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Die Mitarbeiter-Stammdaten beinhalten alle persönlichen Informationen zu einem Mitarbeiter. Hier können Sie festlegen, welches Arbeitszeitmodell, welches Urlaubsmodell und welcher Feiertagskalender für diesen Mitarbeiter gilt.

Anrede
Die Anrede des Mitarbeiters.

Vorname
Der Vorname des Mitarbeiters. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

Nachname
Der Nachname des Mitarbeiters. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

Personalnummer
Hier können Sie optional eine interne Verwaltungsnummer eintragen.

E-Mail
Wenn Sie dem Mitarbeiter in diesem Feld eine Mailadresse eintragen, erhält dieser automatisch eine Einladung zur Zeiterfassung Ihrer Firma zugesendet. Folgt der Mitarbeiter dem Link in der Einladungsmail, kann dieser ein Passwort festlegen und hat somit ein Mitarbeiterkonto angelegt.

Im Mitarbeiterkonto kann ein Mitarbeiter nur seine eigenen Zeiterfassungsdaten einsehen, und diese auch nicht bearbeiten. Nur Administratoren und Inhaber können alle Zeiterfassungsdaten sehen und diese auch bearbeiten. Siehe Feld „Berechtigung (Rolle)“.

Wenn Sie die E-Mail-Adresse aus diesem Feld löschen, und die Stammdaten abspeichern, wird der Onlinezugang des Mitarbeiters gelöscht. Die Zeiterfassungsdaten bleiben erhalten.

Beim Archivieren eines Mitarbeiters wird der Inhalt dieses Feldes gelöscht.

Für Administratoren und Inhaber ist dieses Feld ein Pflichtfeld.

Sprache
Hier können Sie die Sprache einstellen, in der die Zeiterfassung für diesen Mitarbeiter dargestellt wird. Diese Auswahl beeinflusst die Darstellung in des Mitarbeiterkontos in der Weboberfläche und die Darstellung des PDF-Berichts dieses Mitarbeiters. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

Telefon / Mobil
In diesen Feldern können Sie optional Telefonnummern des Mitarbeiters eintragen.

RFID-Token
Wenn Sie die Zeiterfassungslösung mit einem Zeiterfassungsterminal verwenden möchten, müssen Sie dem Mitarbeiter in diesem Feld eine RFID-Karte oder einen RFID-Token zuweisen. Tragen Sie hierfür den auf der Karte oder dem Token aufgedruckten 14-stelligen Code in dieses Feld ein.
Bitte beachten Sie hierbei die Formatierung:
– Der Code muss, anders als auf den Karten und Token abgedruckt, ohne Leerzeichen eingegeben werden.
– Buchstaben müssen groß geschrieben werden.
– Bei diesen Codes gibt es keinen Buchstaben „O“, alles, was wie ein „O“ aussieht, ist die Ziffer „0“ (Null).

Beim Archivieren eines Mitarbeiters wird der Inhalt dieses Feldes gelöscht.

Anschrift / Private Kontaktdaten / Geburtsdatum
Auch diese Informationen sind optional und werden vom System nicht verwendet.

Notizen
Im Feld Notizen können Sie zusätzliche Informationen zu diesem Mitarbeiter vermerken. Diese werden an keiner weiteren Stelle im System angezeigt.

Arbeitszeitmodell
Hier können Sie ein zuvor erstelltes Arbeitszeitmodell auswählen. Die Einstellungen dieses Modells werden dann für die Berechnung der Zeiterfassungsdaten dieses Mitarbeiters herangezogen.

Feiertagskalender
Hier können Sie einen zuvor erstellten Feiertagskalender auswählen. Die dort eingetragenen Feiertage werden für diesen Mitarbeiter übernommen.

Berechtigung(Rolle)
Mit dieser Auswahl legen Sie die Berechtigungen dieses Mitarbeiters fest.

Ein Mitarbeiter hat die niedrigste Berechtigungsstufe. Dieser kann in seinem Mitarbeiterkonto, sofern dieses angelegt wurde (siehe Feld „E-Mail“), nur seine eigenen Zeiterfassungsdaten ansehen und diese nicht bearbeiten. Sofern für diesen Mitarbeiter die Webbuchungen erlaubt sind (siehe Feld „Webbuchungen erlauben?“), kann dieser in seinem Mitarbeiterkonto nur Buchungen zum aktuellen Zeitpunkt anlegen.

Ein Administrator kann die Stammdaten und die Zeiterfassungsdaten aller Mitarbeiter einsehen und diese auch bearbeiten. Dieser kann auch alle für die Zeiterfassung relevanten Einstellungen, wie etwa Arbeitszeitmodelle oder Zeiterfassungsterminals, bearbeiten.

Ein Inhaber kann zusätzlich auch alle Einstellungen des Firmenkontos, wie etwa die Zahlungsmodalitäten, bearbeiten.

Das Konto, mit dem die Firma angelegt wurde, ist automatisch ein Inhaber.

Ein Administrator kann anderen Mitarbeitern maximal die Rolle Administrator zuweisen. Nur Inhaber können zusätzliche Inhaber anlegen.

Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

Webbuchungen erlauben?
Wenn Sie diese Funktion aktivieren, kann der Mitarbeiter in seinem Mitarbeiterkonto, sofern dieses angelegt wurde (siehe Feld „E-Mail“), online Kommen- und Gehen-Buchungen zum aktuellen Zeitpunkt erstellen.

Firmen-Eintrittsdatum
Hier können Sie das Datum des Firmeneintritts des entsprechenden Mitarbeiters eintragen.

Beginn Zeiterfassung
Wählen Sie hier das Datum aus, zu dem Sie beginnen möchten die Zeiterfassungsdaten dieses Mitarbeiters mit TimeRecording aufzuzeichnen. Alle Aufzeichnungen vor diesem Tag werden in der Berechnung nicht berücksichtigt. Sofern ein Urlaubsmodell ausgewählt wurde, wird der Urlaubsanspruch des ersten Jahres anteilig mit diesem Datum berechnet. Weitere Informationen dazu finden Sie hier: Urlaubseinstellungen
Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

Ende Zeiterfassung
Wählen Sie hier das Datum aus, bis zu dem Sie die Zeiterfassungsdaten dieses Mitarbeiters mit TimeRecording aufzeichnen möchten. Alle Aufzeichnungen nach diesem Tag werden in der Berechnung nicht berücksichtigt. Dieses Datum wird automatisch gesetzt, sobald der Mitarbeiter archiviert wird.

Firmen-Austrittsdatum
Hier können Sie das Datum des Firmenaustritts des entsprechenden Mitarbeiters eintragen.