Armin Wachter
Sales & Support
Monatsabschluss in der Zeiterfassung: Schritt für Schritt
- Vorbereitung: offene Buchungen aufräumen
- Mitarbeiter-Freigaben einsammeln
- Korrekturen abschließen
- Periode sperren
- Export an Lohnstelle
Ein regelmäßiger Monatsabschluss hilft dabei, die erfassten Arbeitszeiten eines Zeitraums zu prüfen, zu vervollständigen und einen nachvollziehbaren Stand für Auswertung und Abrechnung zu schaffen. Mit IDENTsmart TimeRecording lässt sich dieser Ablauf zentral über die browserbasierte Webanwendung organisieren – von der Kontrolle einzelner Buchungen über Korrekturen bis zum Datenabschluss und Export der Monatsberichte.
Was bedeutet Monatsabschluss?
Ein Monatsabschluss umfasst mehr als das Erstellen eines Reports. Vor dem Abschluss werden die Arbeitszeitdaten des betreffenden Zeitraums geprüft und bei Bedarf vervollständigt. Je nach betrieblicher Organisation können dabei beispielsweise folgende Punkte berücksichtigt werden:
- Kommen- und Gehen-Buchungen
- Pausen und Nachbuchungen
- Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheiten
- Soll-Ist-Abweichungen
- Überstunden und Minusstunden
- Korrekturen sowie Änderungen am Stundensaldo
In IDENTsmart TimeRecording wird der technische Abschluss als „Daten abschließen“ bezeichnet. Dabei wählen Sie im Zeiterfassungskalender den letzten Tag aus, bis zu dem die bisherigen Arbeitszeiten abgeschlossen werden sollen. Die abgeschlossenen Daten werden im Kalender blau dargestellt und können anschließend nicht mehr bearbeitet werden. Ein Abschluss ist nur möglich, wenn die Daten bis zum gewählten Stichtag vollständig sind.
Für einen Monatsabschluss wird in der Regel der letzte Kalendertag des jeweiligen Monats als Abschlussdatum gewählt. Wer die Prüfung und den Abschluss übernimmt, richtet sich nach den internen Zuständigkeiten des Unternehmens.
Vorbereitung auf den Abschluss
Ein sauberer Monatsabschluss beginnt nicht erst am letzten Tag des Monats. Idealerweise werden fehlende oder fehlerhafte Buchungen bereits während des laufenden Monats regelmäßig geprüft. Dadurch lassen sich Rückfragen und Korrekturen zum Monatsende reduzieren.
IDENTsmart TimeRecording stellt dafür ein zentrales Dashboard und einen Zeiterfassungskalender bereit. Verantwortliche können dort unter anderem erkennen, wer anwesend ist, wo Buchungen fehlen und bei welchen Mitarbeitenden Abwesenheiten oder auffällige Salden vorliegen. Die Verwaltung erfolgt über den Webbrowser, ohne dass auf dem verwendeten Computer eine lokale Software installiert werden muss.
Vor dem eigentlichen Monatsabschluss empfiehlt sich folgende Vorbereitung:
- Legen Sie das Abschlussdatum fest.
- Prüfen Sie, ob alle Buchungen aus den verwendeten Zeiterfassungsterminals in der Webanwendung angekommen sind.
- Prüfen Sie vorhandene Webbuchungen auf Vollständigkeit.
- Stellen Sie sicher, dass Urlaub, Krankheit, Dienstreisen und andere Abwesenheiten für den betreffenden Zeitraum eingetragen wurden.
- Prüfen Sie bei auffälligen Berechnungen gegebenenfalls die hinterlegten Arbeitszeitmodelle, Feiertagskalender und Abwesenheitsgründe.
Bei einem Terminal, das zeitweise ohne Internetverbindung war, sollten Sie besonders aufmerksam sein. Im Offline-Modus speichert das Terminal die Buchungen zunächst lokal. Sobald die Verbindung wiederhergestellt ist, werden die gespeicherten Buchungen automatisch an den Server übertragen und in der Weboberfläche angezeigt. Deshalb sollte ein Monatsabschluss erst durchgeführt werden, wenn mögliche Offline-Buchungen synchronisiert wurden.
Auch Änderungen an Arbeitszeitmodellen sollten vor dem Abschluss berücksichtigt werden. Das Arbeitszeitmodell beeinflusst unter anderem Sollzeiten, Pausen und Salden. Wird ein Modell rückwirkend geändert, kann sich dadurch auch die Auswertung bereits erfasster Zeiten verändern.
Buchungen prüfen und korrigieren
Ein wichtiger Arbeitsschritt beim Monatsabschluss ist die Prüfung der täglichen Buchungen. Öffnen Sie dazu in der TimeRecording-Webanwendung den Zeiterfassungskalender des jeweiligen Mitarbeiters und kontrollieren Sie den betreffenden Zeitraum.
Typische Punkte, die dabei auffallen können, sind beispielsweise:
- Eine Kommen- oder Gehen-Buchung fehlt.
- Eine Buchung wurde am falschen Tag erfasst.
- Eine Pause wurde nicht oder doppelt gebucht.
- Urlaub oder Krankheit wurde nicht als Abwesenheit eingetragen.
- Eine Buchung über Mitternacht wurde nicht korrekt dem Arbeitstag zugeordnet.
- Ein Feiertag oder arbeitsfreier Tag wird aufgrund der hinterlegten Einstellungen nicht wie erwartet berechnet.
Administratoren und Account-Inhaber können in der Webanwendung fehlende Buchungen nachtragen und fehlerhafte Einträge korrigieren. Mitarbeiter können ihre eigenen Zeiterfassungsdaten einsehen, jedoch nicht bearbeiten. Wenn Webbuchungen für einen Mitarbeiter freigegeben sind, kann dieser über den Browser Kommen- und Gehen-Buchungen zum aktuellen Zeitpunkt anlegen.
Bei Abwesenheiten empfiehlt es sich, die passenden Abwesenheitsgründe zu verwenden. TimeRecording erlaubt frei definierbare Gründe wie Krankheit, Berufsschule, Dienstfahrt, Fortbildung oder Gleittag. Je nach Einstellung kann ein Abwesenheitsgrund eine Zeitgutschrift auslösen oder als Krankenstand gekennzeichnet werden. Der gewählte Grund wird im Zeiterfassungskalender und in den Berichten angezeigt.
Buchungen über Mitternacht
Bei Arbeitszeiten über Mitternacht muss das Arbeitszeitmodell entsprechend eingerichtet sein. TimeRecording bietet im Bereich „Arbeitszeit“ die Einstellung „Nachtschicht“. Dort kann festgelegt werden, bis zu welcher Uhrzeit Buchungen des Folgetags noch dem Vortag zugerechnet werden.
Wird beispielsweise 02:00 Uhr als Grenze definiert, zählen Buchungen zwischen 00:00 Uhr und 02:00 Uhr noch zum vorherigen Arbeitstag. Diese Einstellung sollte insbesondere dann geprüft werden, wenn Buchungen oder Salden rund um Mitternacht nicht wie erwartet dargestellt werden.
Salden dokumentieren
Auch der Stundensaldo kann im Rahmen des Monatsabschlusses angepasst werden. Werden beispielsweise Überstunden ausgezahlt oder abgefeiert, lässt sich dies in TimeRecording über die Funktion „Saldo festlegen“ berücksichtigen.
Mit der Einstellung „absolut“ kann der Stundensaldo zu einem bestimmten Stichtag auf einen festen Wert gesetzt werden. Alternativ lässt sich der bestehende Saldo mit der Einstellung „relativ“ um eine bestimmte Zeit erhöhen oder verringern. Werden beispielsweise fünf Überstunden ausgezahlt, kann der Wert relativ mit einem negativen Vorzeichen eingetragen werden: -5:00.
Im Notizfeld kann zusätzlich der Grund der Anpassung dokumentiert werden, etwa „Auszahlung von fünf Überstunden im September“ oder „Übernahme des Saldos aus dem bisherigen Zeiterfassungssystem“. Die Notiz wird im Zeiterfassungskalender und im Bericht angezeigt.
Daten bis zum Stichtag abschließen
Nachdem Buchungen, Abwesenheiten und Salden geprüft wurden, kann der eigentliche Abschluss erfolgen. In IDENTsmart TimeRecording gehen Sie dabei grundsätzlich so vor:
- Öffnen Sie den Zeiterfassungskalender des betreffenden Mitarbeiters.
- Navigieren Sie zum letzten Tag des abzuschließenden Zeitraums.
- Klicken Sie mit der linken Maustaste auf diesen Tag.
- Wählen Sie im Kontextmenü die Funktion „Daten abschließen“.
- Prüfen Sie, ob der Zeitraum vollständig ist, und bestätigen Sie den Abschluss.
Wenn beispielsweise der gesamte Monat März abgeschlossen werden soll, wählen Sie den 31. März. Der Abschluss bezieht sich damit auf alle Daten bis einschließlich dieses Datums.
Nach dem Abschluss werden die Daten im Kalender blau hinterlegt. Änderungen am zugewiesenen Arbeitszeitmodell wirken sich nicht mehr auf den abgeschlossenen Zeitraum aus. Das ist beispielsweise dann hilfreich, wenn ein Arbeitszeitmodell ab dem Folgemonat geändert werden soll. Zuerst werden die Daten bis zum letzten Tag des bisherigen Modells abgeschlossen. Anschließend kann dem Mitarbeiter das neue Modell zugewiesen werden.
Der Datenabschluss sollte erst erfolgen, wenn die Prüfung abgeschlossen ist. Abgeschlossene Daten können anschließend nicht mehr bearbeitet werden. Eine fehlende Buchung, die erst nach dem Abschluss auffällt, kann daher nicht einfach nachgetragen werden.
Reports exportieren
IDENTsmart TimeRecording stellt Wochen- und Monatsberichte als PDF bereit. Diese enthalten die Arbeitszeiten und Abwesenheiten für jeden Tag sowie eine Saldo- und Urlaubsstatistik. Auch Krankheitstage werden in der entsprechenden Übersicht des Berichts berücksichtigt.
Die Berichte eignen sich unter anderem zur internen Kontrolle, zur Weitergabe an Mitarbeiter oder zur Vorbereitung weiterer Abrechnungsprozesse.
Ein typischer Ablauf sieht beispielsweise so aus:
- Öffnen Sie die TimeRecording-Webanwendung und wechseln Sie in den Bereich Berichte.
- Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter oder mehrere Mitarbeiter aus.
- Stellen Sie den gewünschten Auswertungszeitraum ein.
- Erzeugen Sie den entsprechenden Bericht.
- Speichern Sie den Bericht bei Bedarf in Ihrer vorgesehenen Ablagestruktur.
Für bestimmte Auswertungen können Daten auch als CSV-Datei exportiert und beispielsweise in einer Tabellenkalkulation weiterverarbeitet werden.
Nach der Prüfung können die Daten bis zum festgelegten Stichtag abgeschlossen werden.
Supportartikel und Hilfen nutzen
Nicht jede Frage zum Monatsabschluss lässt sich pauschal beantworten, da Arbeitszeitmodelle, Abwesenheitsregeln und betriebliche Abläufe unterschiedlich eingerichtet sein können.
Der Supportbereich von TimeRecording bietet FAQs, Hilfetexte und Erklärfilme zu Themen wie Arbeitszeitmodellen, Mitarbeitern, Abwesenheiten, Feiertagskalendern, Zeiterfassungskalender und Salden.
Für den Monatsabschluss sind insbesondere die Hilfen zu folgenden Themen relevant:
- Daten abschließen
- Saldo festlegen und anpassen
- Abwesenheitsgründe
- Arbeitszeitmodelle
- Nachtschicht
Wenn eine Frage über die vorhandenen Anleitungen hinausgeht, kann der technische Support über das Supportformular kontaktiert werden.
Fazit
Ein regelmäßiger Monatsabschluss hilft dabei, Arbeitszeiten strukturiert zu prüfen, auszuwerten und für den jeweiligen Abrechnungszeitraum abzuschließen. Mit IDENTsmart TimeRecording lassen sich die dafür notwendigen Buchungen, Abwesenheiten, Salden und Berichte zentral in der Webanwendung verwalten.