Armin Wachter
Sales & Support
Stempeluhr richtig aufstellen: Standort, Stromversorgung und WLAN
- Idealer Standort: Eingang, Pausenraum, Lager
- Stromversorgung und PoE
- LAN vs. WLAN: Vor- und Nachteile
- Schichtwechsel: Anti-Stau-Tipps
- Mehrere Terminals für große Teams
Ein Zeiterfassungsterminal sollte dort aufgestellt werden, wo es im Arbeitsalltag einfach und ohne Umwege genutzt werden kann. Neben dem Standort spielen auch die Stromversorgung und eine zuverlässige WLAN-Verbindung eine wichtige Rolle.
Wer diese Punkte bereits vor der Inbetriebnahme berücksichtigt, schafft gute Voraussetzungen für eine unkomplizierte und verlässliche Zeiterfassung mit IDENTsmart TimeRecording.
Den Standort am Arbeitsablauf ausrichten
Ein Zeiterfassungsterminal sollte möglichst auf dem natürlichen Weg der Mitarbeitenden liegen. Geeignete Orte sind beispielsweise der Ein- und Ausgang, der Empfang, der Zugang zur Produktion oder ein zentraler Bereich innerhalb des Betriebs.
So kann sich eine einfache Routine entwickeln: ankommen, Arbeitszeit buchen und den Arbeitsplatz aufsuchen. Das Gleiche gilt für Pausen und das Arbeitsende.
Steht das Terminal dagegen abseits der üblichen Wege, können Buchungen im Arbeitsalltag leichter vergessen werden. Diese müssen dann gegebenenfalls nachträglich ergänzt oder korrigiert werden. Ein gut erreichbarer Standort hilft dabei, solche Situationen zu reduzieren.
Bei der Auswahl sollte deshalb nicht nur betrachtet werden, wo sich eine freie Wandfläche oder eine Steckdose befindet. Entscheidend ist auch, wie sich die Mitarbeitenden tatsächlich durch das Gebäude bewegen. Die Wege können sich je nach Arbeitsbereich deutlich unterscheiden. Beschäftigte in der Produktion, in der Verwaltung oder am Empfang nutzen häufig unterschiedliche Eingänge und Aufenthaltsbereiche.
Einen oder mehrere Buchungspunkte planen
Nicht in jedem Betrieb ist ein einziges Terminal die beste Lösung. Bei mehreren Eingängen, Gebäuden, Etagen oder voneinander getrennten Arbeitsbereichen können zusätzliche Buchungspunkte sinnvoll sein.
Mit TimeRecording Basic lassen sich beliebig viele Zeiterfassungsterminals mit einem Konto verbinden. Die Terminals können sich auch an unterschiedlichen Standorten befinden. Dadurch lässt sich die Zeiterfassung näher an den tatsächlichen Arbeitswegen organisieren.
In einem Produktionsbetrieb könnte beispielsweise ein Terminal am Haupteingang und ein weiteres in der Nähe der Umkleiden oder eines Werkstores eingesetzt werden. In der Verwaltung genügt möglicherweise ein Terminal am Empfang. Für Außendienst oder Homeoffice können freigeschaltete Anwender ihre Arbeitszeiten zusätzlich online über den Webbrowser erfassen.
Mehrere Terminals können außerdem dazu beitragen, Wartezeiten zu Beginn oder am Ende einer Schicht zu vermeiden. Voraussetzung ist jedoch, dass für alle Beteiligten klar geregelt ist, welche Buchungspunkte genutzt werden sollen.
Bei der Einrichtung sollte jedes Terminal einen eindeutigen Namen erhalten, beispielsweise „Haupteingang“, „Verwaltung“ oder „Lager“. Das erleichtert die Zuordnung und die spätere Verwaltung der Geräte.
Montageort und Umgebung berücksichtigen
Das ID800 Zeiterfassungsterminal kann als Wand- oder Tischgerät eingesetzt werden. Unabhängig von der gewählten Montageart sollte das Display gut sichtbar und das Terminal bequem erreichbar sein.
Das Gerät sollte nicht hinter einer geöffneten Tür verschwinden oder so angebracht werden, dass Mitarbeitende in einen Lauf- oder Fluchtweg treten müssen. Auch lose verlegte Kabel oder ein Standort, an dem das Terminal leicht angestoßen werden kann, sind möglichst zu vermeiden.
Das Terminal ist für die Verwendung in Innenräumen vorgesehen. Bei einem Einsatz in der Nähe von Werkstoren, Lagereingängen oder Produktionsbereichen sollte deshalb darauf geachtet werden, dass der Standort ausreichend geschützt ist und die vorgesehenen Betriebsbedingungen eingehalten werden.
Stromversorgung dauerhaft einplanen
Für den Betrieb benötigt das Terminal eine Stromversorgung. Das zugehörige Netzteil wird an das Terminal angeschlossen und mit einer Stromversorgung von 100 bis 240 Volt AC verbunden.
Idealerweise befindet sich eine dauerhaft verfügbare Steckdose in unmittelbarer Nähe. Provisorische Verlängerungen oder Kabel, die durch häufig genutzte Bereiche verlaufen, sollten vermieden werden. Ebenso ungünstig sind Steckdosen, die regelmäßig für andere Geräte benötigt oder über einen Lichtschalter abgeschaltet werden.
Eine stabile Stromversorgung ist auch für den Offline-Modus wichtig. Fällt die Internetverbindung aus, kann das Terminal Buchungen weiterhin lokal speichern. Dazu muss es jedoch eingeschaltet bleiben.
WLAN am endgültigen Standort prüfen
Das ID800 Zeiterfassungsterminal wird über WLAN mit dem Internet verbunden. Unterstützt werden WLAN-Netzwerke nach 802.11 b/g/n im 2,4-GHz-Band sowie die Verschlüsselungsverfahren WPA-PSK, WPA2-PSK, WPA3-PSK und WAPI-PSK.
Bei der Standortwahl sollte deshalb nicht nur die Erreichbarkeit für die Mitarbeitenden geprüft werden. Auch die WLAN-Abdeckung am vorgesehenen Montageort muss ausreichend sein.
Besonders in größeren Gebäuden können massive Wände, Metallflächen, lange Flure oder große Entfernungen zum WLAN-Router beziehungsweise Access Point die Verbindung beeinträchtigen. Daher empfiehlt es sich, die Empfangsqualität direkt am endgültigen Standort zu testen und nicht nur in dessen Nähe.
Eine stabile Verbindung sorgt dafür, dass Buchungen zeitnah an die Webanwendung übertragen und dort angezeigt werden. Kurze Verbindungsunterbrechungen führen zwar nicht automatisch zum Verlust von Buchungen, sollten im normalen Betrieb aber möglichst vermieden werden.
Terminal mit dem WLAN verbinden
Bei der Erstinbetriebnahme stellt das Terminal zunächst ein eigenes WLAN zur Verfügung. Mit diesem Netzwerk wird vorübergehend ein PC, Laptop oder Smartphone verbunden.
Anschließend wird im Browser die Konfigurationsseite des Terminals geöffnet. Dort werden der Name und das Passwort des WLAN-Netzwerks eingetragen, das später für den Betrieb verwendet werden soll.
Nach erfolgreicher Netzwerkverbindung wird das Terminal mit dem TimeRecording-Konto gekoppelt. Dazu wird in der Webanwendung unter „Terminals“ ein neues Terminal hinzugefügt. Neben einem eindeutigen Namen wird der am Gerät angezeigte Verbindungscode eingetragen.
Nach der erfolgreichen Kopplung erscheint das Terminal in der Übersicht und kann für Buchungen verwendet werden.
Da das Zielnetzwerk bereits während der Einrichtung festgelegt wird, sollte der spätere Aufstellungsort möglichst früh feststehen. So kann direkt geprüft werden, ob das vorgesehene WLAN dort zuverlässig erreichbar ist.
Repeater und unterschiedliche WLAN-Netze
Reicht die WLAN-Abdeckung am gewünschten Standort nicht aus, kann ein zusätzlicher Access Point oder WLAN-Repeater die Verbindung verbessern. Welche Lösung geeignet ist, hängt von der vorhandenen Netzwerkinfrastruktur und den örtlichen Gegebenheiten ab.
Vor der Installation eines Repeaters sollte zunächst geprüft werden, ob sich der Router oder ein vorhandener Access Point günstiger positionieren lässt. Ein Repeater kann nur dann sinnvoll arbeiten, wenn er selbst noch eine ausreichende Verbindung zum bestehenden WLAN besitzt.
Bei mehreren Gebäuden oder Standorten können die eingesetzten Terminals auch mit unterschiedlichen WLAN-Netzwerken verbunden werden. Jedes Terminal wird dabei separat eingerichtet und jeweils mit einem Netzwerk verbunden, das am betreffenden Standort verfügbar ist und einen Internetzugang bereitstellt.
Soll ein Terminal später mit einem anderen WLAN verbunden werden, kann die Netzwerkkonfiguration über das Admin-Menü des Geräts erneut vorgenommen werden. Die erforderlichen Zugangsdaten sollten ausschließlich den zuständigen Personen zur Verfügung stehen und sicher aufbewahrt werden.
Den Offline-Modus als Sicherheitsnetz nutzen
Verliert das aktuell verbundene WLAN seine Internetverbindung, wechselt das Terminal in den Offline-Modus. Buchungen können weiterhin wie gewohnt vorgenommen werden und werden zunächst im Speicher des Terminals abgelegt.
Das Gerät versucht regelmäßig, die Verbindung wiederherzustellen. Sobald der Internetzugang erneut verfügbar ist, werden die gespeicherten Buchungen automatisch an den Server übertragen und anschließend in der Webanwendung angezeigt.
Der Offline-Modus ist damit eine hilfreiche Absicherung bei vorübergehenden Netzwerkproblemen. Er sollte jedoch nicht als dauerhafter Ersatz für eine stabile WLAN-Verbindung eingeplant werden. Bei einer längeren Offline-Phase sind die aktuellen Buchungen noch nicht in der Webanwendung verfügbar.
Solange sich noch nicht übertragene Buchungen auf dem Terminal befinden, sollte das Gerät nicht auf die Werkseinstellungen zurückgesetzt oder aus dem TimeRecording-Konto gelöscht werden. Auch die Offline-Daten dürfen in diesem Fall nicht über das Admin-Menü gelöscht werden. Bei diesen Vorgängen können die lokal gespeicherten Buchungen verloren gehen.
Ein normales Aus- und erneutes Einstecken, ein kurzer Neustart oder die erneute WLAN-Konfiguration löschen die gespeicherten Offline-Buchungen dagegen nicht.
Supportinformationen vor der Installation nutzen
Im TimeRecording Support-Bereich stehen Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Video-Tutorials zur Einrichtung des ID800 Zeiterfassungsterminals zur Verfügung. Dort werden unter anderem die Inbetriebnahme, die WLAN-Konfiguration, die Verbindung mit dem TimeRecording-Konto und der Offline-Modus beschrieben.
Gerade bei mehreren Terminals oder unterschiedlichen Standorten empfiehlt es sich, die Installation vorab zu planen. Dabei sollten insbesondere folgende Fragen geklärt werden:
Wo verlaufen die üblichen Wege der Mitarbeitenden? Ist am vorgesehenen Standort eine geeignete Steckdose vorhanden? Reicht die WLAN-Abdeckung aus? Wird ein weiterer Access Point oder Repeater benötigt? Und soll das Terminal an der Wand befestigt oder auf einem Tisch aufgestellt werden?
Sind diese Punkte geklärt, lässt sich das Terminal in der Regel ohne größere Anpassungen in den Arbeitsablauf integrieren.
Fazit
Der richtige Standort eines Zeiterfassungsterminals verbindet organisatorische und technische Anforderungen. Das Gerät sollte für die Mitarbeitenden gut erreichbar sein, ohne einen zusätzlichen Umweg zu verursachen. Gleichzeitig benötigt es eine dauerhaft verfügbare Stromversorgung und eine möglichst stabile WLAN-Verbindung.
Bei mehreren Eingängen, Gebäuden oder Arbeitsbereichen können zusätzliche Terminals sinnvoll sein. TimeRecording Basic ermöglicht es, mehrere Geräte innerhalb eines Kontos zu betreiben und mit der webbasierten Zeiterfassung zu kombinieren.
Der Offline-Modus sorgt dafür, dass Buchungen auch bei einem vorübergehenden Ausfall der Internetverbindung weiterhin erfasst werden können. Eine sorgfältige Standort- und Netzwerkplanung bleibt dennoch die beste Voraussetzung dafür, dass das Zeiterfassungssystem im täglichen Betrieb zuverlässig und unkompliziert genutzt werden kann.