Reports und Auswertungen: Welche Kennzahlen aus der Zeiterfassung wirklich helfen

Karte ausgeben: Standardprozess
Verlust melden und sperren
Defekt: Tausch und Nachverfolgung
Mitarbeiterwechsel: alte Karte einziehen, neue ausgeben
Karten und Token verwalten: Was bei Verlust, Defekt und Mitarbeiterwechsel zu beachten ist

Karten und RFID-Token ermöglichen Mitarbeitenden eine einfache und kontaktlose Buchung am Zeiterfassungsterminal. Im Arbeitsalltag kann es jedoch vorkommen, dass ein Medium verloren geht, nicht mehr zuverlässig funktioniert oder nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters nicht länger benötigt wird. In diesen Fällen sollte die hinterlegte Zuordnung im System zeitnah angepasst werden.

Entscheidend ist dabei nicht die Karte oder der Token selbst, sondern die im Mitarbeiterdatensatz gespeicherte RFID-Kennung. Über diese ID wird das jeweilige Medium einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet. Wird die Zuordnung geändert oder entfernt, betrifft dies nur das Identifikationsmedium. Die bereits vorhandenen Zeitbuchungen bleiben davon unberührt.

TimeRecording-Karten, Token und Fremdkarten unterscheiden

Für die Buchung am Terminal können die für TimeRecording vorgesehenen Karten und Token verwendet werden. Daneben lassen sich unter bestimmten technischen Voraussetzungen auch bereits vorhandene RFID-Medien einsetzen, beispielsweise Karten oder Token aus einem anderen betrieblichen System. Diese werden in TimeRecording als Fremdkarten geführt.

Bei einer Fremdkarte wird im Mitarbeiterdatensatz neben der RFID-Kennung zusätzlich die Option „Fremdkarte?“ aktiviert. Die Anzahl der verfügbaren Fremdkartenlizenzen bestimmt, bei wie vielen Mitarbeitern gleichzeitig eine Fremdkarte hinterlegt werden kann. Eine Fremdkartenlizenz ist im Account bereits enthalten. Weitere Lizenzen können bei Bedarf über die Abonnement-Verwaltung ergänzt werden.

Die Lizenz ist dabei nicht dauerhaft an ein bestimmtes physisches Medium gebunden. Wird die Fremdkartenzuordnung bei einem Mitarbeiter aufgehoben oder der Mitarbeiter archiviert, steht die frei gewordene Fremdkartenlizenz anschließend wieder für einen anderen Mitarbeiter zur Verfügung. Auch beim Austausch einer defekten Fremdkarte gegen eine andere Fremdkarte für denselben Mitarbeiter wird nicht automatisch eine zusätzliche Lizenz benötigt, solange die Anzahl der gleichzeitig verwendeten Fremdkarten das vorhandene Kontingent nicht überschreitet.

Verlust einer Karte oder eines Tokens

Geht eine Karte oder ein Token verloren, sollte die bisherige RFID-Zuordnung im Mitarbeiterdatensatz entfernt oder durch die ID eines neuen Mediums ersetzt werden. Sobald die alte RFID-Kennung nicht mehr beim Mitarbeiter hinterlegt ist, kann das verlorene Medium nicht mehr für Buchungen dieses Mitarbeiters verwendet werden.

Nach dem Eintragen der neuen RFID-Kennung empfiehlt sich eine kurze Testbuchung am Terminal. So lässt sich direkt prüfen, ob das neue Medium korrekt erkannt und dem vorgesehenen Mitarbeiter zugeordnet wird.

Wichtig ist: TimeRecording führt keine eigene Historie über frühere Karten- oder Tokenzuordnungen. Wird eine RFID-Kennung entfernt oder ersetzt, ist später im System nicht automatisch erkennbar, welches Medium zuvor hinterlegt war oder aus welchem Grund es ausgetauscht wurde. Soll diese Information erhalten bleiben, muss sie gezielt dokumentiert werden, beispielsweise im vorhandenen Notizfeld beim Mitarbeiter oder in einer separaten internen Übersicht.

Defektes Medium austauschen

Bei einem Defekt ist der Ablauf ähnlich. Zunächst wird die RFID-Kennung des neuen Mediums ermittelt und anschließend im bestehenden Mitarbeiterdatensatz hinterlegt. Handelt es sich um eine Fremdkarte, bleibt die Option „Fremdkarte?“ aktiviert. Wird stattdessen auf eine TimeRecording-Karte oder einen TimeRecording-Token gewechselt, kann die Option wieder deaktiviert werden.

Die bisherigen Zeitbuchungen werden durch den Austausch nicht verändert. Sie sind nicht auf der Karte oder dem Token gespeichert, sondern dem jeweiligen Mitarbeiter im TimeRecording-Account zugeordnet. Das Medium dient lediglich dazu, den Mitarbeiter bei einer Buchung am Terminal zu identifizieren.

Auch bei einem Defekt kann eine kurze interne Notiz sinnvoll sein, wenn nachvollziehbar bleiben soll, weshalb ein Medium ersetzt wurde. Diese Dokumentation erfolgt jedoch nicht automatisch durch TimeRecording.

Fremdkarten vor der Verwendung prüfen

Nicht jede RFID-Karte oder jeder RFID-Token ist automatisch für die Verwendung mit TimeRecording geeignet. Entscheidend ist unter anderem, dass das Medium bei jedem Auslesen dieselbe ID übermittelt. Verändert sich die ID zwischen den Auslesevorgängen, kann keine dauerhafte und eindeutige Zuordnung zu einem Mitarbeiter hergestellt werden.

Vor der Einrichtung einer Fremdkarte empfiehlt es sich daher, die ID mehrfach auszulesen und die angezeigten Werte miteinander zu vergleichen. Dies kann je nach Medium beispielsweise am Terminal oder über ein NFC-fähiges Smartphone mit einer geeigneten App wie „NXP Tag Info“ erfolgen.

Die genaue Vorgehensweise und weitere Hinweise finden Sie in unserem Supportartikel „Fremdkarten prüfen und einrichten“. Für einen einzelnen Kartentausch reicht in der Regel die dort erläuterte Prüfung und anschließende Zuordnung im Mitarbeiterdatensatz aus.

Mitarbeiter scheidet aus: Archivieren statt nur Token entfernen

Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, kann der Mitarbeiterdatensatz archiviert werden. Beim Archivieren werden die hinterlegte RFID-Zuordnung und vorhandene Online-Zugänge entfernt. Das bisher verwendete Medium ist dadurch nicht mehr mit diesem Mitarbeiter verknüpft und kann anschließend gegebenenfalls einem anderen Mitarbeiter zugeordnet werden.

Gleichzeitig wird für den archivierten Mitarbeiter ein Datenabschluss durchgeführt. Die vorhandenen Daten bleiben im Account weiterhin aufrufbar, können anschließend jedoch nicht mehr bearbeitet werden. Archivierte Mitarbeiter werden nicht mehr in der normalen Liste der aktiven Mitarbeiter angezeigt, können bei Bedarf aber wieder eingeblendet werden.

Beim Ausscheiden eines Mitarbeiters ist es daher normalerweise nicht notwendig, den Token vor der Archivierung noch separat aus dem Datensatz zu entfernen. Die Freigabe erfolgt bereits im Rahmen der Archivierung.

Soll ein Mitarbeiter dagegen weiterhin aktiv bleiben, darf Archivieren nicht als Ersatz für einen Kartentausch verwendet werden. In diesem Fall wird ausschließlich die RFID-Zuordnung im bestehenden Datensatz angepasst.

Archivieren und Löschen unterscheiden

Archivieren und Löschen haben unterschiedliche Auswirkungen. Beim Archivieren bleiben die vorhandenen Mitarbeiter- und Zeitdaten im Account erhalten und können weiterhin eingesehen werden. Gleichzeitig werden der Online-Zugang und die RFID-Zuordnung aufgehoben.

Beim Löschen werden die Mitarbeiter- und Zeiterfassungsdaten dagegen unwiederbringlich aus dem Account entfernt und stehen dort anschließend nicht mehr zur Verfügung. Vor dem Löschen sollte daher geprüft werden, ob der Mitarbeiter stattdessen archiviert werden soll.

Für ausgeschiedene Mitarbeiter ist das Archivieren häufig die geeignetere Möglichkeit, wenn die bisherigen Daten weiterhin im Account benötigt werden. Das Löschen sollte nur dann verwendet werden, wenn die Entfernung der zugehörigen Daten tatsächlich beabsichtigt ist.

Weitere Informationen dazu finden Sie in unserem Supportartikel „Mitarbeiter archivieren oder löschen“.

Ein einfacher Ablauf für die Praxis

Für den täglichen Umgang mit Karten und Token lässt sich der Ablauf auf wenige Schritte reduzieren:

Bei Verlust oder Defekt wird zunächst die neue RFID-Kennung ermittelt. Anschließend wird die bisherige ID im Mitarbeiterdatensatz ersetzt und bei einer Fremdkarte die entsprechende Option aktiviert. Danach sollte eine Testbuchung durchgeführt werden.

Scheidet ein Mitarbeiter aus, kann der Mitarbeiter archiviert werden. Dadurch werden der Online-Zugang und die RFID-Zuordnung entfernt, während die vorhandenen Daten weiterhin aufrufbar bleiben.

Soll ein Medienwechsel später noch nachvollziehbar sein, muss der Grund dafür zusätzlich dokumentiert werden. Hierfür kann das Notizfeld beim Mitarbeiter oder eine eigene interne Übersicht verwendet werden.

Fazit

Karten und Token lassen sich in TimeRecording mit wenigen Schritten austauschen oder neu zuordnen. Entscheidend ist, den jeweiligen Anwendungsfall richtig zu unterscheiden: Bei einem aktiven Mitarbeiter wird nur die RFID-Zuordnung angepasst. Beim Ausscheiden eines Mitarbeiters kann die Archivierung genutzt werden, wodurch das Medium freigegeben und der Online-Zugang entfernt wird.

Bei Fremdkarten ist zusätzlich auf die Anzahl der verfügbaren Fremdkartenlizenzen zu achten. Wird eine Zuordnung aufgehoben, kann die Lizenz erneut für einen anderen Mitarbeiter verwendet werden.

Da frühere Karten- und Tokenzuordnungen nicht automatisch protokolliert werden, ist bei Bedarf eine eigene Dokumentation sinnvoll. So lässt sich auch später noch nachvollziehen, weshalb ein Medium ersetzt oder neu vergeben wurde.