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Heutzutage ist es für Unternehmen wichtiger denn je, dass Mitarbeiter ihre Arbeitszeit effektiv nutzen und verwalten. Hierbei spielen Arbeitszeiterfassungssysteme eine entscheidende Rolle, um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu überwachen, sowie zu dokumentieren. Im Laufe der Jahre haben sich diese Systeme von einfachen Stundenzetteln zu mobilen Anwendungen weiterentwickelt. In diesem Blogbeitrag wird untersucht, welche Arten von Zeiterfassungssystemen es gibt, welche Kosten damit verbunden sind und welches System am besten zu welchem Unternehmen passt.
Ein Zeiterfassungssystem ist eine Unternehmenssoftware für das Personalmanagement und das Kundenauftragsmanagement. In der Personalabteilung werden die Anwesenheiten eines Mitarbeiters über ein Anwesenheitserfassungssystem ausgewertet. Arbeiten, die im Rahmen eines Kundenauftrags oder einer internen Aufgabe ausgeführt werden, werden in der Auftragsverwaltung erfasst. Zur Arbeitszeiterfassung melden sich die Mitarbeiter zu Arbeitsbeginn im Zeiterfassungssystem an, registrieren Pausen und melden sich am Ende der Schicht ab. Unternehmen jeder Größe und Branche können von einem Zeiterfassungssystem profitieren.
Kleine Unternehmen benutzen oft einfachen Stundenzetteln oder mobilen Apps, um die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen und zu verwalten. Größere Unternehmen brauchten sehr leistungsfähige Systeme, die die Arbeitszeiten einer größeren Anzahl von Mitarbeitern verwalten zu können. Zeiterfassungssysteme sind besonders in Branchen wie Fertigung, Logistik oder Einzelhandel erforderlich, in denen die Arbeitszeiten der Mitarbeiter sorgfältig kontrolliert werden müssen.
Ein effizientes Zeiterfassungssystem hat viele Vorteile, darunter:
Am 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschieden, dass Unternehmen in der EU zukünftig alle Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter aufzeichnen müssen. Laut der Regelung sollen Unternehmen in den EU-Mitgliedsstaaten ein “verlässliches, objektives und zugängliches“ System zur täglichen Arbeitszeitmessung einführen. Dementsprechend sind die Firmen gefordert, alle Arbeitszeiten, vom Beginn eines Arbeitstags bis zum Ende, inklusive Pausen und Überstunden exakt nachzuweisen.
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) schloss sich dieser Entscheidung am 13. September 2022 an und stellte fest, dass die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung bereits im Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) verankert ist. Daher müssen Arbeitszeiten vollständig und zuverlässig erfasst werden und Arbeitgeber sind verpflichtet, ein Zeiterfassungssystem zu verwenden. Auch wenn der Arbeitgeber die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten auf den Arbeitnehmer übertragen kann, muss die Nutzung eines solchen Systems durch den Arbeitgeber gewährleistet werden.
Die Zeiterfassung ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Organisation. Daher ist es wichtig, ein geeignetes Zeiterfassungssystem zu finden. Es kommt aber immer auch auf die Bedürfnisse und Besonderheiten des Unternehmens an. Um einen besseren Überblick über die möglichen Optionen zu bekommen, stellen wir Ihnen hier die verschiedenen Zeiterfassungslösungen vor.
Die handschriftliche Stundenzettel werden noch heute von vielen kleinen Unternehmen verwendet, in die die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten selbst eintragen. In diesem Fall brauchen Mitarbeiter nur ein Blatt Papier und einen Stift. Dabei werden der Beginn und das Ende der Arbeitszeit sowie Pausen aufgeschrieben.
Vorteile:
niedrige Anschaffungskosten, intuitiv und leicht zu verwenden.
Nachteile:
hohe Folgekosten, da jeder Stundenzettel ausschließend per Hand ausgewertet sein muss; leicht manipulierbar und führt oft zu Fehlern.
Bestgeeignet für: kleine Unternehmen, die den Schwerpunkt auf Digitalisierung noch nicht gesetzt haben.
Stech- oder Stempeluhren sind die typische Zeiterfassungsgeräte, wo eine Karte in eine Maschine gesteckt wird und somit die Arbeits- und Pausenzeiten der Mitarbeiter auf die Karte gestempelt oder gedruckt werden.
Vorteile:
leicht zu verwenden und schwieriger zu manipulieren.
Nachteile:
hohe Folgekosten, da die Arbeitsstunden ebenfalls per Hand zusammengerechnet werden; dazu kommt noch der Archivierungsaufwand.
Die Excel-Tabelle wird oft von Kleinbetrieben genutzt. Hier benötigt man eine Tabellenkalkulation mit mathematischen Formeln.
Vorteile:
digitale Zeiterfassung und geringe Anschaffungskosten.
Nachteile:
wie bei Stundenzetteln und Stechuhren sind auch hier manuelle Eingabefehler häufig; leicht manipulierbar; extra Kosten für Software-Lizenzen, Einrichtung und Schulung, sowie strenge Datenschutzregeln für HR und Mitarbeiter.
Die digitale Stechuhr ist eine Software-Lösung, die oft stationäre Terminals zur Zeiterfassung verwendet. Hier können Mitarbeiter ihre Arbeitszeit durch das Scannen einer Karte, RFID-Chips oder über Fingerabdrucksensoren erfassen. Die Kontrolle der Daten und Zeitkonten wird meistens durch den Vorgesetzen durchgeführt. Feier-, Urlaubs- und Krankheitstagen könne ebenfalls dokumentiert werden.
Vorteile:
digitale Zeiterfassung; keinen weiteren Verwaltungsaufwand; Mitarbeiter können ihre geleisteten Arbeitsstunden oft direkt am Terminal einsehen und die Daten können von HR geprüft und automatisch weiterverarbeitet werden, wodurch das System nahezu fehlerfrei ist.
Nachteile:
hohe Anschaffungskosten für Hardware, Karten oder Chips sowie die Software; Terminals sind nur an bestimmten Standorten verfügbar und bieten somit in Zeiten von hybriden Arbeitsmodellen keine optimale Lösung.
Online-Zeiterfassungssysteme sind sehr flexibel einsetzbar. Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter werden online erfasst und können über mobile Apps auf dem Smartphone oder über eine Zeiterfassungssoftware auf dem PC oder Laptop eingetragen werden. Je nach App können auch weitere Informationen, wie der Arbeitsort per GPS oder das behandelte Projekt erfasst werden.
Vorteile:
einfache Nutzung; hohe Kompatibilität, da man online über einen normalen Browser, eine Software oder eine App Zugang erhält; Daten werden mit geringem Aufwand erfasst und automatisch verarbeitet, was die Berechnung von Überstunden zuverlässiger macht und die Lohnabrechnung erleichtert.
Nachteile:
hohe Kosten, da Mitarbeiter dafür eine eigene Hardware wie Laptop, Tablet oder Smartphone benötigen; die Installation des Zeiterfassungssystems auf einem privaten Gerät ist aufgrund hoher Datenschutzanforderungen nicht empfehlenswert.
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) haben besondere Anforderungen an Zeiterfassungssysteme. Während die meisten Zeiterfassungssoftwareprodukte grundsätzlich für kleine und mittlere Unternehmen geeignet sind, spielen die folgenden Faktoren eine wichtige Rolle bei der Entscheidung für das passende Zeiterfassungssystem:
Gerade Kleinbetriebe sind auf eine Zeiterfassung der Arbeitszeiten angewiesen. Dazu kommen die EuGH- & BAG-Urteile, die Arbeitnehmer – und damit auch Kleinbetriebe – zu einer Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter verpflichtet. Bislang reichte es aus, Überstunden zu dokumentieren, doch das ändert sich mit diesen Urteilen. Das Arbeitszeitgesetz schreibt vor, die Stunden zu erfassen, um den Arbeitnehmer nachhaltig zu schützen. Zum einen entsteht ein Nachweis über die erbrachten Stunden, zum anderen führt das zu gesteigerter Transparenz, da jederzeit ersichtlich ist, wie viel gearbeitet wurde. Davon profitieren Arbeitgebende und Arbeitnehmende zugleich.
Die Kosten für ein Zeiterfassungssystem sind abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter, den gewünschten Funktionen und Zusatzfunktionen, sowie von der Art der Zeiterfassung. Außerdem ist zu bedenken, dass die Zeiterfassungs-Systemkosten immer im Verhältnis zum Nutzen, bzw. zum eingesparten Verwaltungsaufwand gesehen werden sollten.
Wie oben schon gezeigt, gibt es verschiedene Arten von Zeiterfassungssysteme. Auf der einer Seite gibt es die analoge Zeiterfassungssysteme, wie den Stundenzettel oder die Stechuhr. Solche Systeme verursachen viele versteckte Kosten, wie hohe Folgekosten oder große Archivierungsaufwand für Mitarbeiter. Auf der anderen Seite gibt es die digitale Zeiterfassungssysteme mit stationären Terminals. Sie verursachen, durch die notwendige Anschaffung von Terminals und Karten oder Token, zu Beginn einmalige Kosten. Solche digitalen Systeme sind sehr komplex und es ist zu beachten, dass bei jedem Mitarbeiterwechsel die Terminals bzw. Karten oder Token neu programmiert werden müssen.
Es gibt auch günstigere webbasierte Zeiterfassungssystemlösungen, die eine Software oder App einsetzen. Solche Lösungen sind oft mit einem Lizenzmodell verbunden. Die Lizenzkosten hängen von der Unternehmensgröße ab. Solche webbasierten Modelle stellen die Software auf einem zentralen Server oder in der Cloud bereit. Im Fall, dass die Zeiterfassung ortsunabhängig und mobil erfolgt, z.B. durch ein App, benötigen die Mitarbeiter entsprechende Endgeräte, wie Smartphones oder Tablets.
