Armin Wachter
Sales & Support
Browser oder Terminal? Welche Erfassungsart wann passt
- Zwei Erfassungsarten im Schnellvergleich
- Wann das Terminal die richtige Wahl ist
- Wann der Browser besser passt
- Mischbetrieb (Büro + Außendienst)
- Typische Fehler bei der Auswahl
Die Frage, ob Arbeitszeiten besser per Browser oder per Terminal erfasst werden, stellt sich in vielen Unternehmen schon beim Aufbau eines Zeiterfassungssystems. Mit IDENTsmart TimeRecording müssen sich beide Wege nicht ausschließen. Terminal- und Webnutzung lassen sich miteinander kombinieren und je nach Arbeitsgruppe, Arbeitsort und Prozess unterschiedlich einsetzen.
Zwei Wege, ein System
IDENTsmart TimeRecording unterstützt unterschiedliche Arten der Arbeitszeiterfassung. Am Terminal wird typischerweise mit einer RFID-Karte oder einem RFID-Token, also einem Schlüsselanhänger, gebucht. Zusätzlich können auch Fremdkarten und Fremdtoken eingebunden werden, sofern sie kompatibel sind. Im Browser erfolgt die Erfassung über die Weboberfläche, die auf PC, Tablet oder Smartphone genutzt werden kann, ohne dass eine separate App erforderlich ist.
Welche Erfassungsart besser passt, hängt vom jeweiligen Arbeitsbereich ab. In der Produktion kann beispielsweise ein fester Buchungspunkt sinnvoll sein. Im Homeoffice, Außendienst oder bei wechselnden Einsatzorten ist dagegen häufig die Buchung über den Browser praktischer.
So funktioniert der Workflow
Die Einrichtung und Verwaltung erfolgt über die Weboberfläche. Dort werden Anwender angelegt, Arbeitszeit- und Urlaubsmodelle zugewiesen, Feiertagskalender gepflegt und bei Bedarf RFID-Token oder Karten hinterlegt.
Für die Terminalnutzung wird das Terminal über WLAN eingerichtet und anschließend mit dem TimeRecording Account verbunden. Im täglichen Betrieb hält der Anwender seine RFID-Karte oder seinen RFID-Token an das Terminal und erfasst damit seine Arbeitszeit.
Bei der Webnutzung meldet sich der Anwender im Browser an und kann dort buchen, zum Beispiel im Homeoffice oder unterwegs. Die Buchungen werden unabhängig von der jeweiligen Erfassungsart im selben TimeRecording Account zusammengeführt.
So können beispielsweise Beschäftigte in der Fertigung morgens am Terminal buchen, während Anwender im Außendienst ihre Zeiten über den Browser erfassen. Beide Erfassungswege nutzen dabei dasselbe System und dieselbe Datenbasis.
Terminal mit RFID-Karte oder Token
Ein Terminal bietet sich insbesondere dort an, wo Arbeitszeiten regelmäßig an einem festen Ort erfasst werden sollen. Die Buchung ist unkompliziert: Karte oder Token kurz an das Terminal halten und die gewünschte Buchung durchführen.
IDENTsmart TimeRecording unterstützt dafür RFID-Karten und RFID-Token als persönliche Erfassungsmedien. Unter bestimmten Voraussetzungen können auch bereits vorhandene Fremdkarten oder Fremdtoken verwendet werden. Entscheidend ist unter anderem, dass die verwendete Kennung beim Auslesen gleichbleibt und eindeutig zugeordnet werden kann.
Eine Fremdkartenlizenz ist zum Testen bereits enthalten. Damit lässt sich zunächst prüfen, ob vorhandene Karten oder Token mit dem System verwendet werden können. Das kann beispielsweise interessant sein, wenn im Unternehmen bereits geeignete RFID-Träger im Einsatz sind.
Wann der Browser besser passt
Die Browsernutzung bietet sich vor allem dann an, wenn Arbeitszeiten nicht regelmäßig an einem festen Standort erfasst werden. TimeRecording kann über den Browser auf unterschiedlichen Endgeräten genutzt werden. Damit eignet sich dieser Weg beispielsweise für Homeoffice, Außendienst, hybride Arbeitsmodelle oder Beschäftigte mit wechselnden Einsatzorten.
Auch die Administration erfolgt über die Weboberfläche. Dort werden unter anderem Arbeitszeitmodelle, Salden, Abwesenheiten und Anwenderdaten verwaltet sowie Buchungen und Auswertungen eingesehen.
Der Browser kann daher nicht nur ergänzend für unterwegs genutzt werden, sondern auch dauerhaft als Erfassungsweg für Anwender, bei denen ein fester Buchungspunkt im Arbeitsalltag nicht sinnvoll ist.
Welche Arbeitsgruppen profitieren
Für Produktion, Lager, Empfang, Werkstatt und ähnliche Bereiche kann ein Terminal eine praktische Lösung sein. Dort lässt sich die Arbeitszeiterfassung an einem festen Punkt organisieren und die Buchung mit RFID-Karte oder Token einfach in den täglichen Ablauf integrieren.
Für Büroarbeitsplätze, flexible Arbeitszeiten und Homeoffice kann dagegen die Buchung über den Browser besser zum jeweiligen Arbeitsablauf passen. Auch im Außendienst oder bei wechselnden Einsatzorten ist ein Webzugang hilfreich, wenn kein Terminal zur Verfügung steht.
Bei Unternehmen mit unterschiedlichen Arbeitsbereichen lassen sich beide Varianten miteinander kombinieren. Verwaltung, Produktion und Außendienst können dasselbe System nutzen, während die Art der Zeiterfassung an den jeweiligen Arbeitsbereich angepasst wird.
Terminal und Browser kombinieren
Terminal und Browser werden innerhalb desselben TimeRecording Accounts genutzt. Anwender, Arbeitszeitmodelle, Salden und Auswertungen werden zentral verwaltet, unabhängig davon, auf welchem Weg eine Buchung erfolgt.
Das Terminal wird mit dem bestehenden TimeRecording Account verbunden und über die Weboberfläche verwaltet. Gleichzeitig kann die Weboberfläche auch für die Zeiterfassung genutzt werden, sofern der Webzugang für den jeweiligen Anwender vorgesehen ist.
Dadurch können die Erfassungsarten auch innerhalb eines Unternehmens unterschiedlich eingesetzt werden. Ein Anwender kann beispielsweise an Tagen im Betrieb am Terminal buchen und im Homeoffice den Browser verwenden. Welche Variante jeweils sinnvoll ist, hängt von den organisatorischen Abläufen im Unternehmen ab.
Support und Hilfen
Im TimeRecording Support-Bereich stehen Anleitungen, Video-Tutorials und weitere Informationen zur Einrichtung und täglichen Nutzung zur Verfügung. Dazu gehören unter anderem Hilfestellungen zur Inbetriebnahme des Terminals, zu Arbeitszeit- und Urlaubsmodellen, Feiertagskalendern, Anwenderverwaltung und zur Verwendung von Fremdkarten.
Dort finden sich außerdem Informationen zur Verwaltung des TimeRecording Accounts und zur Nutzung der verschiedenen Erfassungsmöglichkeiten.
Fazit für die Praxis
Ob Browser oder Terminal besser passt, hängt vor allem vom jeweiligen Arbeitsalltag ab. Ein Terminal bietet sich für feste Standorte und eine schnelle Buchung mit RFID-Karte oder RFID-Token an. Der Browser eignet sich dagegen besonders für mobile oder dezentrale Arbeitsplätze und für Anwender, die ihre Arbeitszeiten nicht regelmäßig an einem festen Terminal erfassen können.
Unternehmen müssen sich dabei nicht grundsätzlich für einen der beiden Wege entscheiden. Mit IDENTsmart TimeRecording können Terminal- und Webbuchungen innerhalb desselben Systems eingesetzt und je nach Arbeitsbereich miteinander kombiniert werden.