Armin Wachter
Sales & Support
Onboarding in TimeRecording: Neue Mitarbeitende strukturiert anlegen
- Stammdaten-Pflichtfelder
- Sollarbeitszeit und Urlaubsanspruch hinterlegen
- Rolle und Rechte zuweisen
- Karte/PIN/App-Zugang einrichten
- Welcome-Mail mit Login-Daten Status: Neu
Die Aufnahme neuer Mitarbeitender ist mehr als ein organisatorischer Verwaltungsschritt. Sie beeinflusst, wie schnell neue Kolleginnen und Kollegen arbeitsfähig werden, wie reibungslos die Zeiterfassung startet und wie viel Rückfrageaufwand später im Alltag entsteht.
Gerade in einem System wie IDENTsmart TimeRecording lohnt sich ein strukturierter Start, weil Stammdaten, Arbeitszeitmodelle, Buchungswege und Berechtigungen sinnvoll zusammenspielen sollten. Das Ziel ist einfach: Die neue Person soll vom ersten Arbeitstag an passend im System hinterlegt sein und ohne unnötige Umwege Zeiten erfassen können.
Ein gutes Onboarding verbindet deshalb zwei Ebenen: die administrative Vorbereitung im System und die praktische Einführung für den neuen Mitarbeitenden. Klare Abläufe helfen dabei, spätere Korrekturen, fehlende Buchungen und unnötige Rückfragen zu reduzieren. TimeRecording bündelt die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Arbeitszeitmodellen, Buchungen, Konten und An- beziehungsweise Abwesenheiten zentral im Webportal.
Warum ist Struktur wichtig?
Onboarding beginnt idealerweise vor dem ersten Arbeitstag. In der Praxis bedeutet das: Noch bevor die neue Person Zeiten erfasst, sollten die Stammdaten, das passende Arbeitszeitmodell und der vorgesehene Buchungsweg feststehen.
Das ist besonders wichtig, weil TimeRecording webbasiert funktioniert und Mitarbeitende je nach Einrichtung entweder am Terminal oder über den Browser buchen können. So lassen sich unterschiedliche Arbeitsorte und Arbeitsweisen abbilden, etwa im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.
Ein sauber angelegter Datensatz ist nicht nur für die Zeiterfassung hilfreich, sondern auch für spätere Abläufe wie Auswertungen, Urlaubskonten oder Teamübersichten. Wenn Mitarbeiterdaten, Arbeitszeitmodelle und Zuständigkeiten von Beginn an einheitlich gepflegt werden, wird der Start für neue Teammitglieder deutlich einfacher.
Der Workflow in TimeRecording
Wenn TimeRecording bereits eingerichtet ist, beginnt der typische Workflow mit der Klärung der Rolle und des Arbeitsmodells. Danach werden die Personaldaten eingetragen, der passende Buchungsweg festgelegt und bei Bedarf Token, Karten oder Fremdkarten zugeordnet.
Im Alltag läuft der Prozess meist so ab: Zuerst wird festgelegt, wie die neue Person arbeiten soll. Anschließend werden die Stammdaten erfasst, das passende Arbeitszeitmodell hinterlegt und die gewünschte Buchungsart eingerichtet. Wenn Mitarbeitende am Terminal buchen, wird zusätzlich das passende RFID-Medium zugeordnet. Bei Fremdkarten sollte die entsprechende Kennzeichnung und die ausgelesene ID sorgfältig eingetragen werden.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. Bedarf und Rolle klären
Bevor Sie Daten eintragen, definieren Sie die Rolle der neuen Person. Soll die Zeiterfassung stationär am Terminal erfolgen, über den Browser oder in einer Kombination aus beiden Wegen?
IDENTsmart TimeRecording unterstützt Buchungen am Terminal und, je nach Einrichtung, auch über den Webbrowser. Diese Entscheidung beeinflusst die spätere Anlage direkt.
Auch das Arbeitszeitmodell sollte vorher feststehen. Gehört die Person zu einer Vollzeitgruppe, arbeitet sie in Teilzeit oder gelten besondere interne Arbeitszeitregelungen? Sinnvoll ist es, Arbeitszeitmodelle möglichst übersichtlich zu halten und nicht für jede einzelne Person unnötige Sonderlösungen anzulegen.
2. Persönliche Stammdaten erfassen
Als Nächstes legen Sie den neuen Mitarbeitenden in den Stammdaten an. Dafür benötigen Sie die wichtigsten Personaldaten, die für Verwaltung, Zuordnung und Auswertung relevant sind.
TimeRecording verwaltet diese Daten zentral im Browser und macht sie für weitere Bereiche wie Kalender, Konten und Auswertungen nutzbar. Wichtig ist, die Angaben vollständig und einheitlich zu erfassen. Schon kleine Abweichungen bei Namen, internen Kennungen oder Zuordnungen können später zu Rückfragen führen.
Ein klarer interner Standard hilft dabei, dass alle neuen Personen nach demselben Muster angelegt werden.
3. Arbeitszeitmodell zuweisen
Nun wird das passende Arbeitszeitmodell hinterlegt. Es bildet die Grundlage dafür, dass Sollzeiten, Pausenregelungen, Buchungen und Zeitkonten passend ausgewertet werden können.
Hier lohnt sich besondere Sorgfalt. Wenn neue Mitarbeitende versehentlich einem falschen Modell zugeordnet werden, können später Korrekturen oder Rückfragen entstehen. Deshalb sollte das Modell vor dem ersten Arbeitstag mit der zuständigen Stelle, zum Beispiel der Führungskraft oder HR, abgestimmt werden.
4. Buchungsart festlegen
Jetzt bestimmen Sie, wie die neue Person Zeiten erfassen soll. In TimeRecording kann dies am Terminal oder, sofern vorgesehen, über den Browser erfolgen.
Für Mitarbeitende, die regelmäßig unterwegs arbeiten oder im Homeoffice tätig sind, kann die Browserbuchung besonders praktisch sein. Dafür ist keine eigene iOS- oder Android-App erforderlich; die Nutzung erfolgt über den Webbrowser auf dem jeweiligen Endgerät.
Für Mitarbeitende vor Ort ist dagegen oft ein Terminal mit RFID-Token oder Karte die bequemste Lösung. Wichtig ist, dass der Buchungsweg zur tatsächlichen Arbeitsweise passt und für die Mitarbeitenden klar verständlich ist.
5. Token oder Karte zuordnen
Wenn die Person am Terminal buchen soll, ordnen Sie im System die passende RFID-Karte oder den passenden Token zu. Erst durch die korrekte Zuordnung im Mitarbeiterdatensatz kann das Medium für die jeweilige Person genutzt werden.
Bei IDENTsmart-Token oder Karten erfolgt die Zuordnung direkt über die Stammdaten. Werden Fremdkarten verwendet, sollte im Mitarbeiterdatensatz die Fremdkarte entsprechend berücksichtigt und die ausgelesene ID eingetragen werden.
Wenn im Unternehmen mehrere Kartenarten im Umlauf sind, ist eine kurze interne Dokumentation sinnvoll. So bleibt nachvollziehbar, welche Karten oder Token ausgegeben wurden und wie bei Ersatzkarten oder Wechseln vorzugehen ist.
6. Rechte und Zuständigkeiten prüfen
Prüfen Sie anschließend, welche Sicht- und Bearbeitungsrechte die neue Person erhalten soll. Für Mitarbeitende ist häufig der Zugriff auf die eigene Zeitübersicht ausreichend. Führungskräfte, Verwaltung oder HR benötigen je nach interner Organisation gegebenenfalls erweiterte Rechte.
Eine saubere Rechtevergabe hilft, die Bedienung übersichtlich zu halten und unnötige Zugriffe zu vermeiden.
7. Testbuchung durchführen
Vor dem Live-Start empfiehlt sich eine kurze Testbuchung. So lässt sich prüfen, ob das Arbeitszeitmodell, die Karte, der Token oder der Browserzugang wie vorgesehen funktionieren.
Wenn eine Buchung nicht wie erwartet erscheint, lässt sich die Ursache meist schnell eingrenzen: ein falsches oder noch nicht zugeordnetes Medium, ein unpassendes Arbeitszeitmodell, fehlende Berechtigungen oder ein unvollständiger Datensatz.
Eine kurze Prüfung vor dem ersten regulären Arbeitstag spart später häufig Korrekturaufwand.
8. Mitarbeitende einweisen
Zum Abschluss sollte die neue Person kurz eingewiesen werden. Sie sollte wissen, wie sie Zeiten erfasst, wo sie ihre Buchungen einsehen kann und an wen sie sich bei Fragen oder Fehlbuchungen wenden soll.
Gerade bei der Browserbuchung ist es sinnvoll, den konkreten Ablauf einmal zu zeigen. Bei Terminalbuchungen sollte klar sein, welches Medium verwendet wird und wie die Buchung am Terminal erfolgt.
Je verständlicher der Ablauf erklärt wird, desto weniger Rückfragen entstehen später im Alltag.
Benötigte Personaldaten
Für ein sauberes Anlegen neuer Mitarbeitender sollten Sie mindestens folgende Angaben bereithalten:
– Vor- und Nachname
– Personalnummer oder interne Kennung
– Eintrittsdatum
– Arbeitszeitmodell
– Buchungsart: Terminal, Browser oder beides
– E-Mail-Adresse, falls eine Buchung über den Browser vorgesehen ist
– RFID-Token oder Kartennummer, falls am Terminal gebucht wird
– Kennzeichnung als Fremdkarte, falls keine IDENTsmart-Karte oder kein IDENTsmart-Token verwendet wird
– Abteilung, Team, Kostenstelle oder organisatorische Zuordnung, falls verwendet
– Zuständigkeiten, Vertretung oder Vorgesetzte, falls intern gepflegt
Darüber hinaus können im Rahmen des allgemeinen Onboardings weitere Angaben relevant sein, zum Beispiel für interne Zugänge, Ausweise, Dokumente oder organisatorische Abläufe. Diese Punkte gehören nicht zwingend zur Zeiterfassung, helfen aber dabei, den Start neuer Mitarbeitender insgesamt besser vorzubereiten.
Gute Praxis im Alltag
Ein gutes Vorgehen ist, neue Mitarbeitende nach einem festen internen Ablauf anzulegen und die Einrichtung vor dem ersten Einsatz kurz zu prüfen. Wenn ein Unternehmen TimeRecording neu einführt oder mehrere Personen auf einmal anlegt, kann außerdem ein schrittweises Vorgehen sinnvoll sein.
Hilfreich ist auch, die ersten Tage aktiv zu begleiten: Kommen die Buchungen wie erwartet an? Stimmen die Zuordnungen? Ist das richtige Arbeitszeitmodell hinterlegt? Funktioniert die Sicht auf Zeiten, Konten und Abwesenheiten?
TimeRecording macht Arbeitszeiten, Konten und Anwesenheiten zentral sichtbar. Dadurch lassen sich Unstimmigkeiten in vielen Fällen früh erkennen und gezielt korrigieren.
Fazit
Neue Mitarbeitende strukturiert im System anzulegen ist kein Formalismus, sondern eine wichtige Grundlage für eine reibungsarme Zeiterfassung. TimeRecording unterstützt diesen Prozess mit einem webbasierten Workflow, zentral verwalteten Mitarbeiterdaten, flexiblen Buchungswegen und übersichtlichen Verwaltungsfunktionen.
Wer den Ablauf vorbereitet, die richtigen Personaldaten sammelt, Arbeitszeitmodell und Buchungsweg passend zuordnet und vor dem Start eine Testbuchung durchführt, reduziert spätere Korrekturen und Rückfragen deutlich. Genau darin liegt der Mehrwert eines sauberen Onboardings: Neue Mitarbeitende starten schneller, das Team spart Zeit und die Zeiterfassung ist von Anfang an besser nachvollziehbar.