT-Betrieb oder Kundenservice – eine durchgehende Besetzung erforderlich.
Hinzu kommt: Nicht alle gesetzlichen Feiertage gelten bundesweit. Während der 25. und 26. Dezember sowie der 1. Januar bundesweit gesetzliche Feiertage sind, können regionale Feiertage zusätzliche freie Tage oder veränderte Arbeitszeiten bedeuten. Eine zentrale Feiertagsverwaltung ist daher wichtig, damit für jeden Beschäftigten die richtigen Feiertage berücksichtigt werden.
IDENTsmart TimeRecording unterstützt dies mit Feiertagskalendern, in denen gesetzliche Feiertage für die jeweilige Region importiert und individuell angepasst werden können.
Heiligabend und Silvester: keine gesetzlichen Feiertage
Ein häufiges Missverständnis betrifft den 24. Dezember und den 31. Dezember: Heiligabend und Silvester sind keine gesetzlichen Feiertage. Arbeitnehmer haben an diesen Tagen grundsätzlich keinen automatischen Anspruch auf Freistellung. In der Praxis sind diese Tage jedoch oft teilweise oder vollständig arbeitsfrei – etwa durch Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung, individuelle Vereinbarung oder betriebliche Regelungen.
Für die Personalplanung bedeutet das: Der 24. und 31. Dezember sollten ausdrücklich berücksichtigt werden. Sinnvoll ist eine transparente Regelung zu folgenden Fragen:
- Arbeiten alle Teams normal oder ist nur eine reduzierte Besetzung erforderlich?
- Gibt es verkürzte Arbeitszeiten, beispielsweise bis zum frühen Nachmittag?
- Werden Beschäftigte vollständig oder teilweise bezahlt freigestellt?
- Erhalten Beschäftigte, die an Heiligabend oder Silvester arbeiten, einen Zuschlag oder einen zusätzlichen Freizeitausgleich?
Wichtig ist, diese Regeln vor der Planung festzuhalten und im Team zu kommunizieren. So vermeiden Unternehmen Diskussionen kurz vor den Feiertagen.
In TimeRecording lassen sich Abwesenheitsgründe frei definieren und es kann festgelegt werden, ob für eine Abwesenheit Arbeitszeit gutgeschrieben wird. Damit lassen sich auch betriebliche Sonderregelungen für Heiligabend oder Silvester nachvollziehbar abbilden.
Urlaub zwischen Weihnachten und Neujahr frühzeitig planen
Die Tage zwischen Weihnachten und Neujahr gehören zu den beliebtesten Urlaubszeiten des Jahres. Beschäftigte können mit wenigen Urlaubstagen einen längeren zusammenhängenden Zeitraum freinehmen.
2026 fällt der erste Weihnachtsfeiertag auf einen Freitag und der zweite Weihnachtsfeiertag auf einen Samstag. Neujahr 2027 ist ebenfalls ein Freitag.
Wer vom 25. Dezember 2026 bis einschließlich 3. Januar 2027 frei haben möchte, benötigt bei einer regulären Fünftagewoche lediglich vier Urlaubstage: vom 28. bis 31. Dezember.
Für Unternehmen ist das eine besondere Herausforderung: Einerseits möchten viele Beschäftigte die freien Tage für einen längeren Urlaub nutzen. Andererseits muss die notwendige Personalbesetzung sichergestellt bleiben.
Eine frühzeitige Planung ist deshalb entscheidend.
Praktisch heißt das:
- Urlaubswünsche möglichst frühzeitig abfragen und abstimmen.
- Den erforderlichen Personalbedarf für die einzelnen Tage festlegen.
- Mindestbesetzungen pro Standort, Abteilung oder Aufgabenbereich berücksichtigen.
- Eine faire Verteilung der Urlaubsmöglichkeiten sicherstellen.
- Vertretungsregeln festlegen, falls kurzfristig jemand ausfällt.
Bei der Urlaubsplanung müssen Arbeitgeber die Urlaubswünsche ihrer Beschäftigten grundsätzlich berücksichtigen. Nach § 7 Bundesurlaubsgesetz können jedoch dringende betriebliche Belange oder vorrangige Urlaubswünsche anderer Beschäftigter entgegenstehen.
Eine digitale Zeiterfassung unterstützt die Planung, indem Urlaub, Krankheit, Gleittage und andere Abwesenheiten zentral dokumentiert werden.
TimeRecording ermöglicht frei definierbare Abwesenheitsgründe, etwa für Urlaub, Krankheit, Berufsschule, Dienstfahrten, Fortbildungen oder Gleittage. Im Team-Kalender lassen sich die Einträge mehrerer Anwender übersichtlich gegenüberstellen. Dadurch können bestehende Abwesenheiten bei der Personalplanung leichter berücksichtigt werden.
Faire Verteilung der Feiertagsschichten
Feiertagsschichten sind oft unpopulär. Damit die Planung nicht als ungerecht wahrgenommen wird, braucht es nachvollziehbare Kriterien. „Fair“ bedeutet dabei nicht zwingend, dass jeder an jedem Feiertag gleich oft arbeitet – besonders bei unterschiedlichen Vertragsmodellen, Qualifikationen oder persönlichen Situationen. Fair bedeutet vor allem: Die Verteilung folgt transparenten Regeln.
Bewährte Ansätze sind:
- Rotationsprinzip: Wer an Weihnachten arbeitet, wird bei der Planung für Silvester oder Neujahr bevorzugt berücksichtigt.
- Punktesystem: Feiertags-, Wochenend- oder Nachtdienste werden dokumentiert und bei zukünftigen Einteilungen berücksichtigt.
- Freiwilligkeit mit Anreizen: Zunächst können sich Beschäftigte freiwillig melden; verbleibende Dienste werden nach festgelegten Kriterien verteilt.
- Qualifikationsmatrix: Kritische Funktionen, etwa in Technik, Pflege, Produktion oder Notfallbereitschaft, müssen durch entsprechend geschultes Personal besetzt sein.
- Transparente Dokumentation: Die Planung und die Kriterien für die Verteilung sollten für alle Beteiligten nachvollziehbar sein.
Bei der Arbeit an gesetzlichen Feiertagen müssen außerdem die gesetzlichen Vorgaben beachtet werden. Grundsätzlich gilt ein Beschäftigungsverbot, von dem es für bestimmte Branchen und Tätigkeiten Ausnahmen gibt. Auch die Regelungen zu Ersatzruhetagen und möglichen Zuschlägen sind zu berücksichtigen.
Gerade bei gemischten Teams aus Vollzeit, Teilzeit, Gleitzeit oder Minijob ist eine pauschale Gleichverteilung schwierig.
TimeRecording unterstützt die Erfassung unterschiedlicher Arbeitszeiten durch individuell einstellbare Arbeitszeitmodelle. Diese können Sollstunden, Pausen, Kern- und Kappungszeiten sowie Übertragsregeln für das Zeitkonto berücksichtigen.
Auch Arbeitszeiten mit wechselndem Beginn, beispielsweise im Früh- oder Spätdienst, können mit entsprechend eingerichteten Arbeitszeitmodellen erfasst werden. Die eigentliche Einteilung der Beschäftigten in die jeweiligen Dienste erfolgt unabhängig davon.
Beispiel: Personalbesetzung für Weihnachten und Silvester
Ein praxistaugliches Modell für die Planung rund um den Jahreswechsel 2026/2027 könnte so aussehen:
| Zeitraum | Besetzung | Regelung |
| 23. Dezember | Normale Besetzung | Arbeitsabläufe und Vertretungen vor Weihnachten abstimmen |
| 24. Dezember | Reduzierte Besetzung | Kein gesetzlicher Feiertag; betriebliche Regelung, z. B. halber Arbeitstag oder Sonderfreistellung |
| 25. Dezember | Notwendige Kernbesetzung, soweit Feiertagsarbeit zulässig ist | Gesetzlicher Feiertag; faire Verteilung der Dienste und gesetzliche Ausgleichsregelungen beachten |
| 26. Dezember | Notwendige Kernbesetzung, soweit Feiertagsarbeit zulässig ist | Gesetzlicher Feiertag; fällt 2026 auf einen Samstag |
| 27. Dezember | Besetzung nach betrieblichem Bedarf und gesetzlichen Vorgaben | Sonntag; gesetzliche Regelungen zur Sonntagsarbeit beachten |
| 28.–30. Dezember | Betrieb nach Bedarf | Erhöhte Urlaubsquote berücksichtigen und notwendige Besetzung sicherstellen |
| 31. Dezember | Reduzierte Besetzung | Kein gesetzlicher Feiertag; häufig verkürzte Arbeitszeit oder betriebliche Freistellung |
| 1. Januar | Notwendige Kernbesetzung, soweit Feiertagsarbeit zulässig ist | Gesetzlicher Feiertag; faire Verteilung und Ausgleichsregelungen beachten |
Dieses Beispiel dient der Orientierung. Die tatsächliche Personalplanung hängt von den betrieblichen Anforderungen und den geltenden Regelungen ab.
Für eine zuverlässige Arbeitszeiterfassung ist entscheidend, dass die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten und Abwesenheiten dokumentiert werden.
TimeRecording erfasst Kommen, Gehen, Pausen und Abwesenheiten – entweder kontaktlos per RFID-Karte oder Token am Terminal oder optional online über den Browser auf PC, Tablet oder Smartphone.
Digitale Arbeitszeiterfassung als Planungsbasis
Eine gute Personalplanung benötigt verlässliche Informationen über Arbeitszeiten und Abwesenheiten. Gerade rund um die Feiertage ist es wichtig, den Überblick über Urlaub, geleistete Arbeitsstunden und Zeitkonten zu behalten.
Hier unterstützt IDENTsmart TimeRecording: Beschäftigte erfassen ihre Arbeitszeiten am Terminal oder im Browser, während berechtigte Personen die erfassten Zeiten und Abwesenheiten zentral einsehen können.
Für die Personalplanung zum Jahresende sind besonders folgende Funktionen relevant:
- Feiertagskalender: Regionale Unterschiede und individuelle Feiertagsregelungen lassen sich für die einzelnen Anwender berücksichtigen.
- Arbeitszeitmodelle: Für Vollzeit, Teilzeit, Gleitzeit oder wechselnde Arbeitszeiten können passende Sollstunden und Pausenregelungen hinterlegt werden.
- Abwesenheitsverwaltung: Urlaub, Krankheit, Gleittage oder betriebliche Sonderfreistellungen werden dokumentiert.
- Team-Kalender: Die Kalendereinträge mehrerer Anwender können gemeinsam dargestellt werden und bieten eine Übersicht über erfasste Arbeitszeiten und Abwesenheiten.
- Dashboard: Berechtigte Personen erhalten einen zentralen Überblick über Arbeitszeiterfassung und Zeitkonten.
- Berichte und Auswertungen: Erfasste Arbeitszeiten lassen sich auswerten und beispielsweise zur Vorbereitung der Lohnabrechnung exportieren.
Damit schafft die digitale Zeiterfassung eine verlässliche Grundlage für die betriebliche Organisation. Sie reduziert den Verwaltungsaufwand und sorgt für mehr Transparenz bei Arbeitszeiten und Abwesenheiten.
Kommunikation ist entscheidend
Selbst die beste Personalplanung funktioniert nicht, wenn die Regeln unklar bleiben. Kommunizieren Sie daher frühzeitig:
- Welche Tage sind gesetzliche Feiertage und welche sind betrieblich geregelt?
- Bis wann können Urlaubswünsche eingereicht werden?
- Nach welchen Kriterien werden Feiertagsdienste verteilt?
- Gibt es Zuschläge, Ersatzruhetage oder zusätzliche Freizeitausgleiche?
- Wer ist bei kurzfristigen Ausfällen Ansprechpartner?
Ein kurzer Plan mit den wichtigsten Daten, Arbeitszeiten und Ansprechpartnern reicht oft aus. Wichtig ist, dass alle Beschäftigten dieselben Informationen erhalten – idealerweise digital, zentral und jederzeit abrufbar.
Fazit: Fair planen, transparent steuern
Weihnachten und Silvester sind für viele Menschen besondere Tage. Umso wichtiger ist es, dass die Personalplanung verlässlich, transparent und fair erfolgt.
Heiligabend und Silvester sind zwar keine gesetzlichen Feiertage, sollten aber wegen ihrer betrieblichen Bedeutung klar geregelt werden. Urlaubswünsche müssen frühzeitig abgestimmt werden, damit die notwendige Besetzung gewährleistet bleibt. Und Feiertagsdienste sollten nach nachvollziehbaren Kriterien verteilt werden.
IDENTsmart TimeRecording liefert dafür eine wichtige Grundlage: digitale Zeiterfassung am Terminal oder im Browser, individuell einstellbare Feiertagskalender, flexible Arbeitszeitmodelle, dokumentierte Abwesenheiten und aussagekräftige Auswertungen.
Wer die Planung frühzeitig angeht und Arbeitszeiten sowie Abwesenheiten zuverlässig dokumentiert, schafft mehr Übersicht und ein entspannteres Miteinander in der Weihnachtszeit.